Optimización del Flujo de Correspondencia: Recepción, Registro y Envío Postal
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Recepción y Clasificación de la Correspondencia
El primer filtro lo realiza la persona encargada de recibir la correspondencia, rechazando aquella equivocada y separando la propaganda. Posteriormente, se reparte directamente a los departamentos, destinatarios o a la oficina de registro.
Criterios de Clasificación
Para la clasificación, debe tenerse en cuenta la existencia de comunicaciones privadas que requieren un tratamiento especial. Estas comunicaciones, señaladas con indicaciones específicas, deben ser entregadas a la persona determinada sin abrir. Ejemplos de estas indicaciones incluyen:
- A la atención de
- Confidencial
- Reservado
El siguiente paso esencial es comprobar que en el sobre se encuentren todos los documentos que se indican en el texto de la comunicación.
Numeración y Registro de Entrada
La numeración consiste en asignar números correlativos a cada carta de entrada. Normalmente, se utiliza un sello que contiene los datos básicos del registro de entrada.
Datos Esenciales del Registro de Entrada
Los datos que deben registrarse incluyen:
- Número asignado (N.º de orden o de registro)
- Fecha de llegada de la correspondencia a la empresa
- Remitente
- Destinatario de la comunicación
- Asunto
- Clase de documento
- Anexos
Funciones de la Red Postal Pública
La Red Postal Pública garantiza el servicio universal a través de las siguientes funciones:
- Recogida: Retirada de los envíos postales depositados en los puntos de acceso en todo el territorio, amparados por una obligación de servicio universal.
- Expedición y Tratamiento: Gestión de estos envíos desde el punto de acceso a la red postal hasta el centro de distribución.
- Distribución: Entrega a las direcciones indicadas en los envíos, abarcando desde la clasificación en el centro encargado de la distribución hasta la entrega final a los destinatarios de los envíos postales.
Gestión de la Correspondencia de Salida
El Pesado
El pesado es un paso necesario, dado que la mayoría de las tarifas postales se establecen tomando como indicador principal el peso del envío.
El Franqueo: Formas de Pago
El franqueo consiste en pagar el precio correspondiente al envío. Existen distintas formas de realizar este pago:
- Sellos: Sirven como comprobante de previo pago.
- Tu Sello: Permite el uso de sellos personalizados, lo que resulta útil para hacer exclusivos los envíos de marketing directo y todo tipo de comunicaciones.
- Franqueo Pagado: Dirigido a usuarios que efectúan depósitos masivos. El depósito se realiza en los Centros de Admisión Masiva, acompañado del albarán de entrega correspondiente. La identificación se realiza mediante la impresión mecánica de un rectángulo en la esquina superior derecha del sobre.
- Franqueo en Destino: Es el destinatario del envío quien asume el coste del precio. Para las empresas, esta modalidad es una estrategia para garantizar la respuesta de las comunicaciones enviadas a los clientes.