Gestión Eficiente: Procesos Clave en Contabilidad, Tesorería y RRHH

Este documento detalla los procedimientos esenciales y las responsabilidades departamentales en diversas operaciones administrativas y contables de una empresa.

1. Proceso de Pedido de Material de Oficina por RRHH

Pregunta: El departamento de Recursos Humanos (RRHH) quiere hacer un pedido de material de oficina. ¿Qué debe hacer?

Respuesta:

1. El departamento de RRHH debe enviar una nota interna de pedido al departamento de Compras.
2. El departamento de Compras será el encargado de realizar el pedido al proveedor.

2. Pago de Facturas a Proveedores mediante Transferencia Bancaria

Pregunta: Tenemos que pagar la factura de un proveedor mediante transferencia bancaria. Indica qué departamento debe hacerlo y el proceso seguido para ello.

Respuesta: El departamento de Tesorería es el encargado de gestionar este proceso.

Pasos del Proceso de Pago:

1. Tesorería recibe la factura de Contabilidad, una vez que esta ha sido contabilizada y sellada.
2. Verifica la forma de pago y la fecha de vencimiento de la factura.
3. Registra al proveedor en la ficha de proveedores (si no estuviera ya registrado).
4. Registra el pago en el libro auxiliar de pagos.
5. Cuando se produce el vencimiento, Tesorería realiza la orden de transferencia y la envía al banco.
6. El banco transfiere el dinero al proveedor y realiza el cargo en la cuenta de la empresa.
7. Posteriormente, el banco envía el detalle de movimiento bancario.
8. Una vez recibido el detalle, Tesorería lo anota en el libro auxiliar de pagos.
9. Finalmente, Tesorería envía la factura y el justificante de pago a Contabilidad para que contabilice el pago y proceda al archivo de ambos documentos.

3. Gestión Contable de Facturas de Ventas

Pregunta: Contabilidad recibe de Ventas la factura n° 3. Simula el asiento que refleje dicha operación e indica qué cometidos tiene Contabilidad respecto a dicha factura.

Respuesta:

Asiento Contable de Factura de Venta:

DEBE:
(430) Clientes                                 XXX
HABER:
(700) Ventas de mercaderías                    XXX
(477) Hacienda Pública, IVA repercutido        XXX

Cometidos del Departamento de Contabilidad:

1. Contabilidad recibe la factura de Ventas y analiza el documento.
2. Realiza el asiento contable correspondiente y lo anota en el libro mayor.
3. Sella la factura como "contabilizada", indicando la fecha y el número de asiento.
4. La envía al departamento de Tesorería para que gestione el cobro.

4. Proceso de Cobro de Facturas mediante Cheque

Pregunta: Nuestro cliente nos envía un cheque para el pago de la factura n° 3. Indica de forma ordenada los pasos seguidos por los departamentos de Tesorería y Contabilidad en todo el proceso hasta el archivo de la factura.

Respuesta:

Pasos del Departamento de Tesorería:

1. Tesorería recibe la factura de Contabilidad.
2. Registra al cliente en la ficha de clientes (si no estuviera ya registrado).
3. Registra el cobro de la factura en el libro auxiliar de cobros.
4. Al vencimiento, el cliente envía un cheque, que Tesorería envía al banco para su cobro.
5. El banco abona el importe del cheque y envía el detalle de movimiento bancario.
6. Una vez recibido el detalle, se anota en el libro auxiliar de cobros, sellándolo como "cobrado".
7. La factura y el justificante de cobro se envían a Contabilidad.

Pasos del Departamento de Contabilidad:

1. Contabilidad analiza los documentos (factura y justificante de cobro).
2. Realiza el asiento contable en el libro diario correspondiente y la anotación en el libro mayor.
3. Finalmente, sella la factura con el sello de "cobrado" y la adjunta junto con el justificante de cobro para su archivo definitivo.

5. Asiento Contable de Cobro de Factura

Pregunta: Simula el asiento de cobro de la factura anterior.

Respuesta:

DEBE:
(572) Bancos e instituciones de crédito    XXX
HABER:
(430) Clientes                            XXX

6. La Conciliación Bancaria: Concepto y Responsables

Pregunta: ¿En qué consiste la conciliación bancaria? Indica el departamento o departamentos que deben realizarla.

Respuesta:

¿Qué es la Conciliación Bancaria?

Es un proceso que permite la comparación entre las anotaciones de una cuenta corriente realizadas por el banco y la cuenta mayor de bancos correspondiente a la contabilidad de una empresa. Su finalidad es identificar las diferencias y sus causas para realizar los respectivos ajustes y correcciones.

Departamentos Responsables de la Conciliación Bancaria:

Los departamentos encargados de realizar la conciliación bancaria son Tesorería y Contabilidad.

7. Obligaciones Trimestrales de la Empresa

Pregunta: ¿Qué operaciones debe realizar la empresa trimestralmente? Indica los documentos que deben cumplimentarse para cada una de ellas.

Respuesta:

Operaciones Trimestrales y Documentos Asociados:

• Liquidación del IVA: Se cumplimenta el Modelo 303.
• Liquidación del IRPF (retenciones e ingresos a cuenta): Se cumplimenta el Modelo 111.
• Balance de Comprobación de Sumas y Saldos: Aunque este balance suele realizarse mensualmente, es fundamental para la revisión trimestral de la situación contable.

8. Retenciones en Nóminas por el Departamento de RRHH

Pregunta: ¿Qué retenciones debe practicar el departamento de RRHH de los sueldos de sus trabajadores?

Respuesta: El departamento de Recursos Humanos (RRHH) debe practicar las siguientes retenciones sobre los sueldos de sus trabajadores:

• Retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
• Cotizaciones a la Seguridad Social (también conocidas como seguros sociales).

9. Asiento Contable de Nóminas y Retenciones

Pregunta: Simula el asiento completo que refleje los sueldos percibidos por los trabajadores y las retenciones practicadas.

Respuesta:

Asiento de Devengo de Nóminas:

DEBE:
(640) Sueldos y Salarios                               2.000
(642) Seguridad Social a cargo de la empresa             400
HABER:
(476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores      800
(4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones       380
(465) Remuneraciones pendientes de pago                1.220

Asiento de Pago de Nóminas:

DEBE:
(465) Remuneraciones pendientes de pago                1.220
HABER:
(572) Bancos e instituciones de crédito                1.220

10. La Cuenta 476: Organismos de la Seguridad Social, Acreedores

Pregunta: ¿Qué recoge la cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social, acreedores)? ¿En qué momento se salda dicha cuenta y por qué motivo?

Respuesta:

Contenido de la Cuenta 476:

Esta cuenta recoge tanto la cotización a la Seguridad Social a cargo del empresario como la parte correspondiente al trabajador.

Momento y Motivo de la Liquidación de la Cuenta 476:

Se liquida (salda) en los primeros 20 días del mes siguiente al devengo. El motivo es que la empresa actúa como intermediario entre la Seguridad Social y el trabajador para agilizar el proceso de recaudación de las cotizaciones.