Organización y Conservación de Documentos: Criterios Clave

Criterios de Ordenación Documental

Ordenación por Nombres de Personas Físicas

• Los nombres propios de personas se ordenan según el orden alfabético del primer apellido.
• Si coincide el primer apellido, se ordenan por el segundo.
• Si coinciden los dos apellidos, se ordenan por el nombre.
• Las preposiciones, contracciones y artículos no se consideran al ordenar.
• Cuando hay apellidos compuestos separados por un guión, se consideran un solo apellido.
• Los nombres extranjeros se clasificarán por el primer apellido, (du Chapell, Gaston), (Mac Dowton, Peter), (Mc Jewwis, Leon), (Von...).

Ordenación por Nombres de Empresas

La palabra ordenatriz será la primera denominación con significado distinto. Hay que tener en cuenta si la denominación es GENÉRICA (común a un conjunto de elementos del mismo género) o DISTINTA (diferencia un elemento del resto).

Ejemplo: Tragaluz, SA, dará igual, pero Bar Antoñin, SA, a efectos de su ordenación, se clasificará como Antoñin Bar, ya que la denominación bar es genérica y no distinta.

Incorporación de los Documentos al Archivo

Cuando son revisados y clasificados los documentos, hay que referenciarlos por si uno debe colocarse en más de un archivo en distintas partes de este. Es conveniente realizar copias y colocarlas en el lugar del original para que el documento se consulte por otra persona. Estas copias se archivarán en cada una de las partes, incluyendo la referencia de donde esté el original. Una vez reincorporado el documento original al archivo, se debe extraer la copia.

Utilización y Conservación de Documentos Archivados

Normas generales que tienen los archivos para la extracción y conservación de los documentos:

• No deben extraerse documentos aislados de los ficheros, sino el expediente completo.
• Si es necesario extraer un documento, se dejará una nota indicando dónde está.
• Es recomendable utilizar siempre un sistema de control, como una nota indicando el asunto, el destino y la fecha de extracción del documento.
• Hay que reintegrar cuanto antes los expedientes en el archivo para evitar posibles pérdidas.

Conservación de Documentos en el Archivo

• Según el Código de Comercio, los documentos que generan derechos y obligaciones de la empresa con respecto a terceros se conservarán, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento registrado en los libros.
• Los documentos laborales, los libros de vista y de matrícula, y los libros contables tienen que conservarse, al menos, 5 años a partir del último asiento registrado.
• Otros documentos deben conservarse indefinidamente, como aquellos de los que se derivan derechos de propiedad.

Purga o Destrucción de Documentos

Cuando los documentos ya no se utilizan en la empresa, deben destruirse. Esto se llama purga o expurgo. Para realizarlo se utilizan máquinas destructoras de papel, que convierten los documentos en tiras que impiden conocer su contenido.

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