Organización y Control Empresarial: Claves para el Éxito

Función de Control

La función de control permite regular o ajustar la actividad empresarial. En primer lugar, se observa y se comprueba cómo la empresa cumple con los objetivos planificados. Después, se detectan posibles desviaciones respecto de lo planificado y se analizan sus causas para corregirlas y suprimir los factores que impiden el funcionamiento óptimo de la empresa. El control es inseparable de la planificación y comienza comunicando a los empleados las estrategias. Es fundamental informar de los planes a todas las personas involucradas.

Controlar supone rendir cuentas ante otra persona. La palabra control suele ir acompañada de cierto rechazo por parte de las personas.

Fases del Control

1. Establecimiento de estándares: Es necesario fijar unos estándares de resultados relativos a un periodo de tiempo. Deben establecerse metas evaluables y también deben recoger los aspectos vitales de la empresa.
2. Medición de resultados reales: Luego se debe medir los resultados reales del periodo. A partir de estos datos, procedentes de distintas fuentes.
3. Comparación de resultados con estándares: Hay que comparar los resultados reales con los estándares fijados. Han de realizarse con cierta periodicidad.
4. Análisis de la diferencia: Se deben determinar las causas de las desviaciones, ya que pueden ser diversas: dificultades de organización, decisiones que no se han ejecutado como se habían previsto, falta de personal, etc.
5. Corrección de las desviaciones: No basta con identificar las desviaciones. Se deben tomar las medidas oportunas para corregirlas.

Organización Formal e Informal

La organización formal de una empresa es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. Están definidas las actividades de las personas, las unidades o departamentos. La autoridad de los distintos responsables es oficial y conocida por todos.

Todos deben ajustarse a la organización formal, cumpliendo lo establecido, siguiendo órdenes, etc.

La organización informal es una estructura de relaciones de comunicación y liderazgo que no depende de la dirección y no es oficial. Depende de los miembros que la componen y los líderes que surgen espontáneamente. Se crea como expresión de vínculos personales, la búsqueda de intereses comunes, etc.

La organización informal puede entenderse como una red de relaciones personales y sociales no establecidas por la organización formal, sino que se producen espontáneamente. Los individuos se asocian entre sí, como consecuencia se crean normas de grupo, se asumen ciertos roles y se crean canales de comunicación informal. A través de ello, surgen los líderes informales que ejercen una autoridad de hecho en cuanto que consiguen el reconocimiento del grupo e influyen sobre él. En definitiva, la dirección debe entender que la organización real de la empresa tiene dos caras y que lo informal es fuente de aprendizaje para la formal.

Organigrama

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. Muestra las distintas unidades organizadas y las relaciones que existen entre ellas, y permite conocer a simple vista las relaciones y dependencias jerárquicas.

El organigrama esquematiza la estructura de la empresa y cumple una función informativa, tanto para las personas que trabajan en ella como para personas externas. Sus funciones son:

• Sirven para informar a los distintos miembros de la empresa sobre su posición dentro de ella.
• Son útiles como carta de presentación ante el exterior.

Debe reunir una serie de requisitos para cumplir con estas funciones:

• Exactitud: Debe reflejar fielmente y sin errores la estructura.
• Actualización: Debe actualizarse periódicamente para recoger los últimos cambios en la estructura.
• Claridad y sencillez: Tiene que ser comprensible por las personas que lo van a utilizar.

Tipos de Relaciones y Representación Gráfica

Se representa con figuras geométricas las unidades o departamentos o cargos de las personas de la organización, mientras que con líneas verticales y horizontales que unen esas figuras se representan las relaciones. Existen dos tipos de relaciones en la organización:

• Relación lineal o jerárquica: Se representa con una línea continua, lo que indica cuál es la relación de dependencia.
• Relación de staff o asesoramiento: Se representa con una línea discontinua. Son funciones de asesoramiento y apoyo a la dirección general o intermedia.

Clases de Organigramas

Clasificación:

• Por su finalidad:
  • a) Informativos: Dan una visión general de la estructura en grandes unidades.
  • b) Analíticos: Presentan la totalidad de la estructura. Son más detallados y técnicos.
• Por su extensión:
  • a) Generales: Representan toda la organización. Reflejan la estructura global.
  • b) Parciales: Se refieren a un departamento o área de la empresa en concreto.
• Por su contenido:
  • a) Estructurales: Presentan las grandes unidades que componen la empresa.
  • b) Funcionales: Detallan la función o cometido de cada unidad.
  • c) De personal: Expresan el nombre y posición de cada persona en la organización.
• Por su forma:
  • a) Verticales: La línea jerárquica se representa de arriba abajo.
  • b) Concéntricos: La línea jerárquica se representa situando las unidades de mayor jerarquía en el centro y las restantes formando órbitas.
  • c) Horizontales: Se representan de izquierda a derecha, situando las unidades de mayor autoridad a la izquierda y girando hacia la derecha las unidades subordinadas.

Motivación Humana

Motivación de Maslow y Herzberg

Una persona se encuentra motivada para hacer algo cuando ese acto satisface sus necesidades. La teoría de Maslow establece que la motivación depende de cómo estén satisfechos los cinco tipos de necesidades que tiene la persona. Estas necesidades están jerarquizadas en función de su importancia y se pueden representar en forma de pirámide. Solo cuando se satisfacen las necesidades inferiores, surgen gradualmente las necesidades más elevadas. Para motivarse, es necesario satisfacer las necesidades en orden ascendente.

La teoría de Herzberg divide los factores que influyen en la motivación en dos grupos:

• Factores de insatisfacción: Un puesto de trabajo puede causar insatisfacción si no cumple una serie de expectativas: la seguridad en el empleo, las condiciones del trabajo, etc. Son los requisitos mínimos para que se produzca satisfacción.
• Factores motivadores: Incluyen el logro, los reconocimientos, el contenido del propio trabajo, la responsabilidad, etc.

Según Herzberg, para que no exista insatisfacción, los factores mínimos deben estar garantizados. Para motivar a los empleados, es necesario centrarse en los factores motivadores.

Teoría X e Y sobre el Comportamiento

Según la teoría X, las personas consideran el trabajo como algo impuesto, solo se consigue su esfuerzo en el trabajo si se las controla y se las amenaza, prefieren ser dirigidas a dirigir, tratan de eludir la responsabilidad, tienen poca ambición, se resisten a los cambios y buscan su propio interés.

Según la teoría Y, las personas consideran que el trabajo puede ser fuente de satisfacción, pueden autocontrolarse para conseguir los objetivos, asumen compromisos, pueden aprender, asumir responsabilidades, tienen capacidad de imaginación, creatividad e ingenio, y desean perfeccionarse.

Los líderes se comportan con sus subordinados según la imagen que tengan de ellos. Esto afecta a los empleados y termina cumpliéndose la teoría que el líder asume. Si un líder piensa que sus subordinados son como la teoría X, utilizará un estilo autoritario de recompensas y amenazas, no les dará responsabilidades y no confiará en su colaboración.

La Teoría Z

Su autor, William Ouchi, plantea cómo debe ser una organización. Los principios de esta teoría son:

• Espíritu de consenso del grupo: Los objetivos de la empresa deben coordinarse con los objetivos de los grupos y de los individuos.
• Lealtad y confianza: Deben existir una relación armónica entre los empleados y la dirección.
• Responsabilidad colectiva: Todos son responsables del éxito y del fracaso.
• Aprender de la experiencia: Es imprescindible saber reconocer los errores para corregirlos y los aciertos para potenciarlos.

Incentivos Económicos y Motivación

Los incentivos monetarios proceden del salario base (que depende de la categoría profesional del empleado), los complementos salariales y las retribuciones en especie.

Las teorías sobre motivación atribuyen distinto peso al valor del dinero como factor de motivación en la empresa. Según la teoría de Maslow, el dinero actúa como factor motivador para satisfacer las necesidades básicas, pero no es un factor motivador a largo plazo. Según la teoría de Herzberg, el dinero es un factor higiénico, es decir, su ausencia genera insatisfacción, pero su presencia no garantiza la motivación.

Otras teorías atribuyen al dinero un peso mayor en la motivación. Según la teoría de las expectativas de Lawler, la motivación de una persona para realizar una tarea está determinada por la expectativa de que su esfuerzo llevará a un buen rendimiento, la expectativa de que un buen rendimiento será recompensado y la valencia o valor que la persona le da a la recompensa.

Otros Factores de Motivación

1. Enriquecer el puesto de trabajo.
2. Otorgar incentivos y promociones por mérito.
3. Delegar autoridad y responsabilidad.
4. Comunicar a los trabajadores lo que se espera de ellos.
5. Reconocer sus méritos.
6. Facilitar la participación del trabajador.
7. Favorecer la formación y el desarrollo profesional de las personas.
8. Dar flexibilidad de horarios y opciones de conciliación familiar.

Activo

Activo No Corriente

• A) Inmovilizado Intangible
  • Propiedad industrial
  • Aplicaciones informáticas
  • Amortización acumulada de inmovilizado intangible
• B) Inmovilizado Material
  • Terrenos y bienes naturales
  • Construcciones
  • Instalaciones técnicas
  • Maquinaria / Utillaje / Otras instalaciones
  • Mobiliario / Equipos proceso información
  • Elementos de transporte / Otro inmovilizado material
  • Amortización acumulada inmovilizado material
• C) Inversiones Financieras a Largo Plazo
  • Inversiones financieras a largo plazo en instrumentos de patrimonio
  • Créditos a largo plazo
  • Créditos a largo plazo por enajenación de inmovilizado
  • Imposiciones a largo plazo

Activo Corriente

A) existencias

mercaderias/ materias prima/ combustible

repuesto/ material de oficina/ productos terminaos

B) deudores comerciales 

clientes/// clientes efectos comerciale a cobrar

deudores// deudores, efectos comer. a cobrar

C)inversiones financiera CP

inver. financ. CP en instrumento patrimonio

credito CP

Credito CP x ejenacion de inmovilizado

imposiciones a CP

D) efectivo

caja, euros, bancos e instituciones credito

PASIVO

A) PATRIMONIO NETO PN

fondos propios

a--capital 

capitl socail/ capital

b-- reservas

reserva legal/ voluntarias/estatutarias

c-- resultado del ejercicio

B)PASIVO NO CORRIENTE

a--- deudas LP

deudas entidades credito// deudas a largo plazo con entidades credito

deudas a largo plazo

proveedores de inmovilizado largo plazo

efectos a pagar largo plazo 

C9 PASIVO CORRIENTE

a---deudas a corto plazo

deudas a CP entidades credito

b--- otras deudas CP

deudas a CP

provedores de inmovilizado CP

efectos a pagar CP

provedores

provedores efectos comerciales a pagar

acreedores x prestaciones de servicios

acreedores efectos comerciales a apagar