Optimización de la Comunicación Telefónica Empresarial: Estrategias y Herramientas Clave

Optimización de la Comunicación Telefónica Empresarial

Las relaciones comerciales que efectúa la empresa por medio del teléfono no pueden improvisarse. Una comunicación telefónica efectiva es crucial para el éxito y la imagen profesional.

Actitud Profesional al Teléfono

La actitud que mantendremos al utilizar el teléfono será fundamental para:

• Establecer una nueva relación comercial.
• Ser el medio de comunicación más importante de la empresa.
• Utilizarlo de una forma responsable.

Errores Comunes a Evitar en la Comunicación Telefónica

Para asegurar una comunicación fluida y profesional, se deben evitar los siguientes errores:

• Dificultar el acceso a los ejecutivos/as.
• Evitar contestaciones vagas o inapropiadas.
• Una mala organización en la gestión de llamadas.

La Centralita Telefónica: Primera Impresión de la Empresa

La centralita es un paso preliminar esencial para establecer comunicaciones telefónicas con cualquier departamento de la empresa o con un directivo de la misma.

Importancia de la Centralita en las Relaciones Comerciales

Su importancia en las relaciones comerciales se debe a que:

• Es la primera imagen de la empresa.
• Actúa como filtro de llamadas.
• Es la primera fuente para el conocimiento de la empresa.

Uso del Listín Telefónico y Recursos Digitales

Para obtener información de contacto, se puede llamar al servicio de información telefónica o consultar la página web.

Normas de Etiqueta Telefónica Profesional

Normas para Contestar Llamadas

Al recibir una llamada, es importante seguir estas pautas:

• Contestar lo más rápido posible.
• Utilizar una entonación amable.
• Evitar contestaciones vulgares o informales.
• Identificarse amablemente.
• Pronunciar de forma clara.
• Escuchar con atención a nuestro interlocutor e intentar identificar el motivo de la llamada.
• Si no entendemos una palabra, pediremos que nos la deletree.
• Tener a mano bolígrafo y papel.
• Disculparse si se tiene que abandonar el teléfono momentáneamente.
• Tomar nota de la llamada.
• No hablar con compañeros mientras se está al teléfono.
• Usar códigos universales para deletrear nombres (alfabeto fonético).
• No debemos ser los primeros en colgar.
• Terminar la conversación con amabilidad y colgar el teléfono con suavidad.

Normas para Realizar Llamadas

Al realizar una llamada, considere lo siguiente:

• Conocer el número de teléfono que deseamos marcar.
• Utilizar una mano para sostener el teléfono y escribir con la otra.
• Tener bolígrafo y papel a mano.
• Saludar cordialmente.
• Identificarse ante la persona a la que llamamos.
• Solicitar comunicación con la persona con la que deseamos hablar.
• Si nos tienen que devolver la llamada, debemos indicar el día y la hora para que nos llamen.
• Terminar la conversación amablemente.

Dispositivos de Comunicación Complementarios

El Dictáfono

Se utiliza para la grabación y reproducción de voz de forma electrónica, con el fin de almacenar el audio en un soporte magnético o digital.

El Magnetófono

Aparato en el cual, a partir de una cinta de plástico, se puede almacenar información de audio.

El Interfono

Dispositivo de comunicación interna o interurbana.

El Teléfono Móvil

Medio de comunicación inalámbrico que permite hablar con cualquier persona en el momento que se desee, desde casi cualquier lugar.

El Buscapersonas (Páger)

Aparato que transmite mensajes vía radio, generalmente de texto o numéricos.

La Videoconferencia

Conversación entre dos o más personas que se encuentran en distintos sitios, utilizando audio y video a través de internet.