Obligaciones contables y registrales de las empresas: contabilidad, libros y Registro Mercantil

Obligación de llevar una contabilidad

Los empresarios tienen la obligación de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad y su incumplimiento les puede acarrear graves consecuencias. La finalidad de esta obligación puede ser hacer un seguimiento de la empresa y llevar a cabo los balances. Una de estas consecuencias es que, si el empresario es declarado en concurso, se puede calificar el concurso como de culpabilidad. El concurso es un procedimiento farragoso.

Libros obligatorios

Existen unos libros que son obligatorios: el libro de inventario y cuentas anuales y el libro diario, y los empresarios tienen la obligación de formular al cierre del ejercicio las cuentas anuales, que son: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, los cambios en el patrimonio neto y la memoria. Todo esto se complementa con el libro mayor, en el que aparecen las actividades agrupadas por cuentas o por personas, ofreciendo así más información.

Finalidad y verificación

Estas cuentas anuales tienen que estar verificadas para tener un valor. El libro de contabilidad tiene un valor probatorio. Además, el empresario debe conservar los libros durante al menos seis meses, siendo sancionada su falta o irregularidad. Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Requisitos de los libros

Los requisitos de los libros contables incluyen:

• Claridad y corrección de los errores.
• Legalización, ya sea con la legalización previa o con la legalización posterior en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio de la sociedad.
• Secreto, sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes.

Valor probatorio y conservación

El valor de los libros puede variar según su legalización y verificación. El libro de contabilidad constituye una prueba relevante en procesos administrativos y judiciales. Como se ha indicado, es obligación del empresario conservar los libros durante el plazo indicado, bajo sanción en caso de falta o irregularidad.

La inscripción registral en el Registro Mercantil

El Registro Mercantil es una institución administrativa que tiene por objeto dar publicidad a las situaciones jurídicas de los empresarios inscritos. Es una entidad administrativa porque depende de la Dirección General de los Registros y del Notariado, que a su vez es un organismo dependiente del Ministerio de Justicia. Se pretende que cualquier ciudadano pueda acceder a hechos, circunstancias y relaciones de los empresarios.

Efectos de la inscripción

La inscripción en el Registro Mercantil produce determinados efectos: el Registro cumple una eficacia legitimadora con relación a los actos y contratos inscritos. La inscripción tiene, además, una eficacia declarativa respecto al hecho o al acto inscrito. En otros casos, la inscripción se dice que es constitutiva, ya que sirve para perfeccionar una determinada situación jurídica.

Proceso de inscripción

El documento ha de ser público. Es documento que tenemos que presentar en el Registro en el plazo de un mes desde que se otorgó. Al presentarlo se nos entrega un recibo que extiende el asiento correspondiente en el libro de presentaciones. Ese asiento se denomina asiento de presentación. Una vez presentado, el registrador califica el documento en 15 días y pueden suceder dos cosas:

• Que el documento sea correcto y no tenga defecto.
• Que el registrador deniegue la inscripción porque aprecie que tenga algún defecto.

Concepto, elementos y clases de empresas

Desde un punto de vista económico, la empresa puede conceptuarse como un conjunto organizado de trabajo destinado a la producción o a la mediación de bienes o servicios para el mercado. La empresa, tal como se presenta en la realidad económica, es un conjunto de elementos de variada condición y naturaleza que, debidamente organizados, posee como finalidad la explotación de una determinada actividad económica.

Los elementos personales, materiales e inmateriales que la integran están estrechamente unidos por la organización y por la finalidad económica que persigue el conjunto de todos sus elementos. Estos elementos son de muy variada naturaleza.

Clases de empresas

Existe una gran variedad de empresas que pueden calificarse atendiendo a diversos criterios. Por razón del tamaño de la empresa, éstas se dividen en grandes, medianas y pequeñas empresas. El criterio para diferenciar las pequeñas y las medianas empresas de las grandes no es otro que el número de trabajadores, siendo pymes aquellas que no superan los 250 empleados y grandes empresas las demás.

La pequeña empresa es la que, para realizar una actividad económica determinada, cuenta con el trabajo del empresario y, preferentemente, con los componentes de su familia.