Cómo optimizar el proceso de selección de proveedores: fases y criterios clave

La selección de proveedores es un proceso crucial para cualquier empresa. Más allá del criterio del precio, en esta fase nos centramos en otros elementos clave para optimizar el proceso de compra. Veamos las fases y criterios a considerar:

A. Definición de las variables iniciales

La definición de las primeras variables es muy importante, ya que condicionan el resto del proceso. Esta primera fase de la actividad de la empresa resulta vital en el ciclo de compras para dar respuesta a las preguntas: ¿qué pedir?, ¿cuánto pedir? y ¿cuándo pedir? Estas preguntas no las puede responder un solo departamento, sino que están involucrados aprovisionamiento, fabricación y ventas.

Hay que determinar la cantidad que se prevé necesitar. Para ello, se utilizan dos técnicas estadísticas: las medias móviles y el análisis de la recta de regresión. Las características varían en función del tipo de empresa; podemos distinguir entre:

• Suministradores industriales
• Suministradores comerciales
• Proveedores de servicios

B. Realización de una lista de proveedores

Se deben abrir registros para cada uno de los proveedores potenciales e incluir toda la información necesaria, como datos identificativos, tipos de productos que ofrece o servicios que presta.

C. Análisis de ofertas de los proveedores

Esta fase conlleva:

1. La solicitud de propuestas a los proveedores de la lista anterior.
2. La obtención de su catálogo de productos.
3. La recepción de ofertas detalladas por escrito.

D. Establecimiento de criterios de selección

Consiste en definir con claridad los criterios clave de evaluación, o, mejor dicho, los factores dominantes que van a determinar el resultado del proceso de evaluación. Puede que determine el precio, el plazo de entrega o la calidad (criterio parcial), o puede que sea un conjunto de todos ellos (criterio global).

E. Certificación de los proveedores

Es la fase final, que consiste en lograr que el proveedor realice su labor de acuerdo con las pautas establecidas anteriormente, bajo los sistemas de gestión de calidad. Si un proveedor certifica sus productos, estos pueden entrar a planta sin inspecciones previas, conllevando así la eliminación de costes por el control, la disminución de los lead time y la reducción de devoluciones.

Debe incluir visitas a las fábricas de los proveedores por parte de un equipo multidisciplinar de la empresa compradora. Este equipo debe evaluar:

• La capacidad del proveedor para cumplir los objetivos de calidad.
• Los costes.
• La capacidad de entregas.

Con base en esta información, se crea un equipo conjunto cliente-proveedor, cuyo objetivo final es realizar un documento en el que se establece un acuerdo común sobre seguimiento y control.