Optimización de Sistemas de Información Empresarial: Fundamentos y Aplicación Estratégica

La información es el resultado de datos procesados que agregan elementos útiles, presentados en el momento oportuno para la toma de decisiones.

Importancia de la Información en la Organización

La información es fundamental para:

• La toma de decisiones estratégicas y operativas.
• Controlar la gestión y el desempeño.
• Elaborar registros contables.
• Brindar información confiable a terceros interesados.

Un sistema de información se define como un conjunto de procesos y procedimientos interrelacionados.

Justificación de un Sistema de Información Adecuado

La necesidad de contar con un buen sistema de información se justifica por varios factores críticos:

La Excelencia como Objetivo de Supervivencia

La excelencia es hoy para las empresas un objetivo de supervivencia. Su logro depende del monitoreo recurrente de su gestión. La empresa debe lograr diferenciarse de la competencia, intentando alcanzar la excelencia en sus operaciones.

Diagnóstico y Solución Oportuna

Un adecuado sistema de información nos permite, de forma oportuna y confiable, obtener datos útiles para poder diagnosticar la situación del ente en sus distintas áreas y ser capaz de encarar soluciones a tiempo.

Conocimiento del Entorno Estratégico (Análisis FODA)

La dirección de la organización necesita conocer a fondo las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la organización (FODA).

Detalle de los Componentes del FODA

Amenazas (Factores Externos Negativos)

Son aquellas características del entorno que pueden incidir negativamente en el desarrollo del proyecto (ejemplo: campañas de promoción, ofertas, u otras acciones de la competencia). Son posibilidades negativas.

Fortalezas (Factores Internos Positivos)

Son características positivas intrínsecas de tu empresa que te diferencian de la competencia (ejemplo: buena infraestructura y personal cualificado). ¡Úsalas estratégicamente!

Oportunidades (Factores Externos Positivos)

Son posibilidades positivas que están en el mercado para todas las empresas y hay que aprovecharlas (ejemplo: ser la única empresa que tiene ciertos productos, o la existencia de personal sin experiencia que puede ser formado).

Debilidades (Factores Internos Negativos)

Son características intrínsecas que representan problemas presentes (ejemplo: personal en contra de algún cambio o política de la empresa, o la presión de ofertas de la competencia). Deben estar relacionadas a acciones que permitan definir una estrategia para eliminarlas.

Estructura de los Sistemas de Información Contable

Actualmente, un sistema de información contable se aplica mediante subsistemas interrelacionados entre sí, cubriendo las principales funciones empresariales:

• Función de Comercialización.
• Función de Compras.
• Función de Administración y Finanzas.
• Función de Producción.

Definición de Organización

La Organización es un sistema social compuesto por grupos de individuos que desempeñan roles, cuyas actividades están interrelacionadas y coordinadas para el logro de los objetivos comunes a través de la utilización de recursos.

Tipos de Organizaciones

• Organizaciones sin fines de lucro: Iglesia, un club deportivo, las universidades, etc.
• Organizaciones con fines de lucro: Las empresas comerciales.