Metodología y Estructura del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)

Importancia y Componentes del Cierre de Entrevista

Para lograr un cierre de entrevista efectivo, los entrevistadores deberán tener en cuenta los siguientes elementos:

• El cierre global: Al concluir la entrevista.
• El cierre parcial: Dejando un espacio para retomar más adelante una comunicación.
• La evaluación.
• El seguimiento: Continuidad en los objetivos.

El cierre no es solo una despedida cordial, es el resumen de una interacción cordial, efectiva y objetiva entre el entrevistador y el entrevistado. Debe procurarse un cierre parcial para evidenciar una continuidad futura.

Como parte del trabajo integral, se debe realizar una evaluación inmediatamente. En esta se realiza el listado de errores y aciertos generales y los específicos con el entrevistado. Las notas obtenidas permitirán entonces hacer un seguimiento objetivo por parte del entrevistador o por quien le sustituya o supervise.

El compromiso es seguir ofreciendo alternativas al entrevistado (colaboradores del Centro o, en general, usuarios potenciales de la capacitación) para generar una “cultura” para la identificación de necesidades de capacitación y Educación Continua.

Procedimientos y Técnicas para la Obtención de Información del DNC

¿Se aplican por igual los procedimientos y técnicas para la obtención de información que llevan al DNC?

La selección de los métodos o técnicas para la obtención de información se aplica considerando:

• Nivel ocupacional a evaluar: Directivo, gerencial o mandos medios, administrativo, operativo.
• Número de personas.
• Recursos humanos, temporales, materiales y financieros disponibles para el estudio.
• Requerimientos del personal, en términos del nivel de manejo de la información, donde el colaborador:
  • Tiene conocimiento de la información.
  • Comprende la información.
  • Utiliza la información.
  • Es capaz de capacitar a otros sobre el tema que domina.
  • Contribuye a la ampliación de la información.

Con base en los objetivos planteados, se podrá establecer la jerarquía de los grupos a atender y las prioridades.

Estructura del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)

¿Qué elementos contiene un reporte detallado del DNC?

Un reporte detallado del DNC debe contener:

1. Nombre de la organización o empresa.
2. Título del estudio.
3. Fecha de elaboración.
4. Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva).
5. Índice o capitulario del documento, con la paginación respectiva.
6. Introducción.
7. Antecedentes o Estado del Arte que dio motivo al DNC.
8. Justificación.
9. Resumen del documento.
10. Método de trabajo.
11. Características del personal del que se obtuvo información.
12. Escenario(s) en los que se obtuvo la información.
13. Apoyos materiales, formatos e instrumentos.
14. Procedimiento.
15. Resultados.
16. Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender.
17. Un cuadro integrador de información que defina áreas, personas y necesidades de capacitación.
18. Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de la capacitación y posibles áreas que pueden intervenir para su solución.
19. En su caso, limitaciones u obstáculos para la realización del estudio.
20. Recomendaciones para próximos estudios.
21. Anexos de toda evidencia que permita la revisión del estudio.

Los detalles relacionados con los procedimientos que derivan en un DNC son materia de diversos profesionales. Es recomendable acudir a estos para realizar un DNC objetivo.