Optimización del Control Interno: Características, Elementos y Métodos de Evaluación

Características de un Sistema de Control Interno

• Salvaguarda de los activos: Protección física (robo, deterioro, etc.) y contable (errores, omisiones, fraudes, etc.).
• Asegurar la exactitud y veracidad de las transacciones contables y de los estados financieros.
• Promover la eficiencia operativa. Se debe lograr la mayor eficacia de los recursos de la empresa (materiales, humanos, financieros) en el desarrollo de sus actividades, de forma eficiente.
• Alentar la adhesión a la política de la gerencia. Establecimiento de un buen sistema de motivación e integración del personal, que propicie la identificación con las decisiones de la gerencia.

Elementos Mínimos del Control Interno

Los elementos mínimos o más usuales del control interno son:

• Un plan de organización que defina y delimite responsabilidades: segregación de funciones y coordinación. Un buen sistema de control interno se debe basar en el principio de que cada persona tiene debidamente fijadas sus responsabilidades, para poder cumplir con independencia sus funciones.
• Una planificación estratégica y de presupuestos en la que se determinen los objetivos de la empresa y los presupuestos, en términos de cuantificaciones previstas. Las desviaciones entre resultados reales y previstos se han de someter a un análisis y, si procede, corregir los presupuestos y/o formular de nuevo los objetivos.
• Un sistema de autorización y procedimientos de registro. Las autorizaciones han de materializarse por escrito en los manuales de procedimientos, y la contabilidad ha de contar con planes de cuentas que faciliten la elaboración de las mismas. Los registros de las transacciones se han de realizar con los mejores medios (informáticos) y archivos seguros, segregando las funciones de autorización y registro.
• Un canal de información útil y periódico, en forma ascendente, que permita el ejercicio de la toma de decisiones en el momento adecuado. Se establece a través de informes o reportes desde los responsables de secciones o áreas hacia la dirección o gerencia.
• Personal adecuado cuantitativa y cualitativamente. Todo lo establecido para un eficiente sistema de control interno, quedaría desvirtuado sin un factor humano capacitado y experimentado, que se identifique con la política general, que esté motivado y motive, con incentivos y promociones y un plan de formación y perfeccionamiento permanente.

Métodos de Análisis y Evaluación de un Sistema de Control Interno

• Sistema descriptivo. Deja constancia detallada y explicativa de las características del sistema que se está evaluando: Operaciones que se realizan, secciones o departamentos en que se producen, responsables de cada área, soporte documental, sistema de archivo, de contabilización, etc.
• Sistema de cuestionarios. Es el método más tradicional y consiste en una batería de preguntas relativas al área de trabajo a auditar, de carácter general y estándar, que se deben ajustar a las características específicas del negocio (industria, comercio, servicios, etc.).
• Flujogramas. Representan gráficamente los circuitos operativos en un sistema de control, basados en los movimientos cronológicos de los documentos y registros contables.