Optimización de la Gestión Documental en Oficinas de Turismo

Gestión y Tratamiento de la Documentación en Oficinas de Turismo

La correcta gestión y tratamiento de la documentación es fundamental para el funcionamiento eficaz de cualquier oficina de turismo. Este proceso se articula en torno a tres tareas básicas que garantizan la disponibilidad y utilidad de la información para el visitante.

3 Tareas Básicas en la Gestión Documental Turística

1. Búsqueda de Información

Esta fase está directamente relacionada con los objetivos de la Oficina de Turismo. Es crucial conocer qué pretende nuestra oficina para establecer unos criterios claros a partir de los cuales:

• Se selecciona la información relevante para la Oficina de Turismo.
• Se rechaza el contenido que no sea pertinente.
• No se trata de abarcar toda la información disponible, ya que esto puede resultar contraproducente.

La búsqueda implica un acercamiento estratégico a las fuentes de información.

Tipos de Fuentes de Información Turística

• Productoras: Son aquellas entidades que generan la información directamente.
• Proveedoras: Son las que dan a conocer la información generada por otra entidad.

Las fuentes proveedoras se clasifican en cuatro categorías principales:

1. Según la relación de la fuente con el centro de información:
   • Internas
   • Externas
2. Según la naturaleza de la fuente:
   • Institucionales
   • Privadas
3. Según el medio por el que llegan:
   • Voluntarias
   • Involuntarias
4. Según el soporte:
   • Escritas
   • Audiovisuales
   • Otros

La información obtenida debe ser fiable, actual, relevante y accesible para asegurar su utilidad.

2. Almacenamiento de Documentos

Consiste en disponer del material para su uso y conservación, utilizando la estructura más adecuada posible. Para que el almacenamiento sea eficaz, se deben seguir estas pautas:

• Elegir una de las siguientes posibilidades de organización:
  • Por Colores: Identificar un documento por su color (p. ej., azul para costa, gris para ciudad, etc.).
  • Sistemático: Se organiza por su contenido y alfabéticamente, siendo la opción más usada y funcional (p. ej., Rutas en bici, Rutas a pie, etc.).
• Catalogar el documento para poder recuperarlo en cualquier momento mediante rótulos o sistemas de indexación.
• Clasificar y catalogar lo almacenado, considerando dos formas principales de almacenamiento:
  • Escrito: En formatos vertical, horizontal y perpendicular.
  • Digital: Archivos electrónicos y bases de datos.

3. Difusión de la Información

Esta es la última fase de la cadena documental en una oficina de turismo. Consiste en ofrecer al turista la información que necesita o brindarle la posibilidad de obtenerla por sí mismo, garantizando un acceso fácil y rápido a los datos relevantes.

Tipos de Documentación en Oficinas de Turismo

Documentación Interna

Es aquella que se encuentra dentro de la entidad, de carácter privado y con acceso más o menos restringido. Su propósito es apoyar la gestión y operación interna de la oficina.

Documentos Internos Más Utilizados:

• Bases de datos internas
• Actas de reuniones y memorias
• Periódicos y revistas internas
• Cartas administrativas y circulares

Documentación Externa

Es de acceso público, plural y abierto, diseñada para ser consultada por los visitantes y el público en general.

Documentos Externos Más Utilizados:

• Folletos turísticos (de hoteles, recursos turísticos, ocio, congresos, etc.)
• Mapas y planos (de carreteras, planos de ciudad, mapas topográficos, etc.)
• Terminales informáticos (pantallas de autoconsulta, tótems interactivos)