Optimización de la Gestión Documental: Métodos de Archivo y Hábitos Eficientes

Clasificación Documental por Criterio Geográfico o Demográfico

Ventajas

• Método sencillo, solo requiere conocer la población de referencia.
• No necesita índices auxiliares ni fichas complementarias.
• Indicado cuando la documentación no se asocie a una organización geográfica o por zonas para agrupar clientes o proveedores.
• La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables de acuerdo con la población, provincia o comunidad.
• Método que permite la ampliación.
• Combinable con otros criterios como el numérico o cronológico.

Desventajas

• Hay que designar la palabra ordenatriz para los nombres compuestos.
• Requiere que se indique con una marca cuando se extraen documentos o expedientes.
• No resulta adecuado para archivos muy voluminosos.

Clasificación por Materias o Asuntos

Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto, y ordenar la documentación de cada grupo siguiendo algunos de los sistemas vistos anteriormente: alfabético, numérico o cronológico.

Ventajas

• La localización de documentos es rápida, ya que se ubican por el asunto que tratan.
• Resulta un sistema abierto que permite intercalar nuevos asuntos.

Desventajas

• Un mismo documento puede referirse a más de un asunto; en este caso, hay que duplicarlo y colocar una copia en cada uno de los asuntos con los que esté relacionado.
• Hay que determinar previamente los asuntos o materias que presenten suficiente entidad para constituir un apartado del archivo.

Buenos Hábitos que Simplifican el Trabajo y Optimizan el Archivo

• Evitar la acumulación de papel en la mesa de trabajo:
  • Clasificar siempre los documentos.
  • Archivar los documentos.
  • Ser selectivos con los papeles.
  • Evitar hacer copias innecesarias.
• Orden: No dejar los papeles sueltos.
• Es mejor unir los papeles mediante grapas o pinzas.
• Evitar la duplicidad.
• Emplear códigos visuales para localizaciones rápidas:
  • Carpetas.
  • Separadores.
  • Etiquetas con anotaciones visibles.
• Marcar el lugar de un documento que se haya extraído.
• No acumular papel. Utilizar adecuadamente técnicas de expurgo.
• El archivo es un lugar donde la documentación se guarda debidamente organizada y debe permanecer así hasta su eliminación.

Expurgo Documental

Técnica de archivo que consiste en eliminar selectivamente los documentos que ya no son útiles.