Optimización de Reuniones: Estrategias Efectivas para la Colaboración Grupal

Técnicas y Dinámicas Esenciales para la Colaboración Grupal

Análisis de Anteproyectos

Consiste en el estudio, debate y posicionamiento de un grupo frente a una propuesta presentada por uno o varios de sus miembros al colectivo general.

Análisis de Proyectos

Es el estudio colaborativo de un problema y la elaboración de una solución.

Asamblea

Reunión numerosa de personas convocadas con un fin específico. Sirve como medio para mantener informados a todos los miembros de una organización, implicarlos como parte activa de la misma y fomentar su participación.

Conferencia

Es una exposición oral que puede ir seguida de un coloquio. Su propósito es proporcionar información, motivar y persuadir.

Congreso

Reunión en la que participa un gran número de personas. Su finalidad es la toma de decisiones, la resolución de problemas, el intercambio de información, entre otros.

Debate

Discusión estructurada entre dos o más personas sobre un tema específico. Generalmente, está integrado por:

• Un director o coordinador.
• Un secretario.
• Los participantes.
• Un moderador que concede la palabra.

En una variante de esta técnica, las personas pueden dialogar por parejas para discutir un problema del momento en voz baja, sin que los demás se enteren, antes de una puesta en común.

Dramatización

Representación de una situación real por los miembros de un grupo. Requiere la presencia de un coordinador y cierta madurez por parte del grupo.

Juego de Roles

Se determinan los roles característicos de una situación o problema. El grupo estudia la situación, observa y, posteriormente, se abre una discusión general. Permite analizar situaciones problemáticas para el grupo, reviviendo sus aspectos conflictivos.

Estudio de Documentos

Consiste en el estudio de un documento que ha sido previamente revisado por cada uno de los miembros del equipo, y de cuyo examen se obtendrán conclusiones o decisiones.

Estudio de Casos

El proceso de la reunión se basará en datos o hechos, sobre los cuales el equipo debe:

• Estudiar los datos y la implicación de las personas.
• Analizar las causas.
• Prever las consecuencias.
• Deducir conclusiones.
• Decidir una estrategia de intervención.

Solicitud de Opiniones por el Coordinador

El coordinador puede sugerir que los comentarios son bienvenidos por el grupo y solicitar a personas específicas que compartan sus opiniones.

El Conflicto en la Dinámica Grupal

Pueden surgir muchos conflictos en los debates y reuniones. Aunque a menudo se percibe como negativo, el conflicto puede ser positivo si conduce a la innovación. Es, de hecho, un elemento necesario en el proceso de toma de decisiones en grupo.

Simposio

Consiste en exposiciones orales de un grupo de individuos sobre diferentes aspectos de un mismo problema o tema. Su objetivo es proporcionar información exhaustiva sobre las diversas facetas de una cuestión.

Foro

El grupo realiza un debate abierto en torno a un tema, hecho o problema. Permite que un gran número de personas manifiesten sus puntos de vista sobre un tema o problema.

Phillips 6/6

Un grupo se subdivide en subgrupos de seis personas, quienes discuten la cuestión propuesta durante seis minutos. Posteriormente, se realiza una puesta en común. Esta técnica amplía la base de comunicación y participación. Su principal inconveniente es que las aportaciones suelen ser superficiales y dispersas debido a su brevedad.