Optimización de la Gestión de Correspondencia y Documentación Empresarial

Servicios Postales y Gestión de Correspondencia

Tipos de Envíos Postales

Cartas y Documentos

• Cartas: Peso máximo de 2 kg y dimensiones de hasta 60 cm.
• Tarjeta Postal: Cartulina rectangular con espacio para la dirección.
• Notificaciones Administrativas: Envíos de la administración y órganos judiciales que requieren seguridad y prueba de su entrega.

Paquetes

• Postal Exprés: Servicio urgente con entrega en un máximo de 24 horas.
• Paquete Postal: Mercancía de un máximo de 2 kg.
• Paquete Azul: Para envíos de más de 2 kg.

Otros Envíos

• Libros y Publicaciones: Hasta 2 kg para libros, revistas y periódicos.
• Envío Publicitario: Para envíos de publicidad diversa.
• Envíos Telegráficos:
  • Telegrama: Mensajes urgentes a través del servicio telegráfico nacional.
• Burofax: Envío de documentación urgente que tiene carácter de prueba frente a terceros.
• Apartado Postal: Buzón en la oficina de correos que se alquila para recibir correspondencia.

Modalidades de Envío

• Certificado: Correos garantiza que el destinatario ha recibido la entrega.
• Urgente: Garantiza la rapidez del envío.
• Reembolso: El destinatario debe pagar a Correos la cantidad indicada en el documento de envío al recibir la mercancía.
• Aviso de Recibo: Notifica al remitente que el envío ha sido entregado al destinatario, incluyendo la fecha y hora de entrega.
• Correo Digital: Permite enviar una carta, tarjeta postal o envío publicitario desde la página web de Correos, a través de la "Oficina Virtual".

Recepción y Registro de la Correspondencia

Proceso de Entrada de Correspondencia

• Recepción: Momento en que llega la correspondencia.
• Clasificación: Una vez recepcionada, se clasifica según su tipo (carta, factura, etc.) y el destinatario.
• Apertura y Selección: Algunas cartas son confidenciales y no deben abrirse, dependiendo del destinatario y las instrucciones recibidas.
• Registro: Aunque no es obligatorio por ley, la mayoría de las empresas mantienen un libro de registro de la correspondencia.
• Distribución: Entrega de la correspondencia al destinatario correspondiente.

Salida de la Correspondencia

Proceso de Envío de Correspondencia

El personal de la empresa y los departamentos entregan la correspondencia para su envío externo. Las tareas asociadas son:

• Registro: Anotación de la correspondencia saliente.
• Plegado y Ensobrado: Preparación física de los documentos para el envío.
• Franqueo y Expedición: Aplicación de sellos o franqueo y envío final de la correspondencia.

El Fax

Consideraciones para el Uso del Fax

1. El fax debe ser siempre escrito con ordenador o máquina de escribir, nunca a mano.
2. Debe incluir la siguiente información:
   • Quién lo envía.
   • A quién se le envía (destinatario, organismo o departamento).
   • El asunto.
   • El número de fax del destinatario.
   • La fecha.
   • El número de páginas.
   • Indicación de si es urgente o no.
3. El cuerpo del fax puede ser similar al de un correo electrónico.
4. El pie se utiliza para finalizar el fax.
5. El mensaje puede ser más resumido.
6. Para comunicados personales o confidenciales, no se debe utilizar el fax de la empresa.
7. No es apropiado utilizar el fax para ciertos acontecimientos o comunicaciones informales.

Estructura de Campos Comunes

Campos de un Fax

Fax: Fecha/Hora, Remitente, Número de fax de origen, Sección de destino, Asunto.

Campos de Correspondencia

Correspondencia: Número, Fecha, Destinatario (nombre o razón social), Localidad, Clase de envío, Anexos, Asunto, Departamento de origen.

Formato de Fax Escrito

Fax Escrito: De (unidad), Para (organismo), Fax/Teléfono, Asunto, Fecha, Número de página (incluida esta), Urgente (confirmar recepción), TEXTO.

Gestión Documental y Archivo

Concepto de Archivo

El archivo es el espacio físico o digital donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una empresa, pública o privada, como consecuencia de sus actividades, en cualquier soporte físico o informático.

Proceso de Archivo y Soportes

El proceso de archivo consiste en colocar los documentos y organizar el sistema informático para su correcta conservación, con los siguientes objetivos:

• Proporcionar un acceso rápido y fácil a la información.
• Decidir qué documentos se archivan y cuáles se eliminan.

Una vez definidos los documentos a archivar, se pueden elegir diferentes soportes de archivo:

• Archivadores de carpetas colgantes.
• Archivadores de carpetas verticales.
• Archivadores de tarjetas.
• Cajas de archivo.
• Archivadores informáticos (digitales).