Optimización Organizacional: Metodologías Clave para la Mejora Continua

Este documento presenta metodologías fundamentales para el diagnóstico y la mejora del desempeño organizacional, abordando la identificación de errores, la planificación estratégica y el desarrollo de soluciones efectivas.

Revisión por Funciones

Este enfoque permite **detectar los errores** identificados en las actividades desarrolladas por la organización y nos lleva a proponer **mejoras específicas** para el óptimo desempeño de dichas actividades y, por consiguiente, de la organización en su conjunto.

Pasos de la Revisión por Funciones:

1. Familiarización con la Organización

   • Conocimiento profundo del sistema organizacional.

2. Definición de Objetivos y Actividades Formales del Sistema

   • Establecimiento claro de "¿Qué debería hacerse?" según los estándares y objetivos.

3. Obtención de las Actividades Actuales del Sistema

   • Identificación de cómo se está desarrollando cada actividad en la práctica.

4. Comparación y Detección de Discrepancias

   • **Análisis de las funciones** mediante la comparación del **sistema real** y el **sistema formal**.
   • Detección de actividades que no se están realizando o se realizan de forma ineficiente.

5. Propuesta de Modificaciones y Evaluación de Impacto

   • Sugerencia de modificaciones para corregir el funcionamiento.
   • **Análisis del impacto** potencial de las modificaciones propuestas.

Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

La matriz **FODA** es una herramienta estratégica que permite conformar un **cuadro de la situación actual** de la organización, identificando factores internos y externos relevantes para la planificación.

• Fortalezas: Aspectos **internos positivos** que deben **utilizarse** para potenciar el desempeño.
• Oportunidades: Factores **externos positivos** que deben **aprovecharse** para el crecimiento y desarrollo.
• Debilidades: Aspectos **internos negativos** que deben **eliminarse** o mitigarse.
• Amenazas: Factores **externos negativos** que deben **sortearse** o gestionarse para evitar impactos adversos.

Desarrollo Organizacional (DO)

En el **Desarrollo Organizacional (DO)**, el objetivo es plantear soluciones a situaciones **problemáticas o conflictivas** mediante un proceso de **autoanálisis** que debe conducir a un **plan de acción** efectivo para la mejora continua.

Fases del Proceso de Desarrollo Organizacional:

1. Selección del Grupo de Trabajo

   • Conocimiento del sistema e inclusión de personas con **poder de decisión** y experiencia relevante.

2. Entrenamiento y Capacitación

   • Capacitación del grupo para fomentar el **trabajo en equipo** y la colaboración efectiva.

3. Generación de Síntomas Individuales

   • Identificación de **síntomas individuales** (fenómenos reveladores de situaciones problemáticas o señales de eventos futuros).

4. Generación de Lista Colectiva de Síntomas

   • Creación de una **lista colectiva de síntomas**: Cada miembro comparte un síntoma de forma secuenciada, y el facilitador los registra en un rotafolio.

5. Proceso de Síntesis y Generación de Problemas

   • La **síntesis** se realiza por subsistema, según sus funciones, para consolidar los síntomas en problemas definidos.

6. Clasificación y Jerarquización de Problemas

   • **Clasificación y jerarquización de problemas**: Evaluación de los problemas según criterios de importancia y urgencia.

7. Planteamiento de Soluciones

   • Desarrollo de **soluciones** creativas y efectivas (ej. mediante cuestionarios sobre cómo optimizar el sistema).

8. Elaboración del Plan de Trabajo

   • Definición de **responsables**, **plazos** y **presupuestos** para implementar las acciones propuestas en el plan de trabajo.