Optimización del Aprovisionamiento Empresarial: Funciones, Gestión y Planificación

El Aprovisionamiento

Definición

El aprovisionamiento es la función empresarial mediante la cual la empresa se provee de todo el material necesario para su funcionamiento con el menor coste posible y justo a tiempo.

Funciones

• Determinar las necesidades de compra de la empresa en función del desarrollo de su proceso productivo o comercial.
• Establecer las cantidades a comprar en cada momento.
• Determinar los momentos oportunos para las compras aplicando criterios de rentabilidad.
• Desarrollar la gestión de los proveedores: búsqueda de los posibles proveedores, la selección de los más adecuados y relación de la empresa con los proveedores seleccionados.

Gestión del Aprovisionamiento

La gestión del aprovisionamiento se divide en dos áreas principales:

Gestión de Pedidos

Comprende las tareas de aprovisionamiento que tienen que ver con el desarrollo de las compras. Esta gestión incluye la especificación de las necesidades de la empresa, la búsqueda de proveedores, la realización de la compra y la recepción de la mercancía.

Gestión de Stocks

Tiene como objetivo determinar los niveles de stock adecuados para el funcionamiento de la empresa. En ella se desarrolla la determinación del momento y cantidad de cada pedido y la valoración de las existencias guardadas en los almacenes.

Planificación de las Compras

Análisis de las Necesidades

Las necesidades de una empresa que se satisfacen con el aprovisionamiento son de dos tipos:

1. Estratégicas: productos y servicios que se aplican a la consecución de objetivos estratégicos, como puede ser el aumento de la calidad.
2. De desarrollo de la actividad: productos y servicios que se revenden o que se utilizan para desarrollar el proceso productivo.

Especificaciones de los Productos Necesarios

Las especificaciones de los productos necesarios, realizadas por los técnicos de la empresa, deben incluir:

1. Características técnicas.
2. Cantidad necesaria.
3. Plazo máximo de recepción.
4. Estándar de calidad.
5. Precio orientativo.

Búsqueda y Selección de Proveedores

La búsqueda se realiza mediante un proceso de análisis de la información relativa a los proveedores. En primer lugar, se analiza la información que tiene la empresa de compras anteriores. En el caso de que este análisis no sea suficiente, se busca información secundaria en fuentes documentales: cámaras de comercio, índices de empresas (Internet, guías telefónicas, asociaciones empresariales). Por último, se elabora información primaria acudiendo a ferias o a través del trabajo de exploración de agentes comerciales.

Cuando se hayan buscado los proveedores, el departamento de compras se pondrá en contacto con ellos para solicitar ofertas que tienen como objetivo conocer las características de los productos y condiciones de venta.

Recibidas las ofertas, el siguiente paso es evaluar las diferentes alternativas que se presentan teniendo en cuenta:

• Atributos del producto: especificaciones técnicas, estándar de calidad, nivel de servicio postventa y precio.
• Condiciones de compraventa: plazo de entrega, forma y coste del transporte, forma de entrega y posibilidad de flexibilizar los pedidos.
• Atributos del proveedor: prestigio, experiencia y fiabilidad.

Se elabora un cuadro comparativo y se elige la oferta con más ventajas.