Optimización de Estructuras y Métodos Organizacionales: Fundamentos y Aplicaciones

Organización y Métodos

Organización: son estructuras sociales creadas para lograr metas u objetivos por medio de organismos humanos o de la gestión del talento humano, entre otros.

Métodos: son técnicas y mecanismos que se aplican en cualquier actividad humana para lograr los mejores resultados.

Planificación: supone trabajar en una misma línea desde el comienzo de un proyecto, ya que se requieren múltiples acciones cuando se organiza cada uno de los proyectos.

Políticas: lineamientos generales que orientan las actividades que habrán de realizar los trabajadores involucrados en sus áreas de trabajo.

Normas: lineamientos imperativos y específicos de acción que persiguen un fin determinado, con mayor obligación en sus interpretaciones y aplicaciones.

Estrategia y Táctica

Estrategia: se define como un conjunto de acciones para cumplir determinadas actividades o eventos (ej.: lo que se quiere hacer).

Táctica: es a corto plazo y la llevan a cabo los niveles medio e inferiores de una empresa; se define como la materialización de las estrategias (ej.: cómo se va a hacer).

Funciones de Organización y Sistemas

1. Analizar periódicamente la estructura organizativa para garantizar el cumplimiento de los objetivos, así como también el normal funcionamiento de todas las áreas de la organización.
2. Elaborar manuales de normas y procedimientos (Manual de Política y de Organización) para que se posean instrumentos de consulta.
3. Estudiar, analizar e implementar procedimientos que permitan ejecutar las actividades en el menor tiempo.
4. Suministrar adiestramiento al personal de las unidades administrativas y operativas con el propósito de mejorar las habilidades y destrezas, y conseguir mayor eficiencia en el desempeño de las tareas.
5. Evaluar periódicamente los resultados que se están obteniendo para determinar la efectividad de los métodos y plantear algunas modificaciones en caso de que sea necesario.

Perfil del Analista

1. Capacidad de análisis y adecuada utilización de la información.
2. Disposición y técnicas para el levantamiento de información: observación, entrevista, cuestionario.
3. Facilidad para interactuar con cualquier nivel de la organización.
4. Capacidad para aportar o generar nuevas ideas y un alto grado de innovación.
5. No debe tener prejuicios.
6. Aceptar los cambios como algo totalmente positivo.
7. Confianza y seguridad en sí mismo.
8. Alto nivel de percepción y poder de conocimiento.
9. Disposición para el proceso de aprendizaje en forma permanente.
10. Debe aceptar y entender el mérito de los demás.

Sistemas

Sistema: es un conjunto de elementos interrelacionados que actúan en forma dependiente para lograr objetivos.

Clasificación de los Sistemas: Abierto, Semiabierto, Cerrado

1. Sistema Abierto:

Interactúan con el medio ambiente. Ej.: los sistemas creados por el hombre.

2. Sistema Semiabierto:

Pueden ser modificados en una parte de su estructura o de su composición. Ej.: el ser humano, algunas partes pueden ser cambiadas.

3. Sistema Cerrado:

No admiten ningún cambio; no pueden ser cambiados o modificados. Ej.: los sistemas creados por la naturaleza.

Según su Nivel de Complejidad: Simple, Complejo, Muy Complejo

1. Sistema Simple:

Posee pocos elementos en su composición o tamaño. Ej.: todos aquellos que poseen pocos elementos en su tamaño o estructura.

2. Sistema Complejo:

Tiene mayor cantidad de información en su estructura. Ej.: son todos los sistemas administrativos que existen y utilizan las empresas.

3. Sistema Muy Complejo:

Poseen millones de instrucciones que procesan diariamente en las grandes empresas.

Según su Nivel de Predictibilidad: Determinado, Probabilístico

1. Sistema Determinado:

Garantizan confianza, seguridad y certeza desde el punto de vista de su funcionamiento.

2. Sistema Probabilístico:

Pueden generar ciertos resultados verdaderos o falsos.