Ofimática integral: impresoras, módem, fax, escáner, videoconferencia y protección de datos

Ofimática

La ofimática comprende las herramientas informáticas necesarias para llevar a cabo el trabajo que se desarrolla en una oficina de una forma segura, eficaz y rápida.

Tipos de impresoras

• Impresora de aguja

  De bajo coste de mantenimiento; produce mucho ruido al imprimir.

• Impresora de inyección

  Buena calidad de impresión, bajo coste, más silenciosa pero más lenta.

• Impresora láser

  Rápida y muy silenciosa, alta calidad de impresión, pero con un precio más alto.

Módem

Un módem es un aparato que permite al ordenador conectarse con otros ordenadores a través de un sistema telefónico RTC, transformando las señales digitales en señales analógicas y viceversa. Además, muchos módems poseen la opción de fax.

Tipos de módem

• Internos: se instalan dentro del ordenador.
• Externos: se sitúan por fuera del ordenador y se conectan mediante un puerto.

Fax

Aparato fax

Es un sistema de transmisión y recepción de documentos mediante la red telefónica que convierte las imágenes en impulsos para su envío desde el emisor.

Fax módem

Por este medio, los ordenadores personales se pueden utilizar para enviar y recibir faxes o documentos.

Escáner

El escáner realiza una captura digital de las imágenes o textos que son enviadas a nuestro equipo para que podamos trabajar con ellas más fácilmente.

Equipos multifuncionales

Ejemplos y combinaciones de funciones en equipos multifuncionales:

• Escáner - impresora / copiadora
• Impresora - escáner / fax - PC fax - escáner - copiadora
• Impresora / fax - PC fax - escáner - copiadora - impresora / fax - PC fax - escáner - copiadora - impresora - teléfono

Videoconferencia

Ventajas

• Mayor rendimiento en la organización.
• Mejora en la realización de proyectos.
• Reducción de costes.
• Ahorro de tiempo.
• Permite la realización de multiconferencias.

Base de datos

Debido a su volumen, las bases de datos pueden ser difíciles de gestionar y modificar. Si deseamos saber el número del DNI de un cliente y no conocemos sus apellidos, tendremos muchas dificultades para localizarlo aunque sepamos su nombre. Por eso la base de datos almacena el conjunto de datos relacionados entre sí para que luego obtengas la información correspondiente de una forma más rápida y eficaz.

Procedimiento de protección de datos

La Ley Orgánica de Protección de Datos obliga a la adaptación de diversos elementos en la organización. Entre las obligaciones se encuentran:

• La adaptación de documentos.
• La adaptación de contratos.
• La adaptación de los sistemas de información.
• La adaptación de los procesos internos.

Normas

1. Conocer la información.
2. Reducir los archivos.
3. Proteger la información.

Notas finales

Mantener actualizadas las herramientas de ofimática y cumplir con la normativa de protección de datos es fundamental para garantizar la eficiencia y la seguridad en el entorno de oficina.