Optimización de la Gestión de Cobros: Estrategias y Mejores Prácticas

Factores que Influyen en el Retraso de los Cobros

• Según el instrumento de pago utilizado: El tiempo que transcurre desde la entrega del documento de cobro hasta la disponibilidad real del dinero varía según el medio de pago.
• Retraso en el pago por parte del cliente: Incumplimiento de los plazos de pago acordados.
• Inadecuada gestión de las cuentas a cobrar: Falta de seguimiento y control en el proceso de cobros.

Float Financiero

El float financiero es el periodo de tiempo que transcurre desde la entrega del documento de cobro hasta la disponibilidad real del dinero. Este retraso técnico depende del medio de pago elegido y se ve afectado por:

1. La fecha de cobro teórico.
2. El ingreso del cobro en cuenta.
3. La fecha real de disponibilidad por parte del vendedor (fecha valor).

El float financiero puede variar por:

• Procesos administrativos internos.
• Relaciones con las entidades de crédito.
• Elección de los medios de cobro más efectivos.

Finalidad de la Política de Cobros

• Cobrar puntualmente.
• Reducir o evitar los impagos y los retrasos en el cobro.
• Reducir los días de concesión de aplazamientos de pago a los clientes para minimizar los gastos financieros.
• Fijación del plazo de cobro de forma clara y precisa, para evitar confusiones y excusas del cliente. Es recomendable especificar en la factura no solo el plazo, sino la fecha exacta del vencimiento fijado.

Aspectos Básicos a Considerar en la Política de Cobros

Se establecen medidas de lucha contra la morosidad:

• El plazo máximo de las Administraciones Públicas para pagar a sus proveedores es de 30 días.
• El plazo máximo de las empresas para los pagos a proveedores será de 60 días después de la fecha de recepción de las mercancías o de la presentación de los servicios. Este plazo de pago podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes.
• Se permite agrupar facturas a lo largo de un periodo determinado que no podrá ser superior a 15 días.
• Se establece un régimen especial para productos alimentarios: 30 días para productos de alimentación frescos y perecederos y 60 días para el resto, a partir de la fecha de entrega de las mercancías.

Crédito Necesario

Se calcula multiplicando el volumen de compras anual por el plazo de pago concedido, dividido por 360 días.

Límite de Riesgo Concedido

El crédito necesario sirve como referencia para otorgar un límite de crédito. Se debe tener en cuenta si se trata de un cliente nuevo o antiguo, su solvencia, la reputación, los resultados empresariales, etc. Se puede corregir el límite de riesgo utilizando diversos métodos, como índices correctores.

Límite de riesgo = Crédito necesario * Índice corrector

Descuento por Pronto Pago

La empresa vendedora puede ofrecer un tipo de descuento por pronto pago igual, como máximo, al coste de su financiación. El contado estricto se da cuando el momento del cobro coincide con la entrega de la mercancía o el servicio realizado. Sin embargo, el contado comercial puede suponer en la práctica un retraso considerable y, por tanto, el coste financiero real del descuento se eleva a tasas muy altas. El descuento por pronto pago es una política interesante en tanto que reduce el riesgo del pago aplazado. Se debe ofrecer un descuento de pronto pago en función de un tipo de interés anual y en función del tiempo de anticipación del pago real con respecto al teórico.

Medios de Recobro en Caso de Impago

• A través de una entidad aseguradora. Como contrapartida, la empresa debe pagarle una prima de seguros que suele ser anual.
• Mediante un proceso monitorio. Es un tipo de proceso judicial cuya principal ventaja es presionar al moroso para que realice el pago. Normalmente no se llega al acto de juicio. Es un procedimiento ágil, sencillo y económico cuando no existe oposición del deudor, y la deuda a reclamar no excede 250.000 €.

Circuito de Cobros

Tiempo que transcurre desde la recepción del producto por el cliente hasta que la empresa dispone realmente del importe de la venta. Este proceso beneficia al comprador.