Optimización de la Gestión del Correo y Archivo de Documentos en la Oficina

U.6 Tratamiento del Correo y Archivo Documental

Los trabajos de oficina relacionados con la manipulación del correo comprenden desde la recepción de la correspondencia y su distribución a los diferentes departamentos de la organización, hasta la salida del correo (contestaciones a cartas recibidas y correspondencia generada en la empresa). Es fundamental guardar constancia en los libros de registro de entradas y salidas de correo.

La distribución del correo en la empresa debe ser fluida para evitar retrasos. El sistema de canalización dependerá del tamaño de la empresa, su organización y las responsabilidades otorgadas por los directivos a los subordinados. Los métodos de distribución variarán en función del volumen de correspondencia recibida y expedida por la empresa.

Control del Correo y Archivo

Existen dos enfoques principales para el control y archivo de la documentación:

• Centralizada: Toda la documentación, tanto los papeles recibidos como los creados por los diferentes departamentos de la empresa, se gestiona en un archivo general central.
• Descentralizada: Cada departamento es responsable de la guarda y custodia de la documentación que le llega a través de los canales de distribución, así como de la documentación que genera y sale al exterior o circula internamente por la empresa.

Sistemas Empleados para su Archivo y Custodia

Sistema Convencional

Utiliza elementos físicos como carpetas y carpetas archivadoras A-Z. Si el volumen de documentación es grande, representa un problema de presupuesto para la empresa. Se debe tener en cuenta el espacio físico que ocupan los archivos y el personal necesario para su custodia y control. Ambas variables representan costes que la empresa debe asumir. El archivo es la memoria de la empresa.

Sistema Informático

La documentación se almacena en el ordenador. Incluye documentos generados con programas informáticos (Word, Excel, etc.). La documentación en papel también se puede incorporar si la escaneamos y guardamos en nuestro equipo. Es crucial identificar cada archivo con un nombre claro y guardarlo en la carpeta correspondiente. Estos sistemas sustituyen al papel y a las microfichas de la oficina tradicional mediante la digitalización de la documentación.

Recepción del Correo

Al recibir el correo, se deben comprobar los datos: remitente, contenido, anexos (si los hay) y departamento o persona destinataria. Posteriormente, se anotan en el libro de registro de entrada y se realizan las copias necesarias.

Etapas del Tratamiento de la Correspondencia Exterior (Entrada)

1. Recepción: Se reciben las entradas de correspondencia y otros tipos de envíos postales. Se debe verificar su buen estado e informar de posibles daños.
2. Registro: La correspondencia y paquetería se registran conforme a las normas internas de la empresa.
3. Clasificación: Se clasifica el correo y la paquetería recibida de acuerdo con los criterios establecidos.
4. Distribución: Se reparte la correspondencia a sus destinatarios finales. En muchas empresas, no solo se registra y anota la correspondencia, sino que también se estampa un sello con un encasillado donde se imprimen datos como: número de registro, fecha de llegada, departamento receptor y fecha de contestación (si aplica).

Salida de Correspondencia

Los departamentos se dirigen al departamento de correspondencia (si existe) o a recepción para enviar las cartas y documentos a clientes, proveedores u otros destinatarios. Cuando se reciben los documentos para enviar, se comprueba si están firmados y si acompañan los documentos que figuran como anexos. Después de comprobarlo, se procede al franqueo.

Franqueo

El franqueo consiste en pagar previamente en sellos (o mediante otros sistemas autorizados) el porte de una carta o paquete que se remite por correo. La persona encargada de recibir la correspondencia de salida debe considerar fotocopiar las cartas o documentos importantes para futuras reclamaciones o consultas. Para franquear correctamente, es necesario tener a mano el cuadro de tarifas de Correos y calcular los importes correspondientes.

Gestión del Correo Electrónico (Email)

Es importante realizar una primera clasificación del email recibido:

• Eliminar la información que no sea importante para la actividad de la empresa.
• Imprimir lo que sea útil o necesario en formato físico.
• Guardar los correos electrónicos relevantes en carpetas específicas dentro del gestor de correo para mantener una constancia escrita y facilitar su consulta.

Clasificación y Ordenación de Documentos

Un buen sistema de clasificación y ordenación debe garantizar la rapidez y operatividad. Debe ser intuitivo y sencillo.

Requisitos de un Sistema de Clasificación

• Fácil de entender.
• Sencillo de aplicar.
• Ser resolutivo (permitir encontrar la información rápidamente).
• Posibilitar futuras ampliaciones sin alterar la estructura fundamental.

Sistemas de Clasificación de Documentos

Sistema Alfabético

Los documentos se archivan siguiendo un orden alfabético establecido. Se debe determinar para cada documento una palabra clave, denominada ordenatriz, que establecerá el orden (ascendente A-Z o descendente Z-A). Es el sistema más extendido y puede utilizarse en combinación con otros. Facilita la perfección y adaptación a las necesidades específicas. Se utiliza comúnmente para archivar correspondencia, contratos de trabajo, fichas de personal, etc.

Sistema Numérico

Consiste en ordenar la documentación asignando un número natural determinado a cada documento, siguiendo un orden ascendente o descendente. Dicho número puede ser un integrante del propio documento a archivar (ej: número de factura) o un número asignado consecutivamente (ej: por orden de llegada o entrada del documento). Si el número está relacionado con el contenido, facilita la localización. Al asignar una numeración, es útil construir un índice auxiliar que relacione el documento con el número asignado.

Ventajas e Inconvenientes del Sistema Numérico:

• Ventajas: Sistema útil que evita duplicidades, permite el archivo ilimitado y, si se extravía un documento, se detecta fácilmente qué número falta.
• Inconvenientes: Mayor o menor dificultad en la búsqueda (depende del índice auxiliar), intercalar documentos puede ser complejo.

Se utiliza frecuentemente en la ordenación de presupuestos, facturas, pedidos, faxes, etc.

Sistema Geográfico

El criterio de ordenación es una localización física concreta referente al documento. Por ejemplo: el domicilio de la persona o empresa emisora/receptora, el lugar donde fue emitido o recibido, el lugar de entrega de un pedido o mercancía. Se utiliza para archivar documentación en casos específicos, como empresas de transporte de mercancías que no tengan un gran volumen de documentación por cliente o proveedor.

Clasificación por Materias o Asuntos

Agrupa los documentos dependiendo del tema o asunto que traten. No es el sistema más utilizado de forma aislada, ya que para que el archivo por temas sea adecuado, los asuntos deben ser representativos de los documentos a archivar y estar bien definidos.

Se pueden diferenciar dos grandes grupos dentro de este sistema:

• Ordenación alfabética de las materias.
• Agrupación numérica o alfanumérica de las materias.

Clasificación Cronológica

El elemento destacado del documento es la fecha. Los documentos se ordenan y archivan según dicha fecha (cuando se debe abonar, cuando se elaboró, cuando se emitió o entró en el archivo). Se pueden ordenar desde la fecha más reciente hasta la más antigua, o viceversa. Es muy útil para documentación recurrente, donde se suelen colocar los documentos más recientes al principio. Ejemplos: archivo y clasificación de recibos bancarios.

Criterio de Agrupación Cronológica:

La clasificación puede depender del volumen de documentos y agruparse por:

• Meses
• Quincenas
• Años

Aplicación según Actividad/Información:

• Trimestral: Útil para empresas que declaran el IVA o las retenciones de IRPF trimestralmente.
• Semestral: Si se desea realizar un inventario de almacén cada seis meses, por ejemplo.

Ventaja del Archivo Cronológico:

Su principal ventaja es la sencillez y rapidez de localización para documentos donde la fecha es el dato clave. Se recomienda para actas, justificantes bancarios, recibos, nóminas y seguros sociales.

Clasificación Decimal

Permite agrupar documentos, libros o acciones en diez grandes grupos (0-9). Cada grupo puede subdividirse en otros diez, y así sucesivamente. La primera división se enumera del 0 al 9. Las subdivisiones se colocan a la derecha. Para las anotaciones decimales, se escribe separando con un punto los grupos de tres cifras a la izquierda del separador decimal si es necesario.

Clasificación Decimal Universal (CDU)

Es uno de los sistemas decimales más completos y complejos, generalmente aplicado por personal cualificado (bibliotecarios, documentalistas). Clasifica todo el conocimiento humano, agrupándolo en 10 categorías principales.

Clasificación Alfanumérica o Mixta

Combina diferentes sistemas para lograr un archivo más efectivo de la documentación. La ordenación alfabética por materias o la geográfica por zonas son ejemplos válidos de sistemas mixtos.

El sistema alfanumérico propiamente dicho combina el sistema de clasificación alfabético y el numérico. La palabra ordenatriz combina letras y números relacionados con el documento, elaborada durante el proceso de ordenación. Es útil emplear un índice auxiliar que relacione el código alfanumérico con el documento.

El criterio de ordenación principal puede variar:

• Si la ordenatriz empieza con cifras, se ordena primero por el criterio numérico y, en caso de coincidencia, se acude a las letras.
• Si empieza primero con letras y después cifras, se ordena por criterio alfabético y, en caso de coincidencia, se acude a los números.

Ventajas e Inconvenientes de la Clasificación Alfanumérica:

• Ventajas: Simplicidad, flexibilidad, fácil localización (si está bien implementado), familiaridad con los criterios de ordenación (letras y números).
• Inconvenientes: Pueden surgir dudas o cometerse errores si las normas no están claras. Si aumenta mucho la documentación, puede haber repetición de nombres o códigos complejos. Para documentación muy grande, se requiere personal especializado y normas detalladas para evitar errores y pérdidas de tiempo en el proceso de archivo y clasificación.

Ejercicios de Ordenación Alfabética

Aplicando las reglas de ordenación alfabética para nombres propios:

• Roberto Granados López -> Granados López, Roberto
• Enrique Gala y Espronceda -> Gala y Espronceda, Enrique
• Verónica de la Llave Montero -> Llave Montero, Verónica de la
• Alicia Morales de Vidueño -> Morales de Vidueño, Alicia
• José Luis Morales del Izquierdo -> Morales del Izquierdo, José Luis
• Federico de los Llanos Rubio -> Llanos Rubio, Federico de los
• Carmen López-Cisneros Díez -> López-Cisneros Díez, Carmen
• Joao Chaves da Silva -> Chaves da Silva, Joao