Organización Empresarial y Comunicación Interna y Externa

Definición y Concepto de Empresa

Empresa: Entidad formada por un conjunto de personas, bienes y recursos financieros cuyo objetivo es vender bienes o prestar servicios en el mercado que satisfagan una necesidad para obtener a cambio un beneficio.

Elementos de una Empresa

• Grupo humano: Personas que forman parte de la organización.
• Bienes económicos: Son limitados; pueden ser bienes tangibles (que se pueden tocar) o bienes intangibles (que no se pueden tocar).
• Organización: Conjunto de relaciones de coordinación, de comunicación y de autoridad que ordenan la actividad del grupo humano.

Los fines u objetivos generales que persiguen las empresas son las metas que desean alcanzar a largo plazo.

Principios de la Organización Empresarial

• División del trabajo: Consiste en dividir un proceso complejo en tareas individuales más pequeñas.
• Especialización: Cada persona se especializa en un tipo de tareas; así podrá ser más productiva y eficiente.
• Jerarquía: Es la organización de personas en una escala ordenada y subordinada, de mayor a menor responsabilidad funcional dentro de una empresa.
• Participación: Es el grado de compromiso que el personal muestra en su trabajo.
• Motivación: Es una actitud personal que eleva el compromiso de la plantilla con la empresa y que, en consecuencia, puede influir en su productividad.
• Autoridad: Es el poder que se le otorga a una persona para que pueda dirigir y liderar a un grupo de personas.

Estructura Organizativa de la Empresa

• Organización formal: Es la estructura de la que las empresas disponen de manera intencionada para su organización.
• Organización informal: Este tipo de organización surge por sí misma cuando las personas que trabajan en la empresa se relacionan de manera espontánea.

Departamentalización

La departamentalización consiste en definir la organización formal de la empresa por departamentos y puestos de trabajo, así como las relaciones entre ellos.

Criterios para la Organización Departamental

• Por productos o servicios.
• Funcional.
• Por procesos de fabricación.
• Territorial.

Departamentos Funcionales de una Empresa

El Organigrama

El organigrama es la representación gráfica de la organización formal de una empresa o entidad pública. Contiene los siguientes elementos:

• Flujos de comunicación o transmisión de datos.
• Relaciones jerárquicas.
• Nombre del departamento, funciones, puestos de trabajo o nombre y cargos de los trabajadores y responsables de la sección.

Importancia de la Información en la Empresa

Un sistema de información es el método de gestión de la información que, mediante la colaboración entre personas, tecnologías y procedimientos, sirve como apoyo en la toma de decisiones.

Elementos de los Sistemas de Información

Los sistemas de información se componen de tres elementos:

• Usuarios: Las personas que reciben y comunican la información.
• Soportes: Los medios técnicos utilizados para almacenar, procesar y comunicar la información.
• Información: Los datos estructurados de manera que tengan un significado para los usuarios.

Fuentes de Información

Las fuentes de información son aquellos instrumentos, organismos y personas de los que se pueden obtener los datos para efectuar una determinada investigación o estudio.

• Fuentes internas: Son aquellas que se pueden encontrar dentro de la empresa.
• Fuentes externas: Son las que provienen del exterior de la empresa. Dentro de estas se distinguen:
  • Primarias: Las que se utilizan especialmente para realizar un estudio concreto.
  • Secundarias: Aquellas en las que los datos están disponibles porque fueron recogidos previamente con algún otro motivo.

Diferencia entre Información y Comunicación

La diferencia fundamental se encuentra en la respuesta que ofrecen los interlocutores cuando reciben el mensaje: mientras que la información no precisa de respuesta, la comunicación sí la necesita para poder establecerse.

Elementos de la Comunicación

• Emisor: Persona que transmite el mensaje.
• Mensaje: Contenido de la comunicación.
• Receptor: Persona que recibe el mensaje.
• Contexto: Situación o circunstancia en la que se produce la comunicación.
• Feedback (retroalimentación): Respuesta del receptor en función del mensaje del emisor.
• Código: Conjunto de señales o símbolos que sirven para transmitir el mensaje.
• Canal: Medio físico a través del cual se transmite el mensaje desde el emisor hasta el receptor.

Etapas del Proceso de Comunicación

1. 01: En función de sus conocimientos y experiencias, el emisor elabora el mensaje con la información que desea transmitir.
2. 02: Para garantizar la comprensión, el emisor codifica el mensaje utilizando un código que sea común con el receptor para que este pueda decodificarlo.
3. 03: El mensaje se transmite a través del canal en función del tipo de comunicación de que se trate.
4. 04: El receptor recibe el mensaje.
5. 05: El receptor responde al emisor.

Tipos de Comunicación

• Individual: De un solo emisor a un solo receptor.
• Colectiva: El o los mensajes son de varios emisores o llegan a varios receptores.
• Verbal: La transmisión del mensaje se realiza a través de la palabra.
• No verbal: Conjunto de todos los mensajes que se transmiten de forma ajena o independiente al uso de las palabras.
• Directa: El mensaje llega al receptor en el momento en que el emisor lo transmite.
• Indirecta (diferida): El mensaje llega al receptor en un momento posterior al de su emisión.
• Interna: La comunicación se establece entre los miembros de una misma empresa.
• Externa: La comunicación se produce entre los miembros de una empresa y personas ajenas a ella.

Comunicación Interna de la Empresa

Es la que se produce entre los departamentos y entre los miembros de la propia estructura organizativa.

• Canales oficiales: Son los que están establecidos formalmente por la política de comunicación de la empresa y se desarrollan de acuerdo con unas normas y organigramas.
• Canales informales: Son aquellos por los que circula la información de manera espontánea entre las personas y los departamentos.

Comunicación Externa e Imagen Corporativa

Comunicación externa: Es el intercambio o contacto que la empresa mantiene con el exterior, ya sea con clientes o con cualquier persona ajena a la empresa.

La imagen corporativa se define como la percepción que el público externo tiene de la empresa y que asocian a determinados valores que se quieren transmitir.

Comunicación Efectiva

Requiere los siguientes principios: precisión, relevancia, claridad, oportunidad y veracidad.

Un canal de comunicación es rico cuando:

• Es personal.
• Ofrece claves de información múltiples.
• Facilita el feedback.

Barreras de la Comunicación

• Ambientales: Como los ruidos del entorno.
• Verbales: Por ejemplo, personas que hablan muy deprisa.
• Interpersonales: Dificultades originadas por las propias personas que intervienen en la comunicación.