Optimización de la Gestión Documental y Protección de Datos Empresariales

Sistemas y Métodos de Organización Documental

Métodos de Clasificación de Archivos

Existen diversos métodos para organizar la documentación, entre los que destacan:

• Alfabético
• Numérico
• Alfanumérico
• Por Materias o Asuntos
• Cronológico
• Geográfico: En el sistema geográfico, se ordena la documentación conforme a los lugares geográficos asociados a la misma (domicilio, lugar de emisión, destino). Se tiene que tener en cuenta el país, la región o comunidad autónoma (CC. AA.), provincia, localidad y calle. La información se localiza primero por la CC. AA., luego la provincia y finalmente la población.

Principios Fundamentales en la Gestión Documental y de Datos

La Ley de las 3R: Hacia una Gestión Sostenible

La Ley de las 3R, propuesta por organizaciones ecologistas, promueve:

• Reducir el volumen de residuos.
• Reutilizar los materiales que pueden servir.
• Reciclar los materiales para crear otros nuevos.

Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD)

La Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), es de obligado cumplimiento para todas las empresas. Esta ley garantiza y protege el tratamiento que se da a los datos personales de los ciudadanos, así como sus derechos fundamentales, su honor e intimidad.

Principios clave de la LOPD:

• Los datos solo pueden recogerse cuando sean necesarios y previa información al interesado de que van a formar parte de un fichero con una finalidad específica.
• No podrán usarse para otra finalidad distinta sin el consentimiento del interesado.
• Una vez que los datos ya no tengan utilidad para el fin establecido, serán cancelados.
• La persona interesada podrá ejercer su derecho de cancelación sobre el uso de sus datos siempre que lo desee.
• Solo el personal autorizado tendrá acceso a los datos personales.
• Los datos nunca podrán usarse para un fin distinto al que motivó su recogida.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es el organismo público que vela por el cumplimiento de esta ley.

El Archivo Empresarial: Definición, Funciones y Mantenimiento

¿Qué es un Archivo y Cuál es su Importancia?

El archivo es la memoria de la empresa. La ley obliga a las empresas a guardar determinada documentación relacionada con su actividad, tanto por imperativo legal como por interés propio de la organización.

Funciones Clave del Archivo Físico

• Guardar y custodiar la documentación.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos.
• Constituir un centro de información.
• Cumplir con la normativa legal vigente.

Procesos de Gestión y Eliminación de Documentos

Expurgo de Documentos

El expurgo es una técnica de archivo que consiste en la selección y eliminación de los documentos que ya no tienen utilidad administrativa, legal o histórica, liberando espacio y optimizando la gestión.

Destrucción de Documentos

Existe la obligación legal de conservar durante seis años ciertos documentos (libros contables, nóminas, facturas, etc.). Dicha obligación persiste incluso después de que la empresa cese su actividad empresarial. Transcurrido el plazo legal o cuando los documentos ya no sean necesarios, se procederá a su destrucción segura.

Clasificación de los Archivos

Según el Grado de Centralización de la Información

Archivo Centralizado

Toda la documentación de la empresa se gestiona y custodia en un único lugar.

Ventajas:

• Eficacia en la gestión y organización.
• Menor coste de instalaciones, materiales y mano de obra.

Desventajas:

• Menor operatividad en el acceso departamental.
• Posibles retrasos en la gestión y consulta.
• Mayor coste de gestión si el volumen es muy alto.
• Con este sistema, no siempre queda registrado cuándo y a quién se entregan los documentos si no se implementan controles adecuados.

Archivo Descentralizado

Cada departamento o sección gestiona su propia documentación.

Ventajas:

• Mayor operatividad y agilidad.
• Rápida localización de documentos por parte de los usuarios directos.
• Evita los trámites de la gestión centralizada de documentos.

Desventajas:

• Mayor coste de gestión al repetirse las tareas de archivo en diferentes unidades.
• Mayor coste general (espacio, equipamiento).
• Menor eficiencia global y posible duplicidad de información.

Archivo Mixto

Este sistema combina las características de los dos anteriores. Concentra la documentación de interés general o histórico en un archivo central, y descentraliza el archivo por departamentos para los documentos de procesos vigentes. Una vez finalizados estos procesos, la documentación relevante se traslada al archivo central.

Se pueden identificar tres niveles:

• Nivel Básico: Archivo individual o de puesto de trabajo.
• Nivel Intermedio: Archivo departamental.
• Nivel Superior: Archivo general o central.

Según la Frecuencia de Consulta de la Documentación (Ciclo de Vida)

Archivo Activo (o de Gestión)

Es el lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia debido a que están relacionados con asuntos en trámite o de uso diario.

Archivo Semiactivo (o Intermedio)

Son los archivos donde se guarda la documentación que ha dejado de estar en la fase activa (consulta menos frecuente) pero que aún no se puede eliminar, ya sea por imperativo legal o por seguir teniendo valor administrativo o testimonial para la empresa.

Archivo Definitivo o Inactivo (Histórico)

Guarda los documentos que ya no son de uso frecuente (inactivos) pero que siguen teniendo un valor histórico, científico o cultural para la empresa o la sociedad, o que deben conservarse permanentemente por disposición legal. Pasado un tiempo, y si no poseen valor permanente, estos archivos se podrán eliminar porque habrá que dejar espacio para nueva documentación, procediendo a su destrucción conforme a la normativa.