Optimización de Archivos Clínicos: Diseño, Espacio y Seguridad

1. El Archivo Ideal vs. La Realidad

¿Cómo debería ser el archivo ideal? ¿Cuál es la realidad de los archivos?

Lo ideal sería un inmueble de uso exclusivo para el archivo, bien acondicionado, con planta regular para su mejor aprovechamiento y alejado de áreas peligrosas e instalaciones con riesgo de incendios o inundaciones.

La realidad es que, normalmente, el archivo está situado en sótanos del edificio, ya que se toma como criterio único de ubicación el peso del fondo documental.

2. Estructura y Áreas de un Archivo

Elabora un esquema de las diferentes partes de un archivo.

• Área Reservada
  • Depósitos documentales (Almacenes de la documentación clínica)
• Zona de Trabajos
  • Zona de tratamiento de la documentación
  • Zona de recepción y préstamo de documentación clínica
  • Zona de prearchivado clínica
  • Zona de expurgo
  • Zona de reprografía
  • Zona de codificación y extracción CMBD
• Área Privada
• Área Pública

3. Cálculo del Espacio Necesario para el Depósito

Si se atiende a una población de 200,000 habitantes, ¿cuál sería el espacio que debería asignarse al depósito en metros lineales de estanterías?

Tomando el volumen medio de las HHCC como 1,5 cm, serán 15,000 cm lineales o 150 metros.

Cálculos:

• 200,000 / 2 = 100,000
• 100,000 * 1 = 100,000 cm = 1,000 metros
• 100,000 * 1.5 = 150,000 cm = 1,500 metros

4. Espacios de Circulación en un Archivo

¿Cuánto tienen que medir los espacios de circulación en un archivo que contenga activos y pasivos?

Un metro en pasillos principales y 75 cm en pasillos secundarios.

5. Zona de Prearchivado

¿Qué es la zona de prearchivado?

Es un espacio destinado a preclasificar las HHCC antes de archivarlas o encarpetarlas para ser enviadas a los servicios o unidades del centro sanitario.

6. Control de la Documentación Prestada

¿Dónde se hace el control de la documentación prestada?

En la zona de recepción y préstamos de HHCC.

7. Zona de Tratamiento de la Documentación

¿A qué se dedica la zona de tratamiento de la documentación?

Está destinada a la apertura de HHCC, donde se ensobran y etiquetan los expedientes, se ordena la documentación que contienen y se realiza el control de calidad del archivo.

8. Zona de Tratamiento Intelectual de la Documentación

¿Cuál será la zona de tratamiento intelectual de la documentación?

La zona de codificación y la zona de extracción del CMBD.

9. Zonas de Áreas Públicas

Zonas de áreas públicas:

• Zona de estudio y revisión de HHCC.
• Zona de recepción e información.

10. Características de las Estanterías

Características que tienen que tener las estanterías:

• Deben ser sólidas y de metal.
• Las superficies deben ser lisas.
• Deben estar elevadas unos centímetros del suelo.
• Deben estar cerradas por la parte superior y laterales para protegerlas del polvo.
• Las estanterías deben ser regulables.
• La balda más alta debe estar a una altura accesible para una persona.

11. Sistemas de Estanterías

¿Qué sistemas de estanterías existen? ¿Cuál crees que es el mejor y por qué?

• Sistema clásico.
• Sistema compacto.

El sistema compacto es mejor porque permite la máxima protección del material almacenado frente a la luz, el polvo, la humedad y los riesgos de incendios. El inconveniente es que, si hay más de una persona buscando HC, dos personas no pueden estar simultáneamente buscándolas porque solo hay un pasillo.

12. Aspectos Clave en la Custodia de la Documentación Clínica

¿Cuáles son los tres aspectos a tener en cuenta en la custodia de la documentación clínica?

• Conservación y preservación.
• Espacios e instalaciones.
• Preservación de los documentos clínicos.

13. Factores de Riesgo para los Archivos

¿Cuáles son los factores más peligrosos que pueden afectar a los archivos?

El fuego, el agua, la humedad excesiva o insuficiente, la temperatura, la luz, el ruido, los insectos, los roedores, las personas, el polvo y la contaminación.

14. Tipos de Condiciones de Seguridad para los Expedientes Clínicos

Tipos de condiciones de seguridad para los expedientes clínicos:

• Condiciones generales.
• Condiciones orgánicas.
• Condiciones constructivas.