Organización Documental y Gestión de Archivos en Entornos Profesionales

Definición de Archivo

Un archivo es el lugar donde se conserva el conjunto de los documentos de un profesional o de una empresa. También se refiere al conjunto de estos datos.

¿Para Qué Sirve un Archivo?

• Ser un centro activo de información.
• Tener los documentos perfectamente ordenados.
• Garantizar la conservación de los documentos.
• Constituir la memoria o historial de la consulta o unidad.

Funciones Clave del Archivo

• Revisión de la documentación clínica antes de su archivo.
• Codificación clínica.
• Almacén y custodia de la documentación.
• Control de préstamos y devoluciones.
• Tratamiento de los pasivos: aquellos documentos con muy pocas posibilidades de ser utilizados.
• Custodias especiales.

¿Qué es la Codificación Clínica?

La codificación clínica es fundamental para facilitar la recuperación posterior de los datos contenidos en las historias clínicas. La elección del código a utilizar puede variar entre diferentes centros. Si no es posible codificar todos los datos de una historia clínica, se deben codificar al menos los contenidos en el el Conjunto Mínimo Básico de Datos (CMBD).

Control de Préstamos y Devoluciones

Este proceso incluye:

• Tramitación de las solicitudes de préstamos de las historias clínicas (HC). Para ello, el archivo debe tener definidos los siguientes aspectos:
  • Horario de los préstamos.
  • Personas autorizadas para solicitar préstamos.
  • Motivo por el que se autoriza el préstamo.
• Recepción, registro y archivo de las historias devueltas.
• Localización de la documentación, conociendo en todo momento a quién y para qué se ha prestado, y cuándo debe ser devuelta.

¿En Qué Consisten las Custodias Especiales?

En todos los centros sanitarios, existe un grupo de historias especiales a las que se accede de manera restringida o que requieren un tratamiento particular, por ejemplo, por estar siendo utilizadas con fines judiciales. La custodia de estos documentos exige medidas más estrictas y un archivo especial.

Clases de Archivo Existentes

Los archivos se pueden clasificar según:

• Su ubicación.
• Su uso.
• El soporte físico que contiene los documentos.

Clases de Archivo Según su Ubicación

• Centralizado: Todos los documentos se encuentran en un único lugar.
• Descentralizado: Los documentos se distribuyen en distintas secciones o departamentos.

Clases de Archivo Según su Uso

• Archivo Activo: Contiene documentos que son consultados con frecuencia, ya sea por su fecha reciente o por estar relacionados con procesos en marcha.
• Archivo Pasivo: Contiene documentos que deben guardarse por diversos motivos, pero que se consultan poco.
• Archivo Semiactivo: Es un sistema intermedio entre los anteriores. En él se recogen los documentos procedentes del archivo activo que dejan de estar vigentes. Cuando los documentos dejan de tener interés o ha finalizado el periodo obligatorio de conservación, se procederá a:
  • Pasar al archivo pasivo, si deben conservarse.
  • Destruir lo que no interesa.

Clases de Archivo Según el Soporte Físico

• Manual: Requiere un esfuerzo físico para la búsqueda y clasificación de documentos.
• Informático: La gestión de documentos se realiza mediante sistemas digitales.

Sistemas de Clasificación de Archivos

Los principales sistemas de clasificación de archivos son:

• Alfabético
• Numérico
• Por Materia
• Geográfico
• Cronológico

¿Qué es el Sistema Alfabético?

En el sistema alfabético, cuando un nombre se compone de varias palabras, es necesario determinar cuál es la palabra guía o de referencia para la clasificación. El resto de las palabras están subordinadas a esta. Existen normas específicas para elegir la palabra clave.

¿Qué es el Sistema Numérico?

En el sistema numérico, se asigna un número a cada documento, y la ordenación y clasificación se realiza siguiendo esta asignación.

¿Qué es el Sistema por Materia?

El sistema por materia clasifica los documentos por asuntos o por el tema tratado.

¿Qué es el Sistema Geográfico?

El sistema geográfico distribuye los documentos por zonas geográficas. A su vez, dentro de cada zona geográfica, la ordenación de los documentos se realiza normalmente por el método alfabético.

¿Qué es el Sistema Cronológico?

El sistema cronológico clasifica los documentos por fechas, generalmente en el formato año/mes/día.

La Carta Comercial

¿Qué es la Carta Comercial?

La carta comercial es el medio de correspondencia más usual para establecer contacto con proveedores y otros agentes externos.

Funciones de la Carta Comercial

• Permite a la empresa ponerse en contacto con el exterior.
• Contribuye a crear una imagen de la empresa.
• Tiene carácter documental.

Partes de la Carta Comercial

• Inicio: Membrete, fecha y destinatario.
• Contenido: Saludo y texto principal.
• Final: Despedida, cierre y referencia a anexos.

Gestión de Almacenes

¿Qué es un Almacén?

Un almacén es el lugar donde se colocan, clasifican y custodian todos los artículos o materiales adquiridos para su consumo en un centro hospitalario o consulta.

Tipos de Almacén

Los almacenes se clasifican en:

• General
• Específico

Tipos de Almacén Específico

• Farmacia: Lugar donde se almacenan los productos farmacéuticos, existiendo normas específicas de conservación, así como para la custodia de drogas y psicotrópicos.
• Lencería: Espacio donde se disponen ropas, mantas y lencería en general que se utiliza en el centro sanitario, incluyendo también el vestuario del personal que se usa durante las horas de trabajo.