Optimización de la Gestión Documental y Archivo de Correspondencia Empresarial

Gestión Eficiente de Documentos y Correspondencia Empresarial

Tratamiento del Correo y Documentos

Organización del Archivo

• Centralizada: Los documentos son custodiados en un archivo general, lugar donde se recogen tanto los documentos recibidos como los enviados por los diferentes departamentos de la empresa.
• Descentralizada: Cada departamento gestiona sus propios documentos.

Sistemas de Archivo

• Convencional: Si el volumen es grande, puede representar un problema presupuestario para la empresa, pues se ha de tener en cuenta el espacio que ocupan y las personas que se encargan de su custodia y control. Esto representa costes que la empresa debe asumir, ya que el archivo es la memoria de la empresa.
• Microfilme: Permite archivar documentos, fundamentalmente mediante el cambio de soportes de los documentos electrónicos o de papel a un soporte fotográfico normalizado. Los microfilmes son películas fotográficas realizadas a escala reducida que permiten conservar una reproducción exacta de los documentos originales.
• Informático (Digital): Este tipo de archivos se almacenan en un ordenador. Pueden ser generados con un programa informático, como Word, o un documento en papel también forma parte de un archivo informático si se escanea y se guarda en un equipo.

Flujo de Correspondencia

Recepción de Correo

Una vez recibido el correo, es necesario comprobar los siguientes datos:

• Remitente
• Contenido
• Anexos (si los hay)
• Departamento o persona destinataria

Registro de Entrada de Correo

• Número de orden
• Fecha
• Remitente
• Clase
• Anexo
• Motivo
• Departamento que recibe la comunicación

Registro de Salida de Correspondencia

• Número de orden
• Fecha
• Destinatario
• Clase
• Anexo
• Observaciones

Registro de Entrada de Fax

• Día
• Hora
• Número de orden
• Remitente
• Resumen del contenido
• Departamento/persona que lo recibe
• Firma de la persona que lo recibe

Registro de Salida de Fax

• Día
• Hora
• Número de orden
• Destinatario
• Resumen del contenido
• Departamento que lo envía

Registro de Correo Electrónico

• Número
• Fecha
• Hora de recepción
• Localidad remitente
• Dirección electrónica
• Asunto
• Departamentos o personas destinatarias

Clasificación y Ordenación de Documentos

Clasificación Alfabética

Se realiza tomando como base el apellido de la persona o la razón social de la empresa que figura en el documento a archivar, similar a como se hace en las agendas telefónicas.

Clasificación Geográfica

Se estructura por:

• Autonomía
• Provincia
• Municipio
• Calle
• Nombre

Clasificación por Materias

Según el tema que traten, los documentos se agrupan de distintas formas. Puede ser por:

• Orden alfabético de las materias
• Agrupación de la materia según la categoría
• Numérico
• Alfanumérico

Clasificación Cronológica

Se ordena del más actual al más antiguo.