Optimiza tu comunicación en la empresa

Comunicación Empresarial: Claves para el Éxito

1. Tipos de Comunicación

Comunicación Ascendente: Fluye desde los empleados hacia los directivos. Permite a las empresas conocer problemas, ideas, sugerencias o quejas de sus empleados, fomentando la motivación e integración y creando un buen ambiente laboral. Se realiza a través de encuestas, comités de empresa e informes.

Comunicación Descendente: Parte de los directivos hacia los subordinados. Se utiliza para motivar, coordinar e informar al trabajador sobre sus tareas, objetivos y políticas empresariales. Se presenta en folletos de bienvenida, cartas y boletines.

Comunicación Horizontal: Transmisión de información entre personas del mismo nivel jerárquico o entre personas de distinto nivel en diferentes departamentos. Es directa, sincera y espontánea.

Comunicación Formal e Informal:

• Comunicación formal: Se establece de forma estructurada, considerando la jerarquía.
• Comunicación informal: Surge espontáneamente mediante relaciones interpersonales, superando los niveles jerárquicos. Su carácter oral puede generar rumores que distorsionen el mensaje original.

Funciones de la comunicación informal:

• Ofrece información no transmitida por canales oficiales.
• Se transmite con rapidez.
• Crea satisfacción social.
• Aporta personalidad a la cultura organizacional.
• Contribuye a la formación de grupos con ideas similares.

2. Comunicación Oral y sus Técnicas

En la comunicación oral, considerar:

• Situación de la comunicación: El emisor no siempre elige el tema ni la forma. Se debe considerar el objetivo de la empresa, los destinatarios y su número.
• El mensaje y sus dificultades: Las ideas deben ser interesantes para el oyente. Tanto emisor como receptor deben estar implicados.
• Estrategias de exposición: Cuidar la pronunciación, intensidad, timbre, entonación y ritmo de la voz. Priorizar la claridad sobre la potencia. Hablar despacio, con pausas para la asimilación.

Recomendaciones de exposición:

• Comenzar explicando los puntos a tratar.
• Evitar tópicos.
• Mirar al público.
• Empatizar con el auditorio.
• Cuidar el lenguaje corporal.
• Ser ordenado, usar frases cortas y vocabulario adaptado.
• Utilizar medios audiovisuales.
• Aceptar comentarios y críticas.
• Usar anécdotas y citas.
• Finalizar con una síntesis.
• Evitar un final brusco.

El receptor: El contenido depende del receptor. Su actitud es crucial: atención, escucha activa y preguntas.

Prestar atención a:

• Corrección del lenguaje.
• Contexto.
• Dificultades del mensaje.
• Formas de transmisión.

Estrategias de comunicación asertiva: La asertividad transmite información respetando los derechos de los interlocutores. Promueve una comunicación directa, clara y colaboradora.

1. Disco rayado: Repetir lo que se desea o piensa hasta llegar a un compromiso razonable.
2. Aserción negativa: Responder a una crítica admitiendo su parte de verdad.
3. Crear confusión: Sembrar dudas en la persona que critica injustamente.
4. Pregunta negativa: Responder a una crítica pidiendo aclaración.

Principales formas de comunicación oral:

• Teléfono: Usar frases cortas, mantener un diálogo y verificar la recepción del mensaje.
• Entrevista: Útil para la selección de personal y la evaluación del desempeño.

3. La Comunicación Escrita y sus Técnicas

En la comunicación escrita, la claridad es esencial. Debe ser sencilla, con una sola interpretación y letra legible. El contenido debe tener un orden temático o cronológico, utilizando verbos concretos.

Condiciones de la comunicación escrita:

• Claridad: Lenguaje sencillo, letra legible, orden temático o cronológico, verbos concretos.
• Brevedad: Ser conciso, evitar ejemplos excesivos, agrupar ideas en párrafos.
• Corrección gramatical: Aplicar las reglas gramaticales y la cortesía.
• Presentación y originalidad: Evitar manchas y tachones.

Nuevas tecnologías: Permiten una respuesta inmediata y la comunicación con varias personas a nivel global.

Documentos habituales en empresas:

• Contrato de trabajo
• Carta (personal, comercial, oficial, circular)
• Nota interior
• Orden de trabajo
• Informe
• Instancia
• Acta
• Folleto
• Periódico de empresa
• Tablón de anuncios
• Carteles
• Página web
• Correo electrónico

El ordenador: Herramienta multiusos.

• Internet: Información, compra y venta de productos, viajes.
• Intranet: Comunicación e información interna.
• Correo electrónico: Correspondencia inmediata.
• MSN Messenger: Mensajería instantánea.

Teléfonos móviles:

• MSM: Mensajes multimedia.
• GPS: Sistema de posicionamiento global.
• Plataforma Mobipay: Pagos móviles.

4. Sistemas de Información

Mantener informados a los trabajadores evita rumores y desconfianza. Las empresas con estructura piramidal canalizan la información mediante:

• Información ascendente: Cuestionarios y entrevistas.
• Información descendente: Folletos, revistas, publicaciones, cartas, tablones de anuncios.

1. Sistemas de Información del Personal (SIP): Obtienen y canalizan datos para la planificación, toma de decisiones y control en el área de personal.

2. Control de Información: Los cambios en la dirección y estructura empresarial requieren cambios en las políticas de información y formación.

3. Redes de Comunicación: Estructuras para la circulación de la información.

• Red en cadena: Comunicación con la persona más cercana. Orientación autoritaria.
• Red en estrella: El líder coordina la comunicación. Información centralizada.
• Red en círculo: Comunicación fluida sin jerarquías.
• Red en varias direcciones: Comunicación entre todos, con alta satisfacción.