Normas de presentación de documentos y tipos de papel
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Normas de presentación de documentos
- No hay retroalimentación inmediata
- No hay posibilidad de comunicación no verbal
- Posibilita el envío de documentación adjunta
- Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje
- Mayor dominio de las palabras y de la gramática
Normas de formato
-- Papel blanco, espesor mínimo 80 g y tamaño DIN A-4
-- Márgenes izquierdo y superior 4 cm, derecho e inferior 3 cm o más
-- Todos los documentos se componen de párrafos: partes encabezado, cuerpo y pie
-- Los párrafos empiezan con mayúscula y terminan con punto aparte
-- Interlineado sencillo o el 1.5; Alineación izquierda, derecha, centrada o justificada por ambos lados
-- Elección del tipo de letra debe adaptarse al público al que va dirigida, funcional y comunicativa
-- Muchas empresas plantean a todos sus empleados las mismas normas de diseño y tipografía como imagen de empresa
-- Tamaño de la letra 11 o 12, color de la fuente negro o azul oscuro y para resaltar una frase, subrayado o negrita o cambiar el color de la fuente
Tipos de documentos
Documentación Interna
Aviso, memorandum, informe, convocatoria, acta, memoria de actividades
Documentación Externa
Carta, Invitación, saludo, tarjetas de visita y comerciales, comunicaciones de prensa, telegramas, instancia, oficio, certificado
Convocatoria de reunión
d/ña
Por la presente se le convoca a la reunión (extraordinaria u ordinaria) de (junta directiva, asamblea general) de la asociación_______ que tendrá lugar el próximo día ____ de___ de___ en____ (especificar lugar de la reunión) en (nombre de la vía y localidad), a las ___ para tratar el siguiente orden del día:
Estructura de un acta
- Personas convocadas, hora, fecha y lugar
- Orden del día
- Firma
Diferencias entre tipos de documentos
INVITACIÓN vs SALUDO
- Membrete del emisor vs Encabezado
- Lugar y fecha vs Saludo
- Saludo del destinatario vs Cuerpo
- Motivo vs Cierre
- Confirmación de asistencia
- Despedida
INSTANCIA
Ilustrísimo señor:
Don___ Con Documento nacional de identidad número____ domiciliado en ____, en la avda.___
EXPONE
____________________________________________
Por todo lo cual
SOLICITA
_________________________________
En ____, a___de___
ILUSTRISIMO SEÑOR ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE CARMONA
Tipos de papel
Offset: Utilizado en fotocopiadoras, impresoras láser
Estucado: revistas, catálogos y folletos
Ecológico: Más generalizado el uso de este tipo de papel para prevenir la degradación y proteger el medio ambiente
Series de papel
Serie A
Papel de un metro cuadrado (841 x 1189mm)
Desde el A0 (841 x 1189mm) hasta el A8 (52 x 74mm)
Serie B
Regula el formato de los sobres de gran capacidad
Envío de numerosos documentos de la serie A4; Sobres de la serie B
Serie C
Regula el tamaño de los sobres de poca capacidad
Envío de pocos documentos de la serie A3; sobres de la serie C3