Metodologías de Gestión de Proyectos: Agile, Scrum y Kanban

Agile vs. Gestión de Proyectos Tradicional (PM): Criterios de Aplicación

La elección entre una metodología ágil (Agile) y una de gestión de proyectos tradicional (PM) depende de las características específicas del proyecto y del entorno.

Cuándo aplicar Gestión de Proyectos Tradicional (PM):

• Producto que no puede ser desarrollado incrementalmente.
• Requisitos iniciales claros y bien definidos.
• Equipos sin confianza o con necesidad de mayor supervisión.
• Alta documentación requerida en entornos exigentes.
• Proyectos con alto control externo.

Cuándo aplicar Metodologías Ágiles (Agile):

• Ambientes cambiantes y dinámicos.
• Requisitos poco claros o que evolucionan.
• Pequeños equipos con comunicación fluida.
• Entornos de alta motivación del cliente.
• El cliente desea colaborar y participar activamente en el desarrollo.
• Habilidades altas y regulares de los miembros del equipo.

Scrum: Un Marco Ágil para la Gestión de Proyectos

Principios Fundamentales de Scrum

• Colaborar en la elaboración del producto con el cliente.
• Enfocado en las personas y no en los procesos.
• Basado en iteraciones (Sprints).
• Adaptación constante a los cambios.

Ciclo de Desarrollo en Scrum

El ciclo de desarrollo en Scrum se basa en iteraciones cortas, conocidas como Sprints, que generalmente siguen una secuencia de:

1. Concepto
2. Prototipo
3. Revisión
4. Cierre

Roles Clave en Scrum

• Product Owner: Es el enlace entre el cliente final y el equipo de producción. Actúa como intermediario entre el Product Manager y el Project Manager. Posee un conocimiento profundo del Product Backlog y es responsable de maximizar el valor del producto.
• Equipo (Development Team): Compuesto por profesionales multidisciplinares y polivalentes que realizan el trabajo técnico del producto. Suelen ser equipos pequeños (4-8 personas) y autosuficientes.
• Scrum Master: Facilita el proceso Scrum. No es un Project Manager, pero asegura que el trabajo se realice correctamente, garantiza la adherencia al método y organiza las reuniones. Es un líder de servicio para el equipo y el Product Owner.

Elementos Esenciales de Scrum

• Product Backlog: Es una lista priorizada de todos los requerimientos y funcionalidades que deben implementarse en el producto final. Sirve para definir el producto y analizar las necesidades del cliente. Los ítems se ordenan de mayor a menor importancia.
• Ítem del Product Backlog: Una descripción detallada de lo que se desea y cómo se desea (ejemplo: "una casa con 3 ventanas").
• Sprint Backlog: Conjunto de elementos del Product Backlog seleccionados para ser realizados en un Sprint específico. Son los ítems más prioritarios y han sido negociados por el equipo.
• Tablero Scrum: Herramienta visual que muestra el progreso del trabajo dentro de un Sprint. Típicamente incluye columnas como:
  • No realizado (To Do)
  • En proceso (In Progress)
  • Hecho (Done)
  • Burn Down Chart (Gráfico de trabajo restante)
  • No planificado (Unplanned)
  • Siguiente (Next)

Reuniones de Scrum (Eventos)

• Backlog Refinement Meeting (Refinamiento del Backlog): Reunión para comprender las necesidades del cliente. El Product Owner formula preguntas y se define el esfuerzo estimado para cada ítem.
• Sprint Planning Meeting (Planificación del Sprint): Se identifican las tareas más prioritarias, se estiman las capacidades del equipo y se crea el Sprint Backlog y el tablero para el Sprint.
• Daily Scrum (Reunión Diaria): Reuniones diarias breves (15 minutos) donde el equipo sincroniza actividades y planifica el trabajo para las próximas 24 horas.
• Sprint Review Meeting (Revisión del Sprint): Al finalizar cada Sprint, se revisa lo que se ha completado y lo que aún falta, presentando el incremento del producto a los stakeholders.
• Sprint Retrospective Meeting (Retrospectiva del Sprint): Se analiza cómo se ha trabajado en equipo durante el Sprint para identificar oportunidades de mejora en el proceso y la colaboración.

Kanban: Gestión Visual del Flujo de Trabajo

Principios y Aplicación de Kanban

Kanban es un método para gestionar y mejorar el flujo de trabajo. Se centra en:

• Definir las reglas claras para la realización del trabajo.
• Limitar el trabajo en curso (WIP) para optimizar la capacidad.
• Mejorar la entrega de valor a clientes internos y externos.
• Fomentar una mayor agilidad.
• Permitir un cambio rápido de dirección ante variaciones en las condiciones del mercado.
• Aplicable a sistemas donde elementos de trabajo intangibles fluyen a través de diferentes etapas.
• Requiere comunicación en tiempo real sobre la capacidad y transparencia del trabajo total.

Ventajas de Kanban

• Planificación más flexible:
  • Las prioridades se reevalúan constantemente según la información más reciente.
  • El equipo inicia nuevos elementos en orden de prioridad.
  • Las prioridades pueden cambiar a lo largo del proyecto.
  • El equipo decide qué hacer y cuándo.
• Plazos de entrega reducidos:
  • El equipo gestiona el flujo de trabajo e intenta equilibrar el sistema limitando el WIP (Trabajo en Proceso).

Valores y Principios Fundamentales de Kanban

Kanban se sustenta en una serie de valores y principios que guían su implementación y mejora continua:

• Transparencia: Compartir información abiertamente y usar un vocabulario claro para asegurar que todos comprendan el estado del trabajo.
• Balance: El equilibrio entre la demanda y la capacidad es crucial para la efectividad del sistema. Un desbalance prolongado puede causar una avería.
• Colaboración: Trabajar juntos de manera efectiva. El método Kanban busca mejorar la forma en que las personas colaboran para lograr objetivos comunes.
• Orientación al Cliente: Centrarse en generar valor para el cliente. Implica preguntarse constantemente: ¿Qué quiere el cliente? ¿Qué debemos entregar?
• Flujo: Visualizar y gestionar el flujo de trabajo es esencial en Kanban para identificar cuellos de botella y optimizar la entrega.
• Liderazgo: Aunque la mayoría de las organizaciones tienen una estructura jerárquica, en Kanban se requiere liderazgo en todos los niveles para lograr la entrega de valor y la mejora continua.
• Comprensión: Implica el autoconocimiento del individuo y de la organización. Dado que Kanban es un método de mejora, conocer el punto de partida es fundamental para establecer objetivos realistas.
• Acuerdo: Avanzar juntos hacia las metas, respetando las diferentes opiniones y buscando el consenso. El método Kanban busca mejorar la forma en que las personas trabajan juntas.
• Respeto: Valorar, entender y mostrar consideración por las personas, sus roles y sus contribuciones al sistema.