Organización y administración empresarial: estructura, procesos y tipos de organigrama

Organización

Organización: sistema social integrado por un conjunto de personas que, utilizando ciertos recursos, desarrollan actividades y combinan sus esfuerzos para lograr un objetivo común.

Proceso de administración

Proceso de administración: Conjunto de fases que permiten dirigir y coordinar una organización. Incluye:

• Planificación: determinación de los objetivos.
• Organización: fase de distribución de actividades.
• Dirección: supervisión para que el trabajo se lleve a cabo de manera correcta.
• Control: verificación del producto y de los resultados.

Administración

Administración: es el proceso de planificación, organización, dirección y control de los esfuerzos de los miembros de una organización; se utilizan también todos los demás recursos para alcanzar las metas declaradas.

Estructura

Estructura: suma de todas las formas en que una organización divide su trabajo en distintas tareas coordinadas entre sí. Posteriormente, se determina quién hará qué y cómo se combinarán los esfuerzos.

Organización formal e informal

Organización formal

Formal: está basada en la división del trabajo, es planeada y los participantes están de acuerdo con algún criterio establecido.

Organización informal

Informal: emerge espontáneamente y de manera natural a partir de relaciones de amistad; entre sí establecen vínculos que, en ocasiones, configuran roles o cargos no oficiales. Está formada a partir de relaciones personales.

Niveles jerárquicos

Niveles jerárquicos: ejemplos típicos dentro de una organización: presidente, vicepresidente, gerentes divisionales y gerentes departamentales.

Organigrama

Organigrama: representación gráfica de la estructura adoptada por una organización. Sus rectángulos representan los cargos, las funciones y las categorías. Permite que sus integrantes conozcan su puesto de trabajo dentro de la organización, facilita la detección de fallas y permite interpretar globalmente la estructura.

Tipos de organigramas

Tipos de organigramas y sus características:

• Horizontal: sigue la forma en la cual estamos acostumbrados a leer; muestra mejor la distancia entre los niveles de autoridad, aunque no son muy utilizados.
• Vertical: son los más utilizados, fáciles de comprender; producen un efecto de triángulo y, a veces, es difícil indicar con claridad los puestos más bajos.
• Circular: diferencia claramente entre los puestos jerárquicos, permite ubicar mayor cantidad de puestos en un mismo nivel, pero puede resultar confuso y difícil de comprender.

Manuales

Manuales: contienen la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por todos los miembros de una organización y los procedimientos para llevarlas a cabo. Su finalidad es determinar las funciones y servir como herramienta básica para planificar, coordinar y controlar.

Ventajas: permiten que los empleados comprendan en su totalidad las funciones que tienen que desarrollar y facilitan el control por parte de los supervisores.

Departamentalizaciones

Departamentalizaciones: formas habituales de agrupar actividades y unidades en una organización:

• Por función.
• Por zona o geográfica.
• Por clientes.
• Por proceso.
• Por producto.
• Matricial (matricial).

Autoridad y poder

El poder es un concepto más amplio que el de autoridad; es la capacidad que tiene un individuo de influir sobre un grupo de personas.

Autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto desde el cual se toman decisiones que afectan a otras personas.

Delegación de autoridad

Delegación de autoridad: diversos estudios muestran que muchas organizaciones fracasan por la falta de delegación. Una sola persona no puede asumir toda la responsabilidad; por ello delega una parte a otros, aunque sigue siendo la autoridad máxima.

Notas finales

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