Optimización del Control Logístico: Mejores Prácticas y Herramientas para la Gestión Eficiente

Control en la Práctica

El control logístico es fundamental para asegurar la rentabilidad de la compañía y medir el desempeño de los encargados de la logística y la cadena de suministros. Se utilizan diversas herramientas y métodos para lograr un control efectivo:

• Presupuestos: Funcionan como un estándar de referencia en el proceso de control. Permiten evaluar la eficiencia en la gestión de recursos y el cumplimiento de los objetivos financieros.
• Objetivos de Servicio: Se enfocan en el lado de los ingresos de la ecuación de utilidad. Los costos tenderán a seguir a los ingresos. Este método es razonable cuando las ventas de los productos son muy sensibles al servicio.
• Control de Centro de Utilidades: Su implementación puede ser difícil debido a la complejidad en la fijación del precio del servicio dado por la función de logística. El problema radica en relacionar el nivel de servicio al cliente con la contribución a las utilidades de la función logística.
• Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones: Implican el uso de computadoras, bases de datos y modelos de decisión o control. Estos sistemas manejan información como tarifas de transportación, pronósticos de demanda, tiempos de espera, niveles de inventario, costos de almacenamiento y metas de servicio. Tienen la capacidad de determinar el mejor nivel de desempeño.

Auditorías Logísticas

Las auditorías son revisiones periódicas del estado de las actividades logísticas. Se utilizan para establecer nuevos puntos de referencia y corregir errores en el desempeño.

Tipos de Auditorías

• Auditoría de la Función Total: Puede incluir la evaluación del personal, de la estructura organizacional y el diseño general de la red. También abarca aspectos como la demanda, el servicio al cliente, las características del producto, los costos logísticos y la política de fijación de precios.
• Auditorías de Inventario: Un sistema típico de control de inventarios hará ajustes a los registros de inventarios debido a la reducción de la demanda, reabastecimientos, devoluciones a planta y obsolescencia del producto.
• Auditorías de Facturas de Transporte: Se enfocan en detectar errores en tarifas, descripción del producto, pesos y rutas que se introducen en la facturación. Para empresas pequeñas, puede ser beneficioso contratar una agencia externa para realizar estas auditorías.

Evaluación Comparativa con Otras Empresas (Benchmarking)

El benchmarking consiste en buscar información del desempeño de costos y de servicio al cliente para empresas en negocios similares. Se puede resumir en cinco pasos:

1. Recopilar y analizar información de referencia.
2. Identificar y reunir información sobre empresas con mejores prácticas.
3. Identificar y analizar brechas de desempeño.
4. Hacer un plan para cerrar las brechas de desempeño de los procesos.
5. Llevar a cabo el plan.

Informes Regulares

Los informes regulares son esenciales para el monitoreo y control de las actividades logísticas.

Tipos de Informes

• Informe de Costos y Servicio: Su objetivo es mostrar los costos de distribución física y de suministros físicos totales, así como los niveles de servicio al cliente. Incluye actividades como transportación, manejo, almacenamiento, mantenimiento de inventario y costos de procesamiento de pedidos.
• Informe de Productividad: Este informe presenta relaciones clave como:
  • Costo logístico con respecto a las ventas.
  • Costos de actividad con respecto al costo logístico total.
  • Costo logístico con respecto al estándar de la industria.
  • Costo logístico con respecto al presupuesto.
  • Recursos logísticos presupuestados con respecto a los recursos reales.
• Gráfico de Desempeño: Proporciona una descripción gráfica del desempeño, permitiendo la comparación entre medidas de desempeño sobre varios periodos consecutivos.