Optimización de la Gestión de Personal en Proyectos

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Estimación del Personal Necesario

Para una correcta gestión, es crucial estimar la cantidad de personal necesario. Esto implica valorar la carga de trabajo de cada puesto, considerando la cantidad de personal, el tipo de trabajo y la cantidad de actividades. En este proceso, se deben tener en cuenta dos aspectos clave:

  • Una persona puede desempeñar distintos puestos de trabajo a la vez, siempre que sean compatibles.
  • Existen normativas que establecen un mínimo de personal, independientemente de la carga de trabajo.

Definición del Perfil del Personal

Según las funciones y tareas de cada puesto, se debe realizar un perfil profesional que detalle los requisitos y habilidades necesarios. La legislación vigente puede exigir un perfil específico para ciertos puestos. En proyectos de gran envergadura, es recomendable impartir cursos de formación complementaria antes de la ejecución.

Tipos de Personal

Es importante identificar la relación laboral del personal. Existen diferentes tipos:

  • Personal contratado deliberadamente
  • Personal perteneciente a la entidad del proyecto
  • Personal perteneciente a equipamientos aliados
  • Personal voluntario

Proceso de Selección de Personal

La selección de personal no debe basarse únicamente en la formación, sino también en la aptitud. Antes de iniciar el proceso, es fundamental definir las características del puesto de trabajo. Se deben considerar dos perfiles:

  • Perfil técnico: Formación/titulaciones, conocimientos específicos, participación en otros proyectos, experiencia, requerimientos del puesto, idiomas y conocimientos de ofimática.
  • Perfil competencial: Trabajo en equipo, habilidad de comunicación, habilidades sociales, toma de decisiones, capacidad de análisis, sentido organizativo y espontaneidad.

Estructura Departamental y Funciones

Se suele dividir el trabajo en departamentos o áreas funcionales:

  • Departamento de Compras: Encargado de la provisión de recursos materiales.
  • Departamento de Producción: Su objetivo es generar productos.
  • Departamento Comercial: Encargado de hacer atractivo el producto.
  • Departamento Económico: Gestión de recursos económicos y fondos de la entidad.
  • Departamento de Personal: Gestión de recursos humanos.
  • Departamento de Administración: Gestión de toda la documentación necesaria.
  • Departamento de Animación: Su principal función es planificar, organizar y ejecutar actividades con fines educativos, culturales o sociales.

Todos los departamentos deben trabajar de manera coordinada y sinérgica. Existen dos tipos de relaciones:

  • Relaciones verticales: Entre los distintos niveles jerárquicos.
  • Relaciones horizontales: Entre los miembros de un mismo nivel jerárquico.

Funciones del Jefe de Departamento

La misión del jefe de departamento es planificar, coordinar, organizar y gestionar el departamento. Sus funciones son:

  • Coordinación y comunicación con otros departamentos.
  • Seleccionar y formar al personal del departamento.
  • Coordinar, dirigir y gestionar al equipo.
  • Estimular, informar y representar a su personal.
  • Programar las actividades, fijando objetivos y estableciendo la planificación temporal.
  • Distribuir el trabajo, evaluar y supervisar su desarrollo.
  • Contactar con proveedores y empresas colaboradoras.
  • Llevar a cabo actividades de promoción o difusión del proyecto.

Funciones del Animador

El animador tiene las siguientes funciones:

  • Programar y controlar las actividades.
  • Seleccionar los recursos materiales y de infraestructuras, responsabilizándose de estos.
  • Entretener a los participantes y promover su participación.
  • Evaluar los resultados, obteniendo información sobre el grado de satisfacción.

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