Metodología para la Revisión de la Gestión Administrativa

Metodología para la Revisión de Gestión Administrativa

Este proceso o procedimiento de análisis de gestión administrativa presenta una metodología que proporciona, de forma constante y no circunstancial, el análisis de situaciones que puedan presentar deficiencias en la organización, mediante una amplia vigilancia uniforme de criterios que eviten superposiciones entre las funciones que se deben cumplir en las diferentes organizaciones públicas o privadas.

Primer contacto con el sistema - cliente

Es necesario que el analista responsable del trabajo total tenga un primer contacto con el Sistema-Cliente, a fin de dejar sentadas las condiciones básicas del trabajo. Este primer contacto es considerado el primer paso en el AGAD, debido a que es fundamental para el desarrollo de los siguientes pasos.

El primer contacto es único e irrepetible; generalmente consume poco tiempo, sin embargo, deja huellas.

Para obtener y lograr el éxito en este primer contacto, deberá:

• Estar preparado para ese encuentro.
• Aprovechar la oportunidad que se le presente.

Principalmente, el profesional debe buscar causar una buena impresión. El analista en este primer encuentro debe:

• Proyectar confianza y seguridad.
• Proyectar una imagen de negocios.
• Utilizar una comunicación eficaz.
• Proyectar una imagen positiva.
• Identificar la necesidad del potencial Sistema-Cliente.
• Manejar un lenguaje fluido y hacer un uso adecuado de la terminología técnica.
• Tener capacidad para transmitir las ideas que se desean expresar.
• Tener disposición para escuchar atentamente los planteamientos del Sistema-Cliente.
• Estar respaldado de impecables recursos de papelería, tarjetería de presentación, logos, entre otros detalles.

El diagnóstico de la empresa

El diagnóstico de la empresa es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.

Objetivos del estudio administrativo

Todo estudio administrativo debe señalar los objetivos que pretende alcanzar y en esa base se establecerán las metas y las actividades que constarán en el programa de trabajo. En el caso de implantación de un manual para el control de correspondencia y archivo, los objetivos podrían ser:

• Garantizar una eficiente administración de la correspondencia.
• Prestar un servicio oportuno y ágil.
• Posibilitar una adecuada coordinación entre varias unidades administrativas.
• Modernizar los sistemas y procedimientos de control de correspondencia y archivo.
• Capacitar al personal en las técnicas de control de comunicaciones y archivo.
• Mejorar la imagen de la organización.

Formulación del programa de revisión de gestión

Al igual que para la Auditoría Contable, el desarrollo del Análisis de Gestión Administrativa requiere la formulación de un programa de trabajo, el cual determine el curso específico de acción que habrá de seguir. El programa viene a ser un plan detallado que señala los distintos pasos a seguir, el número y la calidad del personal que se asignará al trabajo, los medios que se utilizarán y los lineamientos generales a que habrá de estar sujeta la revisión administrativa. La finalidad del programa es guiar al analista en su trabajo, ya que le proporciona un ordenamiento adecuado y la seguridad sobre el cumplimiento de los puntos contenidos en su plan, asegurando que no se omitirá ningún punto de revisión.