Organización del Departamento Internacional en la Empresa: Funciones, Estructuras y Recursos Humanos

Funciones del Área Internacional

1. Requisitos de la estructura de la empresa: coordinar la actividad internacional con otras áreas de la empresa, sobre todo producción y finanzas; delimitar la forma de jerarquía claramente, así como las funciones y responsabilidades de cada puesto; establecer una comunicación fluida que impida el solapamiento de tareas y permita aprovechar todas las oportunidades que brindan los mercados exteriores; valorar y motivar a todas las personas implicadas en la actividad internacional, y realizar un control eficaz de la gestión. Existen 3 áreas: comercialización, administración y logística y finanzas.
2. Desarrollo internacional y estructura operativa
   1. Ausencia de estructura interna especializada. Cuando la empresa realiza las primeras operaciones internacionales no cuenta con una estructura propia para atender a sus clientes en el exterior. En este caso, esta función la asume el director general, el director de ventas o algún empleado con conocimientos. Es habitual la utilización de intermediarios, trasladando la gestión del transporte y el riesgo de tipo de cambio a los compradores. Cuando el volumen de ventas crece, ya conviene crear un departamento de comercio exterior.
   2. Departamento de exportación. Las empresas que lo tienen venden entre el 1 y el 5% en el exterior. Suele depender de la dirección comercial. Funciones: prospectar y cerrar ventas con clientes internacionales, buscar agentes y distribuidores, realizar el seguimiento administrativo de pedidos y pagos, ejecutar las acciones de promoción y publicidad y coordinar todas las actividades internacionales con el resto de departamentos. En la primera etapa el departamento está compuesto por el jefe de exportación y un administrador de exportación. Cuando la cartera de productos aumenta, se contrata personal comercial de exportación.
   3. Dirección de exportación: bajo la responsabilidad del director general (misma jerarquía que el resto de direcciones funcionales de la empresa), tiene sus propios objetivos, cuenta con un plan de acción comercial, realiza estudios de mercado y tiene un presupuesto para promoción y publicidad. Las tareas administrativas y logísticas y la coordinación con otros departamentos se le pueden encomendar a un jefe de administración de exportaciones. La gestión comercial es responsabilidad de jefes de zona o jefes de producto: nombran a distribuidores, negocian con clientes y dirigen a los comerciales de exportación que tienen asignados. Surge la figura del asistente de exportación para el servicio al cliente.
   4. Dirección internacional. Tres diferencias con la dirección de exportación: 1. la empresa está implantada en el exterior, tiene filiales comerciales, centros de producción propios o ha constituido empresas mixtas; 2. es una unidad operativa independiente, concebida como un centro de beneficios autónomo, de tal manera que es posible evaluar de forma precisa sus resultados; 3. cuenta con todos los servicios necesarios (administrativos, logística y marketing) para realizar su actividad.
3. Tipos de organización. Variables que condicionan la elección: tamaño, sector de actividad, proporción de ventas internacionales sobre ventas totales, formas de acceso a mercados exteriores, diversidad de mercados o áreas geográficas y diversidad y complejidad de la línea de productos.
   1. Organización por áreas geográficas. Cuando la empresa comercializa sus productos en un amplio número de mercados, el desarrollo de zonas de integración económica, que implican la desaparición de barreras, favorece esta organización. Tienen un conocimiento especializado de la operativa internacional que se adquiere en cada zona y abaratan costes tanto en desplazamientos del equipo comercial como en la administración física de la mercancía. Las zonas pueden ser diferentes entre sí o iguales en cuanto a los países que las forman.
   2. Organización por productos. Cuando el jefe de producto es responsable de la comercialización de un producto o línea de productos en todo el mundo. Es adecuada para empresas que tienen una amplia gama de productos. El proceso de venta es complejo y por ello se necesitan especialistas con formación técnico-comercial para llevarlo a cabo. Es habitual en empresas industriales del sector de bienes de equipo, envases y embalajes y auxiliar de automóvil. Con esta organización es posible ofrecer un servicio a la medida del cliente en las fases de preventa, venta y postventa, con un seguimiento específico de ellas. Existe una estrecha colaboración con el cliente y esto permite conocer mejor sus necesidades. Inconveniente: mayor coste.
   3. Organización mixta. Es la combinación de áreas y productos. Útil para empresas con una diversidad y complejidad media en cuanto a gama de productos y mercados en los que están presentes. En este caso importa más el canal de distribución. Cuando las ventas se concentran en un número reducido de intermediarios se realiza una división por productos y cuando se quiere llegar al canal minorista o al cliente final se realiza una división por mercado.
   4. Organización matricial. Para grandes multinacionales que comercializan una amplia gama de productos para distintos tipos de clientes en muchos países. Cuentan con filiales comerciales y centros de producción que cubren áreas económicas. Cada empleado reporta a 2 o más jefes, en especial los directores de las filiales, que tienen varios superiores encima. Su aplicación es compleja por la falta de definición de responsabilidades y los conflictos internos, lo que provoca un retraso en la toma de decisiones. Por esto ya no se usa tanto.
4. Tipología de puestos: edad, formación, conocimiento de idiomas, experiencia internacional y características personales.
   1. Perfiles directivos
   2. Perfiles comerciales
   3. Perfiles administrativos
5. Política de recursos humanos para expatriados: elección de la persona que va a dirigir la unidad de negocio creada en el exterior (ya que ha adquirido experiencia exportadora).
   1. La alternativa: gerente local o expatriado. Desplazar a una persona desde la matriz o contratar un ejecutivo en el país de destino. Condiciones para una u otra: tamaño de la empresa, que a su vez determina la disponibilidad de ejecutivos en la matriz. Las pymes contratan extranjeros y las grandes y multinacionales envían desde la matriz.

   2. Selección, motivación y apoyo. Deben tenerse en cuenta las competencias profesionales. Aspectos psicológicos: autonomía, adaptabilidad, reacción ante situaciones adversas, capacidad de comunicación en un contexto diferente, etc. La familia juega un papel decisivo. Perfil general: ejecutivos entre 30 y 45 años, casados y con hijos en edad escolar. La empresa debe preparar la expatriación en dos aspectos:

      Motivación a candidatos: posibilidad de subir de puesto, que el puesto en la filial sea parte de un plan de carrera, repatriación a un puesto igual o superior y ventajas financieras.

      Ayudas: información sobre aspectos prácticos de la vida en el país, financiación de gastos de mudanza, vivienda, coche, colegios; financiación de viajes al país de origen para vacaciones, tramitación de permisos de residencia y trabajo y seguridad social, y asesoramiento sobre fiscalidad.