Optimización del Aprovisionamiento y Proceso de Compras Empresarial

Aprovisionamiento: Concepto y Funciones Clave

El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que permiten a una empresa tener los materiales necesarios en el momento oportuno, en la cantidad y calidad deseadas, para realizar las actividades de fabricación y comercialización de sus productos. Incluye la aplicación de las compras, el almacenaje de los productos necesarios y la aplicación de técnicas que permitan mantener unas existencias mínimas de cada material, procurando que todo ello se realice al menor coste posible.

Funciones del Aprovisionamiento

• Adquirir los materiales necesarios para la elaboración y comercialización de los productos.
• Gestionar el almacenaje de los productos y mantener los stocks mínimos de cada material.
• Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.

El stock son las existencias de mercancías que una empresa tiene en el almacén a la espera de un posterior consumo o demanda.

Necesidades de Aprovisionamiento y Tipos de Almacenes

• Almacén de Aprovisionamiento: Es necesario para mantener el ritmo de producción; sirve de puente entre los proveedores de materias primas y el centro de elaboración del producto.
• Almacén de Productos Terminados: Es necesario para regular el mercado de consumo cuando hay desequilibrio entre los ritmos de producción y consumo.

Funciones del Departamento de Compras

El departamento de compras es fundamental en el proceso de aprovisionamiento. Sus principales funciones son:

• Recibir las solicitudes de materiales que necesitan otros departamentos.
• Buscar los proveedores y realizar las gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa.

Objetivo del Departamento de Compras

El objetivo primordial del departamento de compras se centra en tres pilares: Coste, Calidad y Plazos.

Proceso de Compras: Pasos Esenciales para la Adquisición

El proceso de compras es una secuencia estructurada de pasos que asegura la adquisición eficiente de bienes y servicios. Estos son los pasos clave:

1. Planificar las compras.
2. Analizar las necesidades.
3. Solicitar ofertas y presupuestos.
4. Evaluar las ofertas y seleccionar al proveedor.
5. Negociar las condiciones.
6. Solicitar el pedido.
7. Seguimiento del pedido y los acuerdos.

Búsqueda de Proveedores: Estrategias y Métodos

El personal encargado de gestionar los aprovisionamientos planifica las compras antes de recibir el encargo. Para la búsqueda de proveedores, se pueden emplear diversos métodos:

• Entrevista con los representantes del proveedor.
• Visitar mercados centrales.
• Visitar ferias y exposiciones.
• Acudir a oficinas de compra.
• Visitar a importadores mayoristas.