Optimización de Puestos y Procesos Organizacionales: Descripción, Manuales y Diagramas

Descripción Detallada de Puestos

El análisis de puesto es una técnica que clasifica pormenorizadamente las labores desempeñadas en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto). También describe las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña.

Componentes del Análisis de Puesto

• Identificación: Datos generales del puesto.
• Descripción genérica: Descripción sintética de las principales funciones y responsabilidades.
• Descripción específica: Descripción detallada de las actividades:
  • Actividades diarias y constantes.
  • Actividades periódicas.
  • Actividades esporádicas.
• Perfil del puesto o requisitos: Requisitos físicos, mentales, de personalidad, habilidades, competencias y responsabilidades necesarias para desempeñar el puesto.

Manuales de Organización: Herramientas para la Eficiencia

Los manuales de organización son documentos que contienen, de forma sistemática, información acerca de la organización.

Ventajas de los Manuales de Organización

• Aseguran el respeto a la estructura formal.
• Promueven la eficiencia de los empleados.
• Son una fuente de información y capacitación.
• Evitan la duplicidad de funciones.
• Contribuyen al mejoramiento de sistemas, procesos y operaciones.

Tipos de Manuales

• De organización.
• Departamentales.
• De políticas.
• De procedimientos.
• De puesto.
• Específicos.

Manual de Organización: Estructura y Contenido

Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas y niveles jerárquicos.

Estructura del Manual de Organización

• Introducción.
• Identificación de la empresa.
• Reseña histórica.
• Objetivos.
• Misión.
• Visión.
• Valores.
• Organigrama.
• Descripción de los cargos.
• Glosario.

Manual de Políticas: Lineamientos para la Toma de Decisiones

El manual de políticas es la descripción detallada de los lineamientos que deben seguir los ejecutivos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

Áreas que Abarca el Manual de Políticas

• Comercialización.
• Producción.
• Recursos Humanos.
• Finanzas.

Manual de Procedimientos: Guía Operativa de la Empresa

El manual de procedimientos es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa.

Elementos del Manual de Procedimientos

• Normas de procedimientos: Relación por escrito de la secuencia de los procedimientos.
• Flujogramas: Descripción gráfica de los procedimientos.

Manual de Puesto: Descripción Específica de Labores

El manual de puesto precisa las labores, los procedimientos y rutinas de un puesto en particular.

Diagramas de Proceso: Representación Gráfica de Actividades

Los diagramas de proceso son la representación gráfica del conjunto de actividades para realizar una función.

Beneficios de los Diagramas de Proceso

• Simplificar el trabajo.
• Mejorar los procesos.
• Eliminar demoras y tiempos ociosos.

Tipos de Diagramas y Símbolos

• Flujo de operaciones.
• Procedimientos.
• Simbología:
  • Círculo (inicio).
  • Rectángulo (operación).
  • Flechas (traslado).
  • Rectángulo a la mitad (demora).
  • Cuadrado (actividad en proceso).
  • Rombo (decisión).
  • Rectángulo (almacenamiento).

Estudio de Tiempos y Movimientos: Optimización del Trabajo

El estudio de tiempos y movimientos es un análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar un trabajo.

Objetivos del Estudio de Tiempos y Movimientos

• Minimizar el tiempo requerido para la ejecución de trabajos.
• Conservar los recursos y minimizar los costos.
• Proporcionar un producto confiable y de alta calidad.
• Eliminar o reducir los movimientos ineficientes y acelerar los eficientes.