Optimización de la Documentación en Sistemas de Gestión de Calidad ISO para Ingeniería y Diseño
Documentación de un Sistema de Gestión de Calidad Efectivo
La documentación de un sistema de gestión de calidad efectivo implica registrar meticulosamente todo lo que se hace. Este proceso es fundamental para:
- Repetir sin problemas las prácticas exitosas.
- Asegurar que todo el personal de la organización conozca y siga los procedimientos establecidos.
- Aumentar la confianza de nuestros clientes en la organización.
- Incorporar y comunicar las mejoras continuas al sistema a todo el personal.
Propósito de la Documentación
La documentación tiene como fin principal:
- Ser una herramienta esencial para la comunicación y transmisión de información en todos los niveles de la organización.
- Asegurar que todo lo planificado se lleva a cabo de manera efectiva.
- Compartir conocimientos y difundir todas las experiencias dentro de la organización.
- Informar a las nuevas incorporaciones de personal sobre qué se hace en la organización y cómo se hace.
- Mantener preparados los documentos requeridos.
- Comunicar a los clientes las prácticas y procesos de la organización.
- Demostrar el funcionamiento del sistema de gestión de calidad en situaciones que requieran formalización.
Documentación del Sistema de Calidad según UNE-EN ISO 9001:2008
Requisitos de Documentación
Según la norma UNE-EN ISO 9001:2008, la documentación debe incluir:
- Declaraciones documentadas de una política y de objetivos de la calidad.
- Un manual de calidad.
- Los procedimientos documentados requeridos por esta norma.
- Los documentos necesarios para asegurar la planificación, operación y control eficaces de los procesos.
- Los registros requeridos por esta norma.
Procedimiento para el Control de la Documentación (ISO 9000:2005)
El control de la documentación, según ISO 9000:2005, implica:
- Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
- Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión de los documentos.
- Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
- Identificar documentos de origen externo y controlar su distribución.
- Revisar y actualizar los documentos, y aprobarlos nuevamente.
- Asegurarse de que los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.
La Pirámide Documental: Registros, Instrucciones de Trabajo, Procedimientos y Manual de Calidad
Registros
Los registros son documentos que sirven para anotar los resultados obtenidos en las diferentes actividades. Deben ser fáciles de interpretar y consultar, y tienen que estar disponibles en todo momento, por si un cliente o auditor quiere comprobarlos. Contribuyen significativamente a la trazabilidad. Ejemplos incluyen: resultados de calibración y verificación, de validación del diseño y desarrollo, y de revisión del diseño y desarrollo.
Instrucciones de Trabajo
Las instrucciones de trabajo constan de todo tipo de documentación técnica en la que se describen de forma específica y ordenada las instrucciones de una actividad. Detallan aspectos clave como: qué debe hacerse, cómo se hace, quién lo hace, quién supervisa y aprueba, cuándo se hace, qué equipos, materiales y documentos se utilizan, cómo se registra y quién controla.