Optimización del Aprovisionamiento y Control de Stocks: Estrategias para la Gestión Comercial

Control del Área Comercial: Función de Aprovisionamiento

Dentro del control del área comercial, específicamente en la función de aprovisionamiento, se encuentran:

• Control presupuestario de compras.
• Control de la gestión de proveedores.
• Control de la gestión de stocks.

Presupuesto de Compras

El presupuesto de compras incluye:

• Una previsión de la cantidad de productos necesarios, calculando la cantidad a adquirir.
• El coste previsto por unidad.
• El nivel de existencias en términos de coste y cantidad.
• Una programación temporal de las compras, referida al momento de la recepción de la mercancía y al momento del pago.

Control Presupuestario de Compras

Es un instrumento con el que se analizan las desviaciones que se van produciendo entre lo previsto y lo realizado.

Gestión de Proveedores y Políticas de Stocks

La evaluación de la gestión de proveedores y de las políticas de gestión de stocks se realiza a través de:

• El nivel de servicio ofertado.
• La rotación de stocks o existencias.
• El periodo medio de maduración.

Nivel de Servicio Ofertado

Ratio que representa la capacidad que tiene la empresa de ofrecer los productos que demandan los clientes en el momento de la compra.

Nivel de Servicio = (Ventas / Demanda) x 100

Índice de Rotación del Stock (IRS)

Número de veces que se renueva el stock en el almacén, recuperando la inversión del capital invertido.

IRS = Salidas de Existencias / Existencias Medias

Periodo Medio de Maduración (PMM)

Tiempo medio entre la inversión en materias primas y otros productos hasta el cobro de la venta de los mismos.

Componentes del Periodo Medio de Maduración

Periodo Medio de Almacenamiento (PMA)

Tiempo que transcurre desde que se compran las materias primas hasta que se comienzan a fabricar.

Periodo Medio de Fabricación (PMF)

Tiempo que tarda en fabricarse los productos.

Periodo Medio de Venta (PMV)

Tiempo que los productos permanecen en el almacén hasta que se venden.

Periodo Medio de Cobro a Clientes (PMC)

Tiempo que se tarda en cobrar a los clientes.

Periodo Medio de Maduración Económico (PMMeco)

Tiempo que transcurre desde que se invierte en mercaderías hasta que se recupera lo invertido.

Periodo Medio de Maduración Financiero (PMMfin)

Tiempo que transcurre desde que se paga la compra de materias primas y/o productos hasta que se realiza el cobro al cliente.

Fórmulas de los Componentes del PMM

PMA

PMA = Consumo de Materias Primas / Existencias Medias de Materias Primas

PMF

PMF = Valor de Producción / Existencias Medias de Productos en Curso

PMV

PMV = Coste de Ventas / Existencias Medias de Productos Terminados

PMC

PMC = Ventas / Saldo Medio de Clientes

PMP (Periodo Medio de Pago a Proveedores)

PMP = Compras / Saldo Medio de Proveedores

Nota: Aunque no se definió explícitamente, el Periodo Medio de Pago a Proveedores (PMP) es un componente clave en el cálculo del PMM financiero.

Nota de Pedido Interna o Requisición

Documento mediante el cual un departamento contacta con el departamento de compras para solicitar la adquisición de mercaderías necesarias para el funcionamiento de la actividad de la empresa.

Búsqueda y Selección de Proveedores

Situaciones por las que se busca un proveedor:

• Inicio de la actividad empresarial.
• Se desea finalizar la relación con el proveedor actual.
• Aumentar la cartera de proveedores, lo que incrementa el poder de negociación.

Precio de Compra o Coste de Adquisición

Precio de Compra o Coste de Adquisición = Precio del Producto + Gastos Accesorios + Impuestos No Recuperables

Gastos Accesorios

Todos aquellos a los que el cliente ha de hacer frente para disponer de los productos en su almacén.

Plazo de Entrega

Tiempo que transcurre desde que se solicita la mercancía hasta que llega al almacén.

Plazos de Pago

• Ordinario: Coincide con la fecha de factura.
• Aplazado: Más de 90 días desde la fecha de factura.
• Anticipado.

Calidad en la Gestión de Aprovisionamiento

Conjunto de cualidades físicas y químicas que presenta un determinado elemento o material y que hacen que sea adecuado para su fin.

Normativa ISO 9001 y Organismos Relacionados

Normativa ISO 9001

Aquellas normas que usan las empresas para regular el proceso de su actividad.

AENOR

Organismo encargado en España de elaborar las normas. Dichas normas reciben el nombre de UNE.

CEN

Organismo europeo que elabora las normas en Europa.

ISO

Organización a nivel internacional.

Implementar un Sistema de Gestión de la Calidad

Es una actividad conjunta realizada por los miembros de una empresa y un asesor especialista.