Optimización de la Gestión de Correspondencia: Desde la Oficina hasta los Servicios Postales

Gestión Interna de Correspondencia: El Rol del Ordenanza

El sistema de distribución o reparto de la correspondencia variará en función de si la documentación a repartir tiene que circular dentro de una misma oficina o de una a otra planta de la empresa. Cuando las distancias aumentan, es conveniente contar con personas especializadas únicamente en el reparto del correo, conocidos como ordenanzas.

Normas para la Eficacia del Reparto Interno:

• Definir los recorridos, especificando cada "punto" (es decir, despachos, dependencias, etc.).
• Visitar todos los puestos de trabajo definidos.
• Evitar recados innecesarios.
• Cada punto del recorrido deberá tener al menos dos bandejas portapapeles: una para la correspondencia de salida y otra para la que se recibe.
• Clasificar la correspondencia según su destinatario.
• Entregar la correspondencia recibida y recoger aquella que se encuentre en las bandejas de salida.
• Para entregas urgentes, se les dará preferencia y se entregarán lo más rápido posible.

Servicios Postales del Sector Público

Este sector presta sus servicios o productos a través de la red de Correos y Telégrafos del Ministerio de Fomento, y pueden ser de varios tipos:

Documentos Personales

Son de carácter personal, cuya función es cubrir las necesidades básicas de comunicación de los ciudadanos. Tienen prioridad en el tratamiento postal y su característica más importante es la regularidad en el plazo de entrega. Se entregan siempre en el domicilio del destinatario.

La Carta Postal

Permite enviar documentos y mercancías hasta un máximo de 2 kg de peso, como envíos cerrados, en el ámbito nacional e internacional. Hay varios tipos:

• Carta Normal u Ordinaria: Es el servicio más usado entre particulares cuando el contenido no supera los 2 kg y no requiere entrega inmediata.
• Carta Certificada: Se entrega un resguardo en el momento de su admisión y su entrega al destinatario se realiza bajo firma.
• Carta Certificada con Aviso de Recibo: Permite la devolución al remitente de un impreso firmado por el destinatario.
• Carta Certificada con Valor Declarado: Permite asegurar el envío de objetos de valor.
• Carta Certificada Contra Reembolso: El destinatario, al recibir la carta, abonará una cantidad que se entregará al remitente mediante un giro postal.

Tarjetas Postales

Se utilizan cuando se desea enviar un mensaje breve y de carácter no confidencial.

Servicios de Paquetería Urgente

Comprende los servicios cuya característica principal es la calidad y el tratamiento de preferencia para los envíos de correspondencia, documentos y mercancías.