Optimización de la Gestión de Almacén: Tramitación y Recepción de Pedidos

Gestión del Almacén

Tramitación del Pedido

Cada producto cuenta con una alerta en el sistema que notifica la necesidad de realizar un pedido al alcanzar un nivel crítico de stock; en otros casos, dicho pedido ya estará programado. En ambos escenarios, el proceso se formaliza mediante una hoja de pedido que será enviada al proveedor.

La hoja de pedido es el documento a través del cual el cliente solicita la entrada de productos al proveedor. Este no es un documento oficial, sino un acuerdo privado entre ambas partes. Puede realizarse de forma manuscrita o informatizada, pero en cualquier caso debe incluir la misma información esencial:

• Datos del comprador.
• Códigos de referencia de los productos.
• Detalles específicos del pedido.

Recepción del Pedido

Al recibir el pedido, este vendrá acompañado del albarán. Se deberán realizar las comprobaciones pertinentes para evitar errores y, si todo es correcto, se registrará la llegada de la mercancía.

El albarán es el documento donde figuran con detalle los diferentes productos entregados. Incluye los precios unitarios y totales por referencia, el IVA aplicado y cualquier descuento realizado. A estos documentos se les denomina albaranes valorados.

A diferencia de la hoja de pedido, el albarán puede ser requerido por una inspección; por lo tanto, sus datos deben coincidir estrictamente con los de la factura que se enviará posteriormente. El albarán puede ir acompañado de un documento de transporte.

a. Comprobación del Pedido

En la zona de recepción de mercancías, para verificar que el pedido es correcto, se debe disponer de:

• Espacio suficiente de apoyo para abrir y comprobar el contenido de los paquetes.
• Ordenador para verificar el pedido emitido e introducir los datos de recepción.
• Sistema de archivo para custodiar los diferentes albaranes.

La comprobación se realizará sobre dos elementos fundamentales:

• Los albaranes.
• Los productos (cantidad y estado).

b. Entrada en el Sistema Informático

Los productos verificados y aceptados deben introducirse en el sistema informático antes de ser ubicados en el almacén. De no realizar este paso, las cantidades recibidas no se sumarían al stock existente en el sistema.