Optimización de Procesos: Gestión de Cobros y Pagos Comerciales
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Gestión de Cobros: Procedimientos y Documentación
Realización del Cobro
La realización del cobro se efectúa entre comerciantes. No es frecuente el uso de efectivo para cobros o pagos; por lo tanto, un cheque es la forma más habitual de realizar un cobro. Una vez que la operación es correcta, se emite la constancia de la recepción de los valores, llamada recibo.
Qué Hacer Cuando se Recibe el Dinero o los Valores
Búsqueda de la Información
Se verifica la coincidencia entre los datos de los listados y el cobro efectuado.
Resultado de la Búsqueda
Se extiende un recibo como constancia del cobro efectuado.
Secuencia de Cobro
Para una gestión eficiente del cobro, se sigue la siguiente secuencia:
- Se consulta el listado de las facturas pendientes de pago.
- Se consulta el listado de proveedores de quienes se ha recibido resumen de cuenta.
- Se preparan los valores por entregar.
- Se comparan los importes de los valores que figuran en los listados.
- Si no hay coincidencia, se corrigen los errores.
- En caso de no haber errores, se envían esos valores a los proveedores, quienes a su vez envían el recibo.
Derecho de Cobro
Para determinar el derecho de cobro, se registra: Quién pagó y Cuánto pagó a través de la Ficha de Clientes (cuentas corrientes).
Cómo se Recibe el Pago
Los pagos pueden recibirse de diversas formas, cada una con su registro específico:
- Dinero en efectivo: A través de la Ficha de Caja.
- Cheques: A través de la Ficha de Cheques Recibidos.
- Pagarés: A través de los Libros de Vencimientos.
Documentación Clave en la Gestión de Cobros
Ficha de Caja
Muestra las entradas y salidas de dinero, así como el saldo del efectivo.
Ficha de Cheques Recibidos
Muestra las entradas y salidas de esos valores, así como el saldo de cheques recibidos en existencia.
Libro de Vencimientos
Es un conjunto de planillas que muestra los vencimientos de los pagarés recibidos o pagados, permitiendo llevar a cabo el control de documentos.
Gestión de Pagos: Operaciones y Control
Operación Básica de Pagos
Abarca un conjunto de acciones tendientes a cancelar las deudas contraídas al hacer las compras de bienes o servicios a crédito.
Qué es lo que se Debe Pagar
Búsqueda de la Información
Un listado de las facturas pendientes de pago, que se comparan con los resúmenes de los proveedores.
Resultado de la Búsqueda
Listado de los importes que se deben pagar en el mes.
A Quién se le Debe Pagar
Búsqueda de la Información
Listado de proveedores con el saldo de cada uno y la fecha de vencimiento.
Resultado de la Búsqueda
Conocimiento de las deudas que se tienen con los proveedores.
Qué se Debe Hacer Cuando se Envía Dinero o Valores
Búsqueda de la Información
Se verifica la coincidencia entre los datos de los listados y el pago efectuado.
Resultado de la Búsqueda
Se debe exigir un recibo como constancia del pago efectuado.
Secuencia de un Pago
Para una correcta ejecución de los pagos, se sigue la siguiente secuencia:
- Se consulta el listado de las facturas pendientes de pago.
- Se consulta el listado de proveedores de quienes se ha recibido resumen de cuenta.
- Se preparan los valores a entregar.
- Se comparan los importes de los valores con los que figuran en los listados.
- Si hay coincidencia, se envían esos valores a los proveedores.
Anotación de Pago
La anotación de pago implica registrar:
- La Deuda: A quién se paga y cuándo se le paga a través de la Ficha del Proveedor (C/C).
- Valores Entregados:
- Dinero en efectivo: Ficha de Caja.
- Cheques: Ficha de Banco.
- Pagarés: Libro de Vencimientos.