Optimización del Control de Formularios Empresariales: Efectivo, Compras, Personal y Ventas

Señales de Necesidad de Control de Formularios

Existen algunas señales que indican la necesidad de implementar el control de los formularios, estas son las siguientes:

• Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadoras.
• Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.
• Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones.
• Falta de prenumeración.
• Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
• Errores en el llenado de los formularios, debido a la mala explicación de los campos.
• Formularios no codificados.
• Poca estética en el diseño de las formas.
• Formularios en los cuales falta la identificación de la empresa a la cual corresponden.

Áreas Clave de la Empresa y Formularios Aplicables

Veamos primero las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables para cada una de ellas:

• Área de efectivo.
• Área de compras e inventario.
• Área de personal.
• Área de distribución y comercialización.

Formularios para el Control de Ingresos y Egresos de Efectivo

Algunos de los formularios comúnmente usados para controlar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes:

• Vale de caja.
• Recibos de la caja chica.
• Reposición de fondo fijo.
• Orden de pago.
• Arqueo de fondos fijos.
• Planillas de depósito.
• Avisos de cheques devueltos.
• Movimiento diario de caja.

El manejo del efectivo requiere que se implementen controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas.

Ingresos de efectivo: Constituidos por los montos que recibe una empresa por diferentes conceptos.

Egresos de efectivo: Constituidos por todos los desembolsos necesarios para la adquisición de bienes o recepción de servicios.

Objetivos del Sistema de Control para Formularios de Compras e Inventario

Los objetivos del sistema de control para los formularios de compras e inventario, deben ser los siguientes:

• Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere.
• Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.
• Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.

En el manejo de compras e inventarios, la empresa debe poder determinar las mejores condiciones para efectuar la adquisición de bienes y servicios.

Formularios para Compras y Manejo de Inventario

Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventario son los siguientes:

• Requisición de materiales.
• Órdenes de compra.
• Entradas al almacén.
• Tarjetas de inventario.
• Notas de entrega de mercancía.

Informe de recepción: Captura la información referente a los bienes o servicios recibidos y su conformidad.

Objetivos de los Formularios del Área de Recursos Humanos

Los objetivos que deben cumplir los formularios del área de recursos humanos o de personal, son los siguientes:

• Recopilar toda la información referente a los datos del personal.
• Procesar los ingresos y egresos del personal.
• Controlar los desembolsos que se originan por los pagos a personal.
• Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseño de carrera del personal.

El área de personal maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, evaluación y todas las actividades relacionadas.

Formularios para el Manejo y Control del Personal

En el proceso de manejo y control del personal, se pueden identificar, entre otros, los siguientes tipos de formulario:

• Solicitud de empleo.
• Ficha del trabajador.
• Recibo de pago.
• Planificación de vacaciones.
• Contrato de trabajo.
• Evaluación del personal.
• Requisición de personal.
• Liquidación de prestaciones.
• Control de asistencias.
• Tarjeta de tiempo.

Objetivos de los Formularios para el Área de Distribución y Comercialización

Los formularios que se diseñan para el área de distribución y comercialización, deben cumplir con los siguientes objetivos:

• Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas.
• Controlar el proceso de facturación.
• Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes.
• Cumplir con el manejo de las políticas de inventarios.

El área de distribución y comercialización está relacionada con todo el proceso de ventas.

Formularios para el Área de Distribución y Comercialización

A continuación, nombraremos algunos formularios que deben ser llevados en esta área:

• Nota de entrega de mercancías.
• Factura.
• Orden de pedido.
• Transferencia entre almacenes.
• Cotizaciones.
• Reporte de vendedores.
• Arqueo de facturas.