Optimización de Bases de Datos: Creación y Uso de Consultas, Formularios e Informes

Consultas en Bases de Datos

Las consultas sirven para obtener información sintetizada. Una consulta se diseña para proporcionar un subconjunto de campos o registros de una o varias tablas. Son un elemento fundamental de las Bases de Datos (BD) que permite obtener y visualizar información precisa de las tablas que cumplen con criterios y condiciones específicas.

Tipos de Consultas

Existen diversos tipos, comúnmente clasificados como:

• Sencillas
• Especiales
• Avanzadas

Creación de Consultas (Pasos Comunes)

La creación de consultas se realiza a partir de una tabla o de la relación entre dos o más, utilizando generalmente asistentes o vistas de diseño. Un proceso típico incluye:

1. Seleccionar la pestaña 'Crear' en la cinta de opciones.
2. Hacer clic en 'Asistente para consultas' (si se usa el asistente).
3. Elegir el tipo de asistente (por ejemplo, 'Asistente para consultas sencillas') y aceptar.
4. Elegir la tabla o tablas base sobre las que se realizará la consulta.
5. Seleccionar los campos deseados de la lista de 'Campos disponibles'.
6. Utilizar el botón direccional (>) para agregarlos a la lista de 'Campos seleccionados'.
7. Hacer clic en 'Siguiente'.
8. Asignar un nombre descriptivo a la consulta.
9. Seleccionar la opción 'Abrir la consulta para ver información' y hacer clic en 'Finalizar'.

Formularios en Bases de Datos

Un formulario genera una pantalla o ficha que usualmente muestra los campos de un solo registro a la vez, lo que facilita enormemente el ingreso y la edición de información. Permite ingresar, editar y buscar datos de una o varias tablas relacionadas. Despliega los campos de cada registro de manera organizada.

Creación de Formularios (Pasos Comunes)

1. Seleccionar la pestaña 'Crear' en la cinta de opciones.
2. Buscar el grupo 'Formularios' y seleccionar una opción como 'Asistente para formularios' o 'Formulario'.
3. Si se usa el asistente, hacer clic en 'Asistente para formularios'.
4. Elegir la tabla o consulta de la cual se requiere hacer el formulario.
5. Ubicar los campos requeridos para el formulario en la lista de campos disponibles.
6. Anexar los campos deseados a la lista de 'Campos seleccionados'.
7. Elegir la distribución (columnas, tabular, hoja de datos, justificado) y el estilo visual que se quiera dar al formulario.
8. Asignar un título al formulario.
9. Seleccionar la opción 'Abrir el formulario para ver o introducir información' y finalizar.

Informes en Bases de Datos

Los informes permiten presentar y/o imprimir la información contenida en las tablas o consultas de una base de datos de forma estructurada y profesional. Ayudan a previsualizar los datos antes de la impresión y constituyen una página diseñada de forma atractiva para mostrar resúmenes, detalles o agrupaciones de datos.

Creación de Informes (Pasos Comunes)

1. Seleccionar la pestaña 'Crear' en la cinta de opciones.
2. Elegir una opción de creación de informes, como 'Diseño de informe', 'Informe en blanco' o 'Asistente para informes'.
3. Si se está en la vista de diseño, seleccionar el comando 'Agregar campos existentes'.
4. Elegir y arrastrar los campos deseados desde la 'Lista de campos' al área de diseño del informe.
5. Realizar las modificaciones necesarias al diseño del informe (añadir títulos, logos, agrupar, ordenar, calcular totales) mediante los controles disponibles en las herramientas de diseño.
6. Visualizar los cambios y el resultado final del informe utilizando la 'Vista Informe' o 'Vista preliminar'.