Optimización del Proceso de Compra Empresarial: Fases y Estrategias Clave

Proceso de Compra

Proceso que gestiona la compra de las mercancías y servicios necesarios para la producción de otros productos y servicios más elaborados o para la reventa de los productos comprados.

Diferencia entre Aprovisionamiento y Gestión de Compras

Comprar es una parte del aprovisionamiento. Además, engloba el determinar lo que es necesario comprar y el tratamiento que se le debe dar a lo comprado.

Análisis de las Necesidades

Necesidades Estratégicas

Relacionadas con los objetivos estratégicos de la empresa. Las más importantes son:

• Disminución de costes.
• Aumento de calidad.
• Aumento de rentabilidad.

Necesidades de Desarrollo de la Actividad

La más importante es el aprovisionamiento para la producción y comercialización.

Desarrollo de las Especificaciones

El departamento que precisa aprovisionarse debe hacer una descripción detallada de las características específicas del producto que necesita.

Ejecución de la Compra

Hay una etapa previa denominada preparación de compra que consiste en el desarrollo de un proceso de negociación entre la empresa compradora y el proveedor seleccionado. La ejecución de la compra se desarrolla con el lanzamiento de la orden de compra por parte de la empresa que va a adquirir el producto.

La nota de pedido es la solicitud de mercancías que el comprador hace al vendedor bajo unas condiciones pactadas. Sus características son:

• La expide el comprador y la recibe el vendedor.
• No tiene que responder a una forma determinada.
• Concreta los derechos y deberes de las partes.
• Nace de un pacto previo entre las partes.

Seguimiento y Control de la Compra

Seguimiento del Pedido

El pedido se puede lanzar utilizando cualquier medio de comunicación al alcance de la empresa: correo, teléfono, internet, etc.

Recepción de la Mercancía

Cuando la mercancía llega a la empresa, es preciso realizar las siguientes acciones:

• Descargar mercancía.
• Verificar que la mercancía recibida corresponde con la pedida.
• Verificar los documentos que acompañan a la mercancía.
• Depositar la mercancía en el almacén.
• Introducir los datos en los registros.

Orden de Pago

El departamento de compras emite una orden de pago al departamento financiero para que pague la factura.

Control de Incidencias

Para finalizar el proceso es conveniente revisar su desarrollo con el fin de determinar aquellas incidencias que hayan podido hacerlo ineficiente.

Evaluación de Resultados

Se evalúa y valora el resultado de la compra en función de la satisfacción de las necesidades de la empresa y el cumplimiento de los acuerdos por parte de los proveedores. Los resultados pueden ser dos:

• Cumplimiento: Se tendrá en cuenta al proveedor en compras futuras.
• Incumplimiento: Puede dar lugar a reclamaciones y anulaciones.

Registro de Incidencias

Las incidencias son todas aquellas desviaciones sobre lo establecido que se producen en el desarrollo de un determinado proceso. Deben ser comunicadas al departamento de calidad, que es el encargado de registrarlas y analizar sus causas y consecuencias.

Calidad en la Gestión de Compras

Objeto

Señala la finalidad del procedimiento de calidad que se desea implantar en la empresa. En las compras, se define como el procedimiento que describe la forma en la que se deben hacer las solicitudes de necesidades de mercancías, equipos, suministros y servicios.

Alcance

Indica las actividades sobre las que incide directamente el procedimiento de calidad. Es una descripción de las actividades que se deben realizar de acuerdo a la norma de calidad.

Procesos Relacionados

Son el resto de los grandes procesos que lleva a cabo la empresa que dependen del que se ha definido como de calidad.

Archivo

El almacenamiento y la conservación de la documentación generada en un proceso es fundamental para el desarrollo de las operaciones administrativas de una empresa.