Optimización de la Gestión de Compras: Estrategias y Coordinación Departamental

Objetivos Estratégicos del Departamento de Compras

Una gestión de compras eficaz es fundamental para la salud financiera y operativa de cualquier organización. Los principales objetivos del Departamento de Compras (DCOMP) incluyen:

• Minimizar los Costes: Realizar una gestión de compras eficaz que minimice los costes de adquisición de bienes y servicios.
• Controlar el Flujo de Compras: Supervisar el flujo de compras con el fin de evitar las roturas de stock y asegurar la disponibilidad de materiales.
• Fomentar Relaciones con Proveedores: Mantener buenas relaciones con los proveedores habituales para asegurar un suministro constante y condiciones favorables.
• Diversificar Proveedores: Buscar nuevas empresas proveedoras que garanticen el suministro en caso de incidencias con las empresas con las que se colabora habitualmente.
• Mantener Registros Actualizados: Mantener un registro actualizado del fichero de proveedores con las condiciones que ofrece cada uno.
• Coordinar con Otros Departamentos: Coordinar las compras con el resto de departamentos de la empresa para una operación fluida.

Coordinación Interdepartamental para una Gestión de Compras Óptima

Es conveniente que exista una correcta y fluida coordinación entre el Departamento de Compras y el resto de departamentos de la empresa para maximizar la eficiencia y evitar cuellos de botella. A continuación, se detalla la interacción clave con cada uno:

• Departamento de Recursos Humanos (RRHH): Debe seleccionar el personal idóneo para trabajar en el Departamento de Compras, teniendo en cuenta las aptitudes y conocimientos específicos requeridos para la función.
• Departamento de Producción: Indica las especificaciones técnicas detalladas de los materiales y componentes que se van a utilizar en el proceso productivo, asegurando que las compras cumplan con los estándares de calidad y funcionalidad.
• Departamento de Ventas: Informa sobre los artículos solicitados por los clientes, notifica aquellos productos que demanda la clientela y que aún no ofrece la empresa, y proporciona previsiones de demanda.
• Departamento de Atención al Cliente: Gestiona las reclamaciones o devoluciones de productos que realizan los compradores, proporcionando información valiosa sobre la calidad y adecuación de los productos adquiridos.
• Departamento de Tesorería: Informa al Departamento de Compras de la situación financiera de la empresa para conocer el techo de gasto disponible y las formas de pago más convenientes que se deben establecer con los proveedores.

Funciones Clave del Departamento de Compras

El Departamento de Compras desempeña un papel estratégico en la empresa, con funciones esenciales que aseguran el aprovisionamiento eficiente:

• Búsqueda de Proveedores: Es necesario realizar una búsqueda exhaustiva de los proveedores más adecuados para el suministro de las mercancías o materias primas necesarias, considerando calidad, precio y fiabilidad.
• Selección de Proveedores: Tras recibir y evaluar las distintas ofertas, se debe proceder a la elección del proveedor más adecuado, teniendo en cuenta los criterios que la empresa haya establecido (calidad, precio, plazos de entrega, condiciones de pago, servicio postventa). En ocasiones, es necesario negociar las condiciones ofrecidas con el fin de obtener precios más competitivos o plazos de pago más prolongados.
• Emisión de Pedidos de Compra: Formalizar los pedidos de compra, asegurando que todas las especificaciones y condiciones acordadas con el proveedor queden claramente documentadas.

Tipos de Stock y su Gestión en la Cadena de Suministro

La correcta gestión del inventario es vital para evitar interrupciones en la producción y satisfacer la demanda del cliente. A continuación, se describen los principales tipos de stock:

Stock Activo:

Stock destinado a cubrir la demanda normal de cualquier cliente en un período de tiempo determinado.

Stock Máximo:

Representa el nivel máximo de inventario que la empresa desea mantener. Se calcula generalmente como la suma del stock de seguridad y el Volumen Óptimo de Pedido (VOP).

Stock Mínimo:

Es el nivel de inventario por debajo del cual no se debe descender para evitar problemas de desabastecimiento, especialmente cuando coinciden pedidos de varios clientes o hay fluctuaciones inesperadas en la demanda.

Stock de Seguridad:

Complementario al stock activo, se mantiene para hacer frente a pedidos imprevistos, retrasos por parte de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.

Stock Medio:

Volumen medio de existencias que se mantiene en el almacén durante un período de tiempo. Este indicador es crucial, ya que refleja la inversión en existencias que realiza la empresa y su eficiencia en la gestión de inventarios.