Normas para la redacción de documentos empresariales

Características de los documentos que generan las empresas

Los documentos deben utilizar un lenguaje sencillo, formal y directo.

Normas de la comunicación escrita correcta

• Los destinatarios deben comprender fácil y rápidamente los mensajes generados en las documentos de las empresas.
• Redacción
  • Comenzará con la información más importante y, a continuación, la información de menor importancia.
  • Las primeras frases deben resumir los elementos clave del documento entero.
• Sencillez
  • Se deben utilizar palabras sencillas en vez de rebuscadas y complicadas.
  • No se aconseja usar términos muy técnicos, o frases hechas que transmitan falta de vocabulario.
• Claridad
  • La base de una buena comunicación en los documentos empresariales es la claridad de ideas.
• Concisión
  • Una redacción concisa da una imagen positiva del emisor porque ahorra tiempo al receptor.
• Voz activa
  • Se debe emplear porque facilita la claridad, concisión y de este modo la comunicación.
• Se debe evitar en comunicación
  • En la redacción debemos evitar, la redundancia (repetir o usar excesivamente palabras), negatividad (los mensajes deben tener tono positivo), lenguaje sexista (se debe tener cuidado para que no se piense que un sexo es inferior a otro).

Canales de transmisión

• Correo convencional
  • Medio tradicional de transmisión de las comunicaciones escritas que generan las empresas, hoy en día no es tan habitual.
• Correo electrónico
  • Se ha convertido en una herramienta imprescindible, básicamente por su rapidez y bajo coste.
• Mensajería instantánea
  • Suelen ser una ventana donde se escribe un mensaje y este se envía a un destinatario, ellos lo reciben en tiempo real y pueden leerlo y contestar al momento.
• Fax
  • Sistema que permite transmitir a distancia, mediante la línea telefónica, mensajes escritos o gráficos.
  • Tiene 3 partes: escáner de imágenes, digitaliza el documento que se quiere enviar, módem, envía y recibe las señales digitales en las que se ha convertido el documento, impresora, permite imprimir en papel la señal recibida.
  • El mensaje debe ser corto y claro, cuidado, los datos de contacto deben tener una fuente grande para facilitar la lectura.

Gestión correspondencia de entrada

Se gestiona cada vez más a través de programas de digitalización (convierte documentos en papel en archivos informáticos).

La gestión de correspondencia de entrada tiene estos pasos:

• Recepción y clasificación
  • Se realizará un primer filtrado y el resto se clasificará según el destinatario, las comunicaciones privadas irán referenciadas (expresiones como confidencial o reservado a).
• Distribución
  • Se repartirá a los departamentos destinatarios según el protocolo de la empresa, las comunicaciones privadas se entregarán solo a sus destinatarios.

Gestión correspondencia de salida

Engloba las tareas necesarias para enviarla a sus destinatarios.

En Correos se pueden solicitar estos servicios:

• Envío cartas y documentos
  • Como carta ordinaria, urgente, certificada, etc.
• Envío telegramas
  • Mensajes de texto breves enviados a través de telegrafía, se recibe muy rápido.
• Fax
  • Correos permite envío de fax.
• Burofax
  • Envíos de forma urgente, con firma, con ciertos seguros.
• Valijas
  • Servicio para empresas que necesiten intercambiar correspondencia periódica entre 1 y varios destinos de España, los contratos se personalizan y se eligen los días y horas.
• Comercio online
  • El servicio de paquetería express permite crear una tienda online con diferentes planes de producto y precios.
• Servicios privados
  • Además de correos, en España hay empresas de sector privado, como SEUR, DHL, NACEX, MRW, ofrecen envíos de paquetería y correspondencia de . a ., la recogen al remiten y entregan al destinatario.
• Correo electrónico
  • Herramienta de comunicación que permite enviar o recibir mensajes a cualquiera de los usuarios de Internet.
  • Carta
    • Servicio inmediato, mecanismo asincrónico, es gratuito.
    • Tiene inconvenientes si no se usa con ética y respeto.
  • Contenido
    • Los mensajes deben tener cabecera y cuerpo, se deben respetar las netiquetas.