Métodos de Archivo Documental: Cronológico, Geográfico y Digital

Sistema cronológico: ordena y archiva los documentos en función de una fecha relacionada con ellos. Dicha fecha puede ser el momento de su elaboración.

Sistema geográfico: ordena en función del lugar o dirección, que puede ser el domicilio de la persona o el lugar desde el que fue emitido.

Sistema temático: agrupa los documentos por temas o asuntos, estableciendo un orden posterior para los documentos contenidos en cada grupo.

Sistema alfanumérico: combinación entre el sistema numérico y alfabético.

Conservación de Documentos

Los libros contables deben conservarse mínimo 6 años. La documentación justificada de la propiedad de bienes y relacionada con la constitución de una sociedad deberá conservarse indefinidamente.

1. Es necesario dejar constancia de la entrada o salida de cualquier documento en un registro auxiliar de entradas y salidas.
2. Cuando se vaya a utilizar un documento, es aconsejable sacar el archivo del expediente completo.
3. Se recomienda proceder a la devolución de la documentación al archivo.

Entrada de Documentación en el Archivo

1. Hay que determinar el valor de los archivos. Los que no sirven se destruyen, y los documentos legales pasan a otra fase.
2. Se realizan copias de seguridad o fotocopias.
3. Después se procederá a referenciar de la manera más operativa posible.
4. Se prearchivarán para ser archivados.

Archivo de Datos Digitales

Los sistemas informáticos de archivo poseen motores de búsqueda, no ocupan tanto espacio físico y se encuentran disponibles en cualquier momento y lugar.

Archivo Informático de Documentos

Mediante un orden adecuado, una empresa es capaz de guardar múltiples tipos de documentos en carpetas.

Sistemas de Gestión de Datos

Puede establecer relaciones entre los distintos datos que posee y obtener información válida para tomar decisiones.

Archivo Informático de Documentos

Está formado por un conjunto de documentos elaborados o recibidos en formato electrónico que son ordenados y clasificados para su consulta.

Organización

Todo archivo informático tiene una ruta y nombre. Al organizar y ordenar los archivos, se suelen utilizar carpetas.