Organización del Almacén en la Farmacia: Zonas, Condiciones de Conservación y Sistemas de Almacenaje

Zonas de la oficina de farmacia

Zonas de la oficina de farmacia: superficie útil mínima de 65-80 m², acceso directo, libre permanente y sin barreras arquitectónicas, con zonas diferenciadas: dispensación y atención al usuario, recepción, revisión y almacenamiento de medicamentos y productos sanitarios, zona de despacho o de atención farmacéutica individualizada, y zona de laboratorio para la elaboración y control de fórmulas magistrales y preparados oficinales.

Zona de dispensación y atención al usuario

Es el lugar en el que se realizan la mayor parte de las operaciones de venta. El farmacéutico titular debe realizar la elección del espacio, aunque hay aspectos que limitan las posibilidades, tales como el espacio del local y su disposición. La iluminación también es importante, ya que puede conseguir un aumento de las ventas.

Mostrador corrido

Debajo del cual hay cajones deslizantes en los que se almacenan medicamentos. En la parte posterior puede haber cajones o bien estar la zona de estanterías más o menos altas en las que los medicamentos están expuestos. Su principal ventaja es que aumenta el volumen del almacén. En general, tiene los productos de más venta, con los que se gana tiempo a la hora de realizar la dispensación.

Islas

En vez de mostrador, tiene varios terminales en punto de venta situados en su puesto específico, a lo cual se denomina islas. En este sistema, el almacenamiento de los productos vendidos se realiza en los cajones situados en la parte posterior.

Manual

El técnico en farmacia tiene que desplazarse al lugar en el que se encuentra cada uno de los productos.

Robotizado

Se selecciona con el ordenador los productos solicitados y el robot lo deposita en el conducto de salida del puesto desde el que ha sido solicitado.

Zona de despacho

Debe estar separada del resto de zonas, debe permitir guardar la confidencialidad, debe tener comunicación directa con la zona de dispensación, estar libre de vistas por parte del público, y es donde se desarrollan las funciones de asesoramiento y seguimiento farmacoterapéutico.

Características de la zona de laboratorio

• Superficie de trabajo suficiente, de material liso e impermeable, fácil de limpiar y desinfectar, resistente a colorantes y sustancias agresivas.
• Pila con agua fría y caliente de material liso y resistente.
• Zona diferenciada donde colocar los recipientes y utensilios.
• Soporte horizontal que evite en lo posible las vibraciones, con espacio suficiente para las balanzas y que garantice un correcto pesado.
• Un espacio reservado para la lectura y redacción de documentos.
• Armarios y estanterías con suficiente capacidad para colocar, protegidos del polvo y la luz, frigorífico, termómetro de máximas y mínimas para todo.

Utensilios

Deben ser adecuados para el uso al que se destinan, convenientemente calibrados, diseñados de forma que puedan lavarse con facilidad, desinfectarse e incluso esterilizarse, y estar fabricados de forma que ningún producto los pueda contaminar.

Almacén

Almacén: es donde quedan guardados los diferentes medicamentos y productos sanitarios hasta que se produzca su movilización. Puede ser a base de cajones, expositores, situados en la zona de atención al usuario, o bien ir destinados directamente hacia el cliente.

Características:

• Accesibilidad al personal que trabaja en la oficina, no al público.
• Tener una capacidad suficiente para cumplir los objetivos que se haya marcado el titular de la farmacia.
• Disponer de las medidas de seguridad de acuerdo con los productos almacenados.
• Disponer de un refrigerador para mantener los medicamentos termolábiles en adecuadas condiciones de conservación.
• Los estupefacientes deben guardarse en caja fuerte, que puede estar en el almacén o bien en el despacho de atención farmacéutica.

El almacén debe estar en una zona donde la luz natural no incida sobre los medicamentos, con una temperatura ambiente y un grado de humedad que permitan la adecuada conservación de los productos.

Para guardar los medicamentos

• Estanterías con baldas bajas.
• Estanterías con baldas regulables en altura.
• Cajoneras de diferentes alturas.

En el almacén robotizado se utilizan estanterías mecanizadas. Son muy útiles para aquellas oficinas cuya superficie dedicada al almacenamiento de productos es escasa o bien consta de 2 plantas. El inconveniente es el precio elevado, solo será económica cuando las ventas de la farmacia sean altas.

Zona de recepción y revisión

Es un espacio diferenciado en el que se recibe el pedido y se procede a su revisión. Con un lector de código de barras es posible introducir toda la información contenida en el código de barras del producto en la aplicación de gestión que tenga la oficina.

Zona para productos no utilizables

Debe estar bien señalizada para evitar posibles confusiones. Se pondrán todos los productos que no se puedan vender, diferenciándose entre productos caducados, inmovilizados, estropeados y errores en la entrega del pedido.

Medicamentos veterinarios

Deben estar totalmente diferenciados de la zona de almacén con medicamentos de uso humano.

Otras posibles zonas

• Zona de análisis clínicos: se colocarán en zonas de atención al público.
• Zona de óptica: no confundirla con la venta de gafas graduadas.
• Zona de ortopedia: menor, dado que no precisa de fabricación a medida ni adaptación.
• Zona de audioprótesis: para la venta de audífonos audioprotésicos es necesario personal cualificado.

Código Nacional: es un número compuesto por 6 cifras, un punto y una 7.ª cifra de control. Identifica por completo al producto.

Clasificación de medicamentos

Por temperatura

• Termolábiles: se almacenan en el frigorífico entre 2 y 8 °C.
• Temperatura controlada: son medicamentos que han ido apareciendo en los últimos años y que deben almacenarse por debajo de 30, 25 y 20 °C.
• Termosensibles: no tienen requerimientos estrictos de control de temperatura.

Por luz

• Fotorresistentes: soportan la exposición a la luz.
• Fotosensibles: se deterioran con la luz; vidrio de color topacio, con blíster opaco y con cartón. Se almacenarán en lugar protegido de la exposición directa al sol.

Por legalidad

• Sin receta: permiten tenerlos en la zona de exposición.
• Con receta: no pueden venderse sin receta y se almacenan en zona diferente a la atención al público.
• Psicótropos: mismo grupo que los anteriores.
• Estupefacientes: tienen que estar almacenados bajo llave en una caja de seguridad.

Por vía de administración

Formas orales y líquidas, inyectables, colirios, óticos tópicos, rectales y vaginales.

Por agua

Productos higroscópicos, absorben la humedad.

Almacenarlos en lugares con separación física

• Uso en humanos.
• Uso en veterinaria.
• Especiales: se usan en farmacia hospitalaria.
• Vacunas y biológicos.
• De origen humano: sangre y plasma.
• Precisan de control, vigilancia y trazabilidad.
• Terapia avanzada: genéticos o de células somáticas.
• Radiofármacos: requieren de controles específicos radiológicos.
• Condiciones especiales de almacenamiento.
• Psicoactivos.
• Homeopáticos y plantas medicinales.

Productos de parafarmacia

Alimentación

• Dietéticos y nutrición enteral.
• Entre los que hay productos sí y no financiados.
• Alimentación infantil: leches y potitos, exceptuando las leches para situaciones médicas especiales.
• Dietética: alimentación para diabéticos y celíacos, alimentación para dietas de adelgazamiento.

Dermofarmacia

• Productos para la piel.
• Higiene bucal.
• Productos de higiene nasal, anal, vaginal y de los pies.
• Productos de puericultura: chupetes, biberones y bañeras.
• Aseo y baño infantil, esterilización de productos infantiles.

Biocidas

• Antisépticos y desinfectantes.
• Antisépticos de la piel sana.
• Desinfectantes de superficies y desinfectantes alimentarios.

Productos sanitarios

Algodones, gasas, apósitos adhesivos, anticonceptivos, productos ginecológicos, duchas vaginales, fundas para ecografías vaginales, pesarios...

Productos de diagnóstico

Termómetros, tensiómetros, tiras reactivas, test de embarazo.

Otros

Ortopedia, inhaladores, ostomía, material higiénico y encamados.

Sistema de almacenaje

Uso diario, reposición inmediata, de venta libre, productos de temporada, grandes cantidades, defectuosos, caducados y para devolver.