Optimización de Territorios y Rutas Comerciales para Vendedores

Organización del Territorio y las Rutas Comerciales

1. Noción de Territorio: Características y Establecimiento

Territorio: Conjunto de clientes actuales y potenciales, asignados a un vendedor y localizados en un área geográfica determinada.

La noción de territorio implica considerar:

• Cómo se organiza la fuerza de ventas.
• Los canales de distribución utilizados.
• La política de distribución implementada.

Ventajas de una adecuada definición de territorios:

• Facilita la programación: Permite establecer objetivos claros para los vendedores y realizar estudios de mercado precisos.
• Facilita la acción de ventas: Equilibra la carga de trabajo y aumenta la eficiencia del equipo comercial.
• Facilita el control de resultados: Evita la duplicidad de esfuerzos y el solapamiento de tareas. Optimiza las acciones comerciales.
• Mejora la imagen de la empresa: Transmite confianza y rigor a los clientes y al mercado en general. Refleja una organización sólida.

Características de un territorio bien definido:

• En relación a tamaño y ubicación: Debe ser económicamente viable y accesible para los vendedores.
• En relación a los criterios de división: Debe seguir una lógica comercial y ser compatible con la estrategia general de la empresa.
• En relación a los criterios de carga de trabajo: Debe garantizar una distribución equitativa del trabajo entre los vendedores.

El equilibrio entre territorios es un desafío importante. Se debe evitar que el tamaño del territorio sea un obstáculo para el vendedor. Es fundamental considerar que algunos territorios pueden ser naturalmente más favorables que otros o estar sujetos a estacionalidad.

• Territorios demasiado grandes: Pueden llevar a la desatención de clientes.
• Territorios demasiado pequeños: Pueden generar saturación y limitar el potencial de crecimiento.
• Distancias mal calculadas: Pueden impedir el cumplimiento de los objetivos de visitas.

Proceso para la definición de territorios:

1. Identificar a los clientes objetivo.
2. Determinar la unidad de mercado global donde operan estos clientes.
3. Analizar los datos de la unidad (potencial de ventas, datos sectoriales, competencia) para evaluar las posibilidades reales.
4. Desagregar el territorio desde un punto de vista geográfico.
5. Considerar la posibilidad de contar con vendedores rentables para las zonas elegidas (propios o compartidos).
6. Estudiar los tiempos de acceso, de visitas y la frecuencia de las mismas para establecer las necesidades de personal de ventas de forma rigurosa, basándose en el método de carga de trabajo.

REGLA DE LAS TRES "3": EFICACIA, EFICIENCIA, ECONOMÍA

2. Las Rutas Comerciales: Construcción, Itinerarios y Limitaciones

Las rutas son itinerarios o recorridos que los vendedores siguen para visitar a sus clientes. El estudio de rutas busca optimizar los traslados de los vendedores desde su base operativa hasta los clientes, minimizando la distancia recorrida y el tiempo empleado, y maximizando el número de visitas y prospecciones.

El rutero: Documento que recoge de forma ordenada la información relevante sobre una ruta que el vendedor necesita (nombre de clientes, direcciones, vías de comunicación, distancias, tiempos aproximados, restaurantes, hoteles, etc.).

Objetivos de la optimización de rutas:

• Aprovechar los tiempos de viaje.
• Reducir el kilometraje.
• Evitar la improvisación.
• Cumplir con las citas establecidas.
• Reducir la fatiga del vendedor.
• Evitar el olvido de clientes.

Limitaciones: La gestión de las rutas comerciales puede ser compleja.

Desistimiento:

Situaciones que pueden llevar a desestimar la elaboración de rutas:

• Necesidad de mostrar un muestrario extenso, realizar demostraciones o permitir que el cliente vea el trabajo en detalle.
• Equipo de ventas muy especializado que requiere reuniones complejas y frecuentes con el cliente.
• Ventas basadas principalmente en la relación personal de confianza.

Preparación:

Aspectos clave a considerar:

• La ruta debe tener suficiente potencial de ventas.
• La ruta debe ser dinámica y adaptarse a los cambios del mercado.
• El tamaño de la zona asignada a una ruta debe ser proporcional al beneficio potencial.
• La zona debe contar con los mínimos impedimentos para el trabajo del vendedor.
• La ruta debe ser lo más eficaz posible.

Unas rutas bien estructuradas y homogéneas permiten analizar el trabajo del comercial y evaluar su desempeño.

Aspectos a considerar para el diseño de rutas:

• Características de los productos.
• Medio de transporte a utilizar.
• Modelo de tiempos (invertidos, perdidos, de espera).
• Actividades complementarias a la venta.

Construcción de Rutas:

Etapas:

1. Preparación del Proyecto:
   • Evaluación de costes (remuneración del vendedor, cargas sociales, comisiones, etc.).
   • Evaluación de clientes (clasificación, ubicación y asignación de visitas).
   • Evaluación de tiempos (tiempo medio por visita, tiempo de transporte).
2. Prueba: Realizar pruebas piloto para identificar y corregir errores.
3. Establecimiento definitivo: Implementar las rutas de forma definitiva.

3. Productividad de la Ruta: Métodos y Tiempos

Métodos y tiempos:

Recorridos eficientes:

• Eclipse
• Circular
• Zig-Zag

Segmentación:

Por territorios:

1. Ruta tipo "queso": Parte de un punto determinado y regresa al mismo punto (común en áreas urbanas).
2. Ruta tipo "margarita": Similar a la anterior, pero sin regresar al punto de origen cada día (para territorios más amplios).
3. Ruta lineal: Se sigue una carretera principal, visitando clientes a ambos lados (para recorridos largos).
4. Ruta de zonas alejadas: Rutas distantes del punto de origen con alta concentración de clientes.

Por clientes:

1. Cliente estrella: Alta frecuencia de compra y alto potencial de crecimiento. Prioridad A.
2. Cliente vaca: Alta frecuencia de compra, pero bajo potencial de crecimiento. Prioridad B.
3. Cliente incógnita: Baja frecuencia de compra actual, pero alto potencial de crecimiento. Prioridad A/B.
4. Cliente perro: Baja frecuencia de compra y bajo potencial de crecimiento. Prioridad C.

4. Rotación y Residencia de los Vendedores

1. Vendedores residentes: Residen en la zona donde realizan su actividad comercial.
2. Vendedores móviles: Residen en la misma zona donde se encuentra la empresa y se desplazan a otros territorios para realizar su actividad comercial.