Optimización de la Gestión de Correspondencia y Documentación Empresarial
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Servicios Postales y Gestión de Correspondencia
Tipos de Envíos Postales
Cartas y Documentos
- Cartas: Peso máximo de 2 kg y dimensiones de hasta 60 cm.
- Tarjeta Postal: Cartulina rectangular con espacio para la dirección.
- Notificaciones Administrativas: Envíos de la administración y órganos judiciales que requieren seguridad y prueba de su entrega.
Paquetes
- Postal Exprés: Servicio urgente con entrega en un máximo de 24 horas.
- Paquete Postal: Mercancía de un máximo de 2 kg.
- Paquete Azul: Para envíos de más de 2 kg.
Otros Envíos
- Libros y Publicaciones: Hasta 2 kg para libros, revistas y periódicos.
- Envío Publicitario: Para envíos de publicidad diversa.
- Envíos Telegráficos:
- Telegrama: Mensajes urgentes a través del servicio telegráfico nacional.
- Burofax: Envío de documentación urgente que tiene carácter de prueba frente a terceros.
- Apartado Postal: Buzón en la oficina de correos que se alquila para recibir correspondencia.
Modalidades de Envío
- Certificado: Correos garantiza que el destinatario ha recibido la entrega.
- Urgente: Garantiza la rapidez del envío.
- Reembolso: El destinatario debe pagar a Correos la cantidad indicada en el documento de envío al recibir la mercancía.
- Aviso de Recibo: Notifica al remitente que el envío ha sido entregado al destinatario, incluyendo la fecha y hora de entrega.
- Correo Digital: Permite enviar una carta, tarjeta postal o envío publicitario desde la página web de Correos, a través de la "Oficina Virtual".
Recepción y Registro de la Correspondencia
Proceso de Entrada de Correspondencia
- Recepción: Momento en que llega la correspondencia.
- Clasificación: Una vez recepcionada, se clasifica según su tipo (carta, factura, etc.) y el destinatario.
- Apertura y Selección: Algunas cartas son confidenciales y no deben abrirse, dependiendo del destinatario y las instrucciones recibidas.
- Registro: Aunque no es obligatorio por ley, la mayoría de las empresas mantienen un libro de registro de la correspondencia.
- Distribución: Entrega de la correspondencia al destinatario correspondiente.
Salida de la Correspondencia
Proceso de Envío de Correspondencia
El personal de la empresa y los departamentos entregan la correspondencia para su envío externo. Las tareas asociadas son:
- Registro: Anotación de la correspondencia saliente.
- Plegado y Ensobrado: Preparación física de los documentos para el envío.
- Franqueo y Expedición: Aplicación de sellos o franqueo y envío final de la correspondencia.
El Fax
Consideraciones para el Uso del Fax
- El fax debe ser siempre escrito con ordenador o máquina de escribir, nunca a mano.
- Debe incluir la siguiente información:
- Quién lo envía.
- A quién se le envía (destinatario, organismo o departamento).
- El asunto.
- El número de fax del destinatario.
- La fecha.
- El número de páginas.
- Indicación de si es urgente o no.
- El cuerpo del fax puede ser similar al de un correo electrónico.
- El pie se utiliza para finalizar el fax.
- El mensaje puede ser más resumido.
- Para comunicados personales o confidenciales, no se debe utilizar el fax de la empresa.
- No es apropiado utilizar el fax para ciertos acontecimientos o comunicaciones informales.
Estructura de Campos Comunes
Campos de un Fax
Fax: Fecha/Hora, Remitente, Número de fax de origen, Sección de destino, Asunto.
Campos de Correspondencia
Correspondencia: Número, Fecha, Destinatario (nombre o razón social), Localidad, Clase de envío, Anexos, Asunto, Departamento de origen.
Formato de Fax Escrito
Fax Escrito: De (unidad), Para (organismo), Fax/Teléfono, Asunto, Fecha, Número de página (incluida esta), Urgente (confirmar recepción), TEXTO.
Gestión Documental y Archivo
Concepto de Archivo
El archivo es el espacio físico o digital donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una empresa, pública o privada, como consecuencia de sus actividades, en cualquier soporte físico o informático.
Proceso de Archivo y Soportes
El proceso de archivo consiste en colocar los documentos y organizar el sistema informático para su correcta conservación, con los siguientes objetivos:
- Proporcionar un acceso rápido y fácil a la información.
- Decidir qué documentos se archivan y cuáles se eliminan.
Una vez definidos los documentos a archivar, se pueden elegir diferentes soportes de archivo:
- Archivadores de carpetas colgantes.
- Archivadores de carpetas verticales.
- Archivadores de tarjetas.
- Cajas de archivo.
- Archivadores informáticos (digitales).