Optimización de la Gestión de Almacenes: Roles, Procedimientos y Mejores Prácticas

Roles Clave en la Gestión de Almacenes

Jefe de Almacén

• Supervisa la manipulación y el transporte de la mercancía.
• Controla el ingreso y la salida de productos.
• Gestiona la rotación de productos, priorizando aquellos con mayor vencimiento y demanda.
• Coordina los servicios de transporte para el despacho de productos.
• Supervisa el trabajo del personal del almacén.

Las funciones de un jefe de almacén varían según los tipos de almacenes; no es lo mismo un almacén automatizado que uno mecánico.

Despachador

• Verifica la calidad y la cantidad de los productos.
• Asiste al jefe de almacén durante el despacho y la recepción de los productos.

El despachador apoya al jefe de almacén en las labores de despacho y recepción. Cuando no está despachando, está recepcionando, y viceversa. La persona que recepciona debe estar atenta a situaciones que puedan ocurrir con los productos; es importante contabilizar y verificar que estos lleguen en buen estado.

Estibador

• Manipula los productos que entran y salen del almacén.
• Se encarga de la recepción de productos y su ubicación en el almacén.
• Realiza el mantenimiento y la limpieza del almacén, y despacha los productos a los distribuidores y clientes.

Personal de Seguridad

• Controla el ingreso y la salida de personas.
• Vigila el ingreso de las unidades para evitar faltantes.

Al contratar un servicio de seguridad, se debe evaluar si es más lo que se pierde que lo que se gana, dependiendo del tipo de almacén.

Descripción de Procedimientos en la Gestión de Almacenes

Recepción de Productos

1. Se reciben los productos procedentes de los proveedores, apilados en el camión de transporte.
2. Los estibadores preparan los medios de transporte para iniciar la descarga, según la variedad de productos.
3. El responsable del ingreso al almacén verifica que la documentación esté conforme para autorizar el ingreso de los productos.
4. El jefe de almacén verifica la disponibilidad de espacio y designa la zona donde se depositarán los productos, según las áreas demarcadas para cada línea de producto. Es conveniente almacenar los productos sin modificar su embalaje original.

Descarga

La descarga se realiza con tres operarios: uno alcanza los productos y los otros dos los reciben y acomodan.

Estiba

Se recomienda la utilización de pallets para todo el depósito. Los productos pesados se colocan en la parte inferior del pallet, mientras que los ligeros y de poca cantidad se pueden apilar encima. Los estibadores deben asegurarse de que los productos nunca sobresalgan del pallet. Una vez terminada la estiba, y previa verificación de la disponibilidad de espacio y designación del área, se procede al traslado de la mercancía desde la zona de recepción hasta la zona de almacenaje.

Despacho

El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor de la empresa, a pedido del cliente. Se utiliza el método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir). El jefe de almacén contacta al transportista para llevar la carga. Una vez que cuenta con la documentación emitida por el sistema que lo habilita a despachar, se dirige a la zona de despacho, donde se debe controlar si hay productos defectuosos, los cuales deben ser separados de la carga.