Optimización de Procesos Administrativos: Procedimientos, Sistemas y Reorganización

Procedimientos

Un procedimiento se define como un conjunto de pasos con una secuencia lógica, interdependientes y concatenados, donde los recursos humanos administran otros recursos, tales como: tiempo, recursos técnicos, tecnológicos, financieros y físicos, para completar una rutina de trabajo en forma eficiente. De estos planteamientos, observamos como elementos básicos las siguientes características:

• Conjunto de pasos, tareas, operaciones o actividades: Existe una secuencia lógica de interdependencia entre estas. Para que cada una de las acciones sea ejecutada, es necesario que se cumpla la acción correspondiente a cada antecesor; es decir, que cada uno entregue sus actividades o insumos para llevar a cabo el siguiente paso.
• La unidad entre las partes de un procedimiento comprende: Los diferentes pasos, tareas, operaciones o actividades son responsabilidad del personal que ocupa un puesto. Este los ejecutará dentro del departamento, espacio y tiempo requerido por la secuencia lógica, aplicando el método y las técnicas establecidas a fin de lograr los objetivos propuestos de manera eficiente.
• Ámbito predeterminado, recursos físicos: Equivale al departamento o lugar donde se ejecuta cada paso o actividad.
• Recursos, tiempo de realización: Significa que cada paso se ejecuta en un tiempo específico que, al ser sumado, dará como resultado el tiempo real de ejecución de la rutina de trabajo.

Sistemas

Un sistema es una asociación de partes interrelacionadas e interdependientes. A continuación, se detallan sus características:

• Conjunto o asociación: Indica que hay varios elementos que conforman al sistema, y esos elementos pueden ser procedimientos y métodos, aun cuando se evidencia que también pueden ser programas, técnicas u otros aspectos relacionados con los sistemas administrativos.
• Relacionados entre sí e interdependientes: Este aspecto, ya referenciado en el punto anterior, procedimiento, implica que hay contactos directos frecuentes entre los elementos del sistema (tiempo, pasos, personal, técnicas, tecnología, espacio).
• Objetivos y metas comunes: Ello implica que los elementos del sistema tienen objetivos comunes (propósito) que lograr en un tiempo determinado (metas).
• Contribuir a realizar una función: Los elementos del sistema deben ejecutar actividades afines para alcanzar los objetivos planificados y organizados.
• Forman un todo: Conforman una unidad de partes, procesos, funciones, metas, objetivos y personas que deben contribuir al logro de objetivos y metas comunes a ellos.

Reorganización

El desarrollo de una iniciativa global de reestructuración puede encontrar su origen en variables internas, como la determinación de nuevos objetivos y programas, la expansión de la organización, cambios de estrategias o dificultades en el proceso de toma de decisiones. También puede originarse en variables externas relacionadas con la modificación de condiciones económicas del país, cambios en el marco legal ambiental, o por demanda de clientes de productos y/o servicios, entre otros aspectos.

Para reorganizar es necesario:

• Que haya una causa que justifique el inicio, desarrollo y finalización de un estudio analítico.
• Que las causas que indican la necesidad de reorganizar sean por factores internos a la empresa, como: objetivos, programas, expansión, cambios de estrategia, espacio, políticas, procedimientos, etc.; o por factores externos de tipo social, económico, tecnológico, legal, ideológico, etc.
• Que el estudio-análisis sea sistemático y tome en cuenta factores internos y externos para que el diagnóstico sea adecuado y, en función de ello, fundamentar las soluciones que permitirán la reducción de todo lo innecesario en los procesos, contribuyendo con el logro de la eficiencia.

Adicionalmente, en la etapa de análisis en una iniciativa de reorganización podemos obtener:

• Elementos de juicio que sirvan para planificar la reorganización.
• Detectar antecedentes que causan problemas.